Standardization of the Project Management Work – Ayesa Advanced Technologies

12/2/2021

Веб-сайт

Field:

IT послуги.

Користувачі Easy Redmine.:

4800+

Оригінальні додатки.:

MS Project, Jira, MS Excel, тощо.

Реалізація:

2019-2021.

AYESA - міжнародна іспанська компанія, що займається інженерією, технологіями та консалтингом в галузі ІТ. До використання Easy Redmine, Ayesa використовувала кілька інструментів без будь-якої інтеграції (MS Project, Jira, MS Excel та інші внутрішні інструменти). Високорівневий облік часу та планування витрат керувалися в SAP BPC. Широкий спектр доступних інструментів створює проблему для отримання загальної та чіткої картини стану проекту.

Виклик

Ayesa хоче управляти проектами як робочими пакетами, і кожен з робочих пакетів має вимоги та пов'язані з ними результати.

Очікування

Стандартизація управління проектами з використанням лише одного інструменту
Технічний аспект: контроль та управління результатами, елементами контракту, завданнями, витратами, витраченим часом в одному інструменті
Управління потужностями: покращення гнучкості ресурсів
Ієрархія ресурсів під контролем через управління ролями
Покращення продуктивності та маржі витрат
Стандартизація процедур

Вимоги

Інструмент повинен дозволяти різні типи проектів та завдань
Інтеграція з іншим корпоративним програмним забезпеченням (SAP, BPC)
Управління ресурсами та навичками
Робота, виконана кожним співробітником (включаючи тип роботи та категорію)
Контрактна документація проекту та відносин з роботою та співробітниками
Звітність про виконану, очікувану та в процесі виконання роботу
Звітність про виконану роботу вчасно
Управління потужностями
Оцінений, витрачений та оплачений час

Рішення

Підготовка

Перед впровадженням відбувся пілотний етап, на якому були визначені основні вимоги, які були включені до середовища Easy Redmine, а потім представлені керівництву компанії. Затвердження було наступним кроком, після чого відбулося детальне впровадження, в якому активно брали участь ключові користувачі програми з відділу проектного офісу. У 2019 році було виконано пілотний проект з 11 проектів.

Налаштування

На першому етапі була визначена детальна структура проектів разом з усіма типами користувачів та параметрами особистих сторінок користувачів. Були створені шаблони проектів, щоб було можливо створювати проекти зі стандартизованими параметрами.

Рішення на сервері / Рішення в хмарі

AYESA вибрала рішення в хмарі. Ми налаштували середовище системи на тимчасовому хмарному сервері, а потім мігрували до кінцевого хмарного середовища. Щоб підтримувати більшу кількість користувачів та інтенсивне використання інструменту, AYESA перейшла з публічного хмарного середовища на приватне хмарне середовище.

Навчання

Ми навчали ключових користувачів та адміністраторів під час впровадження, а інших користувачів програми - додатково в комплексних тематичних блоках.

Тестування

Клієнт використовує тестове середовище з реальними даними, що дозволяє тестувати нові вимоги та функції перед впровадженням у виробниче середовище. Пілотний проект з 11 проектів був дуже важливим для завершення тестування та переходу до впровадження.

Оцінка

Мета та переваги

Впровадження Easy Redmine передбачало:
Підтримку методології AYESA
Загальну технічну базу даних
Стандартизацію інструментів управління проектами
Детальний моніторинг робочого навантаження: планування, результати та необхідні роботи
Контроль діяльності співробітників (виконана робота, присвяченість...)

Найбільш використовувані функції

Гант-діаграма проекту: весь колектив використовує Гант-діаграму для перегляду плану та оновлення завдань.
Витрачений час: Тут ми можемо контролювати витрачений час команди та груп.
Управління ресурсами: Для контролю навантаження членів команди.