Projektinhallinnan työn standardisointi - Ayesa Advanced Technologies
MS Project, Jira, MS Excel, jne.
AYESA on kansainvälinen espanjalainen yritys, joka on erikoistunut insinööritieteeseen, teknologiaan ja IT-konsultointiin. Ennen Easy Redminea Ayesa käytti useita työkaluja ilman integraatiota (MS Project, Jira, MS Excel ja muita sisäisiä työkaluja). Korkean tason ajanseurantaa ja kustannussuunnitelmaa hallinnoitiin SAP BPC:ssä. Laaja valikoima käytettävissä olevia työkaluja aiheuttaa ongelman projektin tilanteen yhteisen ja selkeän kuvan saamisessa.
Haaste
Ayesa haluaa hallita projekteja työpaketteina, ja jokaisella työpaketilla on siihen liittyviä vaatimuksia ja tuotoksia.
Odotus
- Projektinhallinnan standardointi työskentelyssä vain yhdellä työkalulla
- Tekninen yksityiskohta: tuotosten, sopimuskohteiden, tehtävien, kustannusten ja käytetyn ajan hallinta yhdellä työkalulla
- Kapasiteetin hallinta: resurssien joustavuuden parantaminen
- Resurssien hierarkia hallinnassa roolien hallinnan kautta
- Tuottavuuden parantaminen ja kustannuskate
- Toimintojen standardointi
Vaatimukset
- Työkalun on mahdollistettava erilaisten projektien ja tehtävätyyppien käyttö
- Integraatio muiden yrityksen ohjelmistojen kanssa (SAP, BPC)
- Resurssien ja taitojen hallinta
- Jokaisen työntekijän tekemä työ (mukaan lukien työn tyyppi ja kategoria)
- Projektin sopimusasiakirjat ja suhde työhön ja työntekijöihin
- Työn tekemisen, keskeneräisen työn ja käynnissä olevan työn raportointi
- Ajallaan tehdyn työn raportointi
- Kapasiteetin hallinta
- Arvioitu, käytetty ja laskutettu aika
Ratkaisu
Valmistelu
Ennen toteutusta tehtiin pilottivaihe, jossa määriteltiin perusvaatimukset, jotka sisällytettiin Easy Redmine -ympäristöön ja esiteltiin sitten yrityksen johdolle. Hyväksynnän jälkeen tehtiin yksityiskohtainen toteutus, johon osallistuivat aktiivisesti sovelluksen avainkäyttäjät projektitoimistosta. Pilotti 11 projektilla toteutettiin vuonna 2019.
Asetukset
Ensimmäisessä vaiheessa määriteltiin yksityiskohtainen projektirakenne yhdessä kaikkien käyttäjätyyppien ja käyttäjien henkilökohtaisten sivujen parametrien kanssa. Luotiin projektipohjia, joten on mahdollista luoda projekteja standardoitujen parametrien avulla.
Palvelinratkaisu / Pilviratkaisu
AYESA valitsi pilviratkaisun. Asetimme järjestelmäympäristön väliaikaiseen pilveen ja siirryimme sitten lopulliseen pilviympäristöön. Jotta voitaisiin tukea suurempaa käyttäjämäärää ja työkalun intensiivistä käyttöä, AYESA siirtyi julkisesta pilvestä yksityiseen pilveen.
Koulutus
Koulutimme toteutuksen aikana avainkäyttäjiä ja järjestelmänvalvojia sekä muita sovelluksen käyttäjiä kattavissa teemablokeissa.
Testaus
Asiakas käyttää testiympäristöä todellisilla tiedoilla, mikä mahdollistaa uusien vaatimusten ja toimintojen testaamisen ennen tuotantoympäristöön siirtämistä. 11 projektin pilotti oli erittäin tärkeä testauksen loppuunsaattamiseksi ja siirtymisen jatkamiseksi.
Arviointi
Tavoitteet ja hyödyt
- Easy Redmine -toteutus merkitsi:
- AYESA:n tehtävämenetelmän tukemista
- Yhteinen ja yrityksen tekninen tietokanta
- Projektinhallintatyökalun standardointia
- Työmäärän yksityiskohtaista seurantaa: suunnittelu, tuotokset ja tarvittavat työt
- Työntekijöiden toimintojen hallintaa (tehty työ, omistautuminen...)
Eniten käytetyt toiminnot
- Projektin Gantt-kaavio: koko tiimi käyttää Gantt-kaaviota suunnitelman näkemiseen ja tehtävien päivittämiseen.
- Käytetty aika: Täällä voimme hallita tiimin ja ryhmien käyttämää aikaa.
- Resurssien hallinta: Tiimin jäsenten työkuorman hallintaan.
Asiakkaan näkökulma
"ERM antaa meille näkyvyyttä työkuormaan ja kapasiteettiin osastoittain ja alueittain, mitä meillä ei ole koskaan ollut aiemmin."
Carmen Clavijo de la Corte
Tuotantopäällikkö
Ayesa Air Control
"ERM on täydellinen työkalu hyvin järjestäytyneen projektin toteuttamiseen, mikä mahdollistaa jokaisen tiimin jäsenen tietää, mitä heidän pitää tehdä jatkuvasti, ja projektinjohtajan aikataulun hallinnan."
Alfonso Moresco Juliá
Projektipäällikkö
Ayesa Advanced Tech.
