Standardisering af projektledelsesarbejdet - Ayesa Advanced Technologies
MS Project, Jira, MS Excel, etc.
AYESA er et internationalt spansk firma, der er dedikeret til ingeniørarbejde, teknologi og IT-konsultation. Før de fik Easy Redmine, brugte Ayesa flere værktøjer uden integration (MS Project, Jira, MS Excel og andre interne værktøjer). Tidsregistrering og omkostningsplanlægning på højt niveau blev håndteret i SAP BPC. Det brede udvalg af tilgængelige værktøjer skaber et problem med at have et fælles og klart billede af projektets status.
Udfordring
Ayesa ønsker at administrere projekter som arbejdspakker, og hver af arbejdspakkerne har tilknyttede krav og leverancer.
Forventning
- Standardisering af projektstyring arbejde med kun ét værktøj
- Teknisk detalje: kontrol og styring af leverancer, kontraktgenstande, opgaver, omkostninger, brugt tid i ét værktøj
- Kapacitetsstyring: forbedre fleksibiliteten af ressourcerne
- Hierarki af ressourcer under kontrol gennem rollestyring
- Forbedre produktivitet og omkostningsmargen
- Standardisering af procedurer
Krav
- Værktøjet skal tillade forskellige projekt- og opgavetyper
- Integration med anden virksomhedssoftware (SAP, BPC)
- Ressource- og kompetencestyring
- Arbejde udført af hver medarbejder (inklusive arbejdets type og kategori)
- Kontraktlig dokumentation af projektet og forholdet til arbejde og medarbejdere
- Rapportering af udført arbejde, afventende og igangværende
- Rapportering af udført arbejde til tiden
- Kapacitetsstyring
- Estimeret, brugt og faktureret tid
Løsning
Forberedelse
Før implementeringen fandt der en pilotfase sted, hvor de grundlæggende krav blev defineret, som blev inkorporeret i Easy Redmine-miljøet og derefter præsenteret for virksomhedens ledelse. Godkendelsen blev efterfulgt af en detaljeret implementering, hvor nøglebrugere af applikationen fra projektstyringsafdelingen aktivt deltog. En pilot med 11 projekter blev udført i 2019.
Indstillinger
I første trin blev der defineret en detaljeret struktur af projekter sammen med alle typer brugere og parametrene for brugernes personlige sider. Der er oprettet projektskabeloner, så det er muligt at oprette projekter med standardiserede parametre.
Serverløsning / Cloudløsning
AYESA valgte en cloudløsning. Vi oprettede systemmiljøet på en midlertidig sky og migrerede derefter til det endelige sky-miljø. For at understøtte et større antal brugere og intensiv brug af værktøjet skiftede AYESA fra den offentlige sky til den private sky.
Træning
Vi trænede nøglebrugere og administratorer under implementeringen og andre brugere af applikationen yderligere i omfattende tematiske blokke.
Testning
Klienten bruger en testmiljø med virkelige data, hvilket gør det muligt at teste nye krav og funktioner, før de implementeres i produktionsmiljøet. Piloten med 11 projekter var meget vigtig for at fuldføre testningen og gå videre med implementeringen.
Vurdering
Mål og fordele
- Easy Redmine-implementering medførte:
- AYESA-opgavemetodestøtte
- En fælles og virksomhedsmæssig teknisk database
- Standardisering af projektstyringsværktøj
- Detaljeret overvågning af arbejdsbelastning: planlægning, leverancer og nødvendige arbejder
- Kontrol af medarbejdernes aktiviteter (udført arbejde, dedikationer...)
De mest anvendte funktioner
- Projekt Gantt: hele teamet bruger Gantt-diagrammet til at se planen og opdatere opgaverne.
- Brugt tid: Her kan vi kontrollere teamets og gruppernes brugte tid.
- Ressourcestyring: Til at kontrollere teammedlemmernes arbejdsbelastning.
Som klienten ser det
"ERM giver os en ekstra synlighed af arbejdsbelastning og kapacitet efter afdelinger og områder, som vi aldrig har haft før."
Carmen Clavijo de la Corte
Produktionschef
Ayesa Air Control
"ERM er det perfekte værktøj til at have et velorganiseret projekt, der giver hvert medlem af teamet mulighed for at vide, hvad de skal gøre til enhver tid, og projektlederen har kontrol over tidsplanen."
Alfonso Moresco Juliá
Projektleder
Ayesa Advanced Tech.
