Standardisering av prosjektledelsesarbeidet - Ayesa Advanced Technologies
MS Project, Jira, MS Excel, etc.
AYESA er eit internasjonalt spansk selskap som er dedikert til ingeniørvitskap, teknologi og IT-rådgiving. Før dei tok i bruk Easy Redmine, brukte Ayesa fleire verktøy utan integrasjon (MS Project, Jira, MS Excel og andre interne verktøy). Tidsregistrering på høgt nivå og kostnadsplanlegging vart handtert i SAP BPC. Det store utvalget av tilgjengelege verktøy skapar eit problem med å få eit felles og tydeleg bilete av prosjektets status.
Utfordring
Ayesa ønsker å administrere prosjektene som arbeidspakker, og hver av arbeidspakkene har tilknyttede krav og leveranser.
Forventning
- Standardisering av prosjektstyring arbeid med bare ett verktøy
- Teknisk detalj: kontroll og styring av leveranser, kontraktsartikler, oppgaver, kostnader, brukte tid i ett verktøy
- Kapasitetsstyring: forbedre fleksibiliteten til ressursene
- Hierarki over ressursene under kontroll gjennom rollestyring
- Forbedre produktivitet og kostnadsmargin
- Standardisering av prosedyrene
Krav
- Verktøyet må tillate forskjellige prosjekt- og oppgavetyper
- Integrasjon med annen bedriftsprogramvare (SAP, BPC)
- Ressurs- og kompetansestyring
- Arbeid utført av hver ansatt (inkludert type arbeid og kategori)
- Kontraktsdokumentasjon for prosjektet og forholdet til arbeid og ansatte
- Rapportering av utført arbeid, ventende og pågående
- Rapportering av utført arbeid i tide
- Kapasitetsstyring
- Anslått, brukt og fakturert tid
Løsning
Forberedelse
Før implementeringen ble det gjennomført en pilotfase der de grunnleggende kravene ble definert, som ble inkorporert i Easy Redmine-miljøet og deretter presentert for selskapets ledelse. Godkjenningen ble etterfulgt av en detaljert implementering, der nøkkelbrukere av applikasjonen fra prosjektkontoret aktivt deltok. En pilot med 11 prosjekter ble gjennomført i 2019.
Innstillinger
I første trinn ble en detaljert struktur for prosjekter definert sammen med alle typer brukere og parameterne for brukernes personlige sider. Prosjektmaler er opprettet, slik at det er mulig å opprette prosjekter med standardiserte parametere.
Serverløsning / Skytjeneste
AYESA valgte skytjeneste. Vi satte opp systemmiljøet i en midlertidig sky og migrerte deretter til det endelige sky-miljøet. For å støtte et større antall brukere og intensiv bruk av verktøyet, gikk AYESA fra den offentlige skyen til den private skyen.
Opplæring
Vi trente nøkkelbrukere og administratorer under implementeringen og andre brukere av applikasjonen i tillegg i omfattende tematiske blokker.
Testing
Klienten bruker et testmiljø med ekte data, som gjør det mulig å teste nye krav og funksjoner før implementering i produksjonsmiljøet. Piloten med 11 prosjekter var veldig viktig for å fullføre testingen og fortsette med implementeringen.
Evaluering
Mål og fordeler
- Easy Redmine-implementeringen innebar:
- Støtte for AYESA-oppgavemetodikk
- En felles og bedriftsintern teknisk database
- Standardisering av prosjektstyringsverktøy
- Detaljert overvåking av arbeidsbelastning: planlegging, leveranser og nødvendige arbeider
- Kontroll av ansattes aktiviteter (utført arbeid, dedikasjon...)
De mest brukte funksjonene
- Prosjekt-Gantt: hele teamet bruker Gantt-diagrammet for å se planen og oppdatere oppgavene.
- Brukt tid: Her kan vi kontrollere teamets og gruppens brukte tid.
- Ressursstyring: For å kontrollere arbeidsbelastningen til teammedlemmene.
Slik ser klienten det
"ERM gir oss en ekstra synlighet av arbeidsbelastning og kapasitet etter avdelinger og områder som vi aldri har hatt før."
Carmen Clavijo de la Corte
Produksjonssjef
Ayesa Air Control
"ERM er det perfekte verktøyet for å ha et godt organisert prosjekt, som lar hvert medlem av teamet vite hva de må gjøre til enhver tid, og prosjektlederen har kontroll over tidsplanen."
Alfonso Moresco Juliá
Prosjektleder
Ayesa Advanced Tech.
