Korleis Seyfor bytte til eit enkelt verktøy for HelpDesk og prosjektstyring med entusiasme
September 2022
Zlín, Tsjekkia
Express Apps & Incadea & OneCore
Den tsjekkiske raskt voksende IT-løsningsleverandøren i Europa, Seyfor (tidligere Solitea), begynte å bruke Easy Redmine i avdelingene Incadea og One Core, og også for Money ERP. Den største utfordringen for disse selskapene med over 260 tusen kunder over hele verden var å samle prosjektstyring og Help Desk-systemer i ett system på 8 måneder og spare penger på lisenser. Til slutt var hele selskapet, inkludert administrerende direktør, aktivt involvert i implementeringen, noe som resulterte i entusiastisk bruk av verktøyet og ekte tilpasning.
Før de byttet til Easy Redmine
For prosjektstyring og hjelpeskrivebordet har Seyfor-divisjonene brukt en kombinasjon av mange forskjellige verktøy (som Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI og Help Desk-systemet OTRS). Hverdagen for de ansatte var for rotete. Seyfor trengte ett system som kombinerer alle moderne funksjoner for prosjektstyring og support.
Vårt oppdrag og utfordringer
Forventninger som må oppfylles:
- Ett programvare for alle aktiviteter (prosjektstyring, hjelpeskrivebord, økonomi,...)
- Kobling av oppgaver og planlegging (estimering)
- Kobling av DevOps og utviklingsoppgaver
- Oppgaveoppfølging
- Rapportering
Forretningsforventninger som må oppfylles:
- Spare kostnader ved å bruke færre programvarelisenser
- Klarhet for ansatte, alle prosesser og verktøy i ett system
- Overføre 80 kunder fra det gamle hjelpeskrivebordet
- Overføre det store Business Lease-prosjektet fra det forrige systemet til Easy Redmine
Krav:
- Avansert rapportering
- Planleggingsverktøy
- DevOps-integrasjon
- Hjelpeskrivebord
La oss implementere!
Entusiasme er nøkkelen
Seyfor er et IT-selskap, en leverandør av regnskapssystemer, så de brukte sin entusiasme og ferdigheter til å konfigurere Easy Redmine for å passe deres behov. Det avgjørende øyeblikket var at vi fant den interne "ambassadøren" for Easy Redmine - lederen for support, administrerende direktør eller prosjektledere, og det var han som skapte det tilpassede designet. Som et resultat skapte de sammen med vår hjelp en perfekt tilpasset programvare.
Lukáš Mezírka
Vi stod overfor en interessant utfordring i form av implementering av Easy Redmine, takket være hvilken vi ønsket å kombinere alle våre aktiviteter i ett system. Vi klarte alt! På vegne av hele implementeringsteamet vårt vil jeg gjerne takke Mr. Petr Vávra, som var veldig hjelpsom og lette overgangen fra de opprinnelige systemene til Easy Redmine. Jeg setter virkelig pris på hans responsivitet og evne til å foreslå forskjellige måter å håndtere våre prosesser på. Jeg håper at vi og våre forslag har vært en inspirasjonskilde for å forbedre Easy Redmine. Jeg tror at gjennom implementeringen har vi etablert en veldig viktig verdi, partnerskap for oss, basert på hvilken vi ser frem til videre samarbeid med Easy Software.
Innstillingar
Seyfor bestemte seg for å finjustere alt: tilpassa design, SSO-pålogging (ein av dei første klientane som brukte det) ved hjelp av integrasjon med Microsoft Azure, og mange instrumentpanel for å spore lønsemd og overvake kostnader for HelpDesk, implementering eller suksessrate for prosjekttimane sine estimat.
Nokre konfigurasjonar, som tilpassa design, vart førebudde av den aktive administrerande direktøren som likte heile prosessen. Det er ikkje ein standard situasjon, men det viser at når eit selskap dykkar ned i implementeringa og tilpassinga av eit verktøy, kan alle i selskapet bli involverte.
Den viktigaste funksjonen var HelpDesk der individuelle SLA-metrisk for kvar klient vart sett opp - deira eige portal for kundane sine førespurnader (i staden for e-postar). Før hadde klienten ein annan løysing, men dei måtte bytte til eitt enkelt verktøy. Vi sette opp SLA individuelt for kvar klient i samsvar med billettprioritetane.
Deira daglege jobb er også å samanlikne estimat og verkelegheit, akkurat som i andre IT-selskap som jobbar med SCRUM. Lønsemd er nøkkelen. Dei har mange instrumentpanel som viser økonomiske rapportar om arbeid og implementering av støtte for kvar klient.
Opplæring
Dei viktigaste interessentane (som administrerande direktør og kundestøttemedarbeidar) vart involverte i implementeringsprosessen, dei dykka verkeleg ned i førebuinga og implementeringa og fekk resten av selskapet engasjert.
Sjølv i situasjonen der kundestøtte brukte det tidlegare Help Desk-systemet som passa dei, var det nødvendig å vise dei tilstrekkeleg fordelane med å samle verktøya.
Og resultata?
Implementeringa av Easy Redmine førte til:
- Moglegheit for oppsett av rapportar for å tilpasse seg leiinga sine behov
- Enkel og rask søk i verktøyet
- Instrumentpanel (inkludert diagram) for kundane deira
- Samla tidsrapportering i eitt system
Dei mest brukte funksjonane
Budsjett for et enkelt prosjekt
HelpDesk SLA-metrikk
WBS for prosjekter
Konfigurerte rapporter
Kven er Seyfor
Den tsjekkiske raskast veksande IT-løysingsleverandøren i Europa Seyfor (Solitea) tilbyr ERP-løysingar, IT-infrastrukturprosjekt og tilpassa system saman med 34 program og applikasjonar. I denne konsernet er det mange selskap og 1600 tilsette som deler erfaring, kunnskap og kultur med meir enn 260 tusen kundar over heile verda.
Seyfor inkluderer forretningsenhetene Express Apps (ein applikasjon for låneselskap basert på Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (eit svært fleksibelt og lett tilpassbart system spesielt designa for behova til bilforhandlarar) eller OneCore (spesialisert løysing for programvare for leieadministrasjon for store finanstjenesteselskap).
