كيفية تنفيذ قاعدة المعرفة 2.0 في هارموني: قصة برنامج سهل
تم إطلاق ميزات جديدة لقاعدة المعرفة 2.0 في يناير. اقرأ واستلهم كيفية نقل وتنفيذ قاعدة المعرفة الأصلية إلى واحدة جديدة. احصل على العديد من النصائح المفيدة من Easy Software لأننا ننشئ ما نستخدمه. أحضر الانسجام إلى معرفة شركتك وعملياتها.
ما هو قاعدة المعرفة 2.0
إنها الطريقة المثالية للوصول إلى معرفة الشركة، مدمجة في Easy Redmine وتوفر مجموعة أدوات قوية لتنظيم وتوسيع الوثائق والدليل والعمليات وإدارة الجودة والاحتياجات الأخرى للحفاظ على المعرفة داخل المؤسسة.
كيف قمنا بإنشائه
- ما هي التحديات: في Easy Software، أصبحت كمية المعرفة الداخلية المراد مشاركتها معقدة جدًا بالنسبة للحل السابق. لم يعد مجرد مجموعة من المقالات في فئات كافية.
- ما الذي احتجناه: كنا نبحث عن تطبيق متخصص، مرتبط بأقصى قدر ممكن بـ Easy Redmine. يجب أن يكون مفتوح المصدر بالتأكيد لأننا ندعمه و Easy Redmine نفسه هو برنامج مفتوح المصدر.
- أي حل اخترناه: BlueSpice يناسب التعريف تمامًا. إنه حل مفتوح المصدر، أداة ويكي متخصصة، مع قابلية تكييف معقدة وتكامل مع Easy Redmine.
كيف تمت عملية الهجرة
كان لدينا بالفعل بيانات موجودة في قاعدة المعرفة السابقة. أردنا نقل الكثير منها إلى الحل الجديد. انظر الخطوات السبع التي اتخذناها:
1. تنظيف البيانات في قاعدة المعرفة الأصلية - ابدأ قبل الهجرة. نوصي بفرز جميع المقالات من تاريخ "آخر تحديث" والبدء من الأقدم.
- ستجد أن العديد من المقالات من الأعلى يمكن حذفها ببساطة
- البعض الآخر تضعه في فئة محددة تسمى "للمراجعة" - ستقوم بتحديثها لاحقًا
- يمكن تحديث بعضها على الفور
- يمكن أن تبقى الباقي كما هو
نصيحتان إضافيتان:
- إذا كان هناك المزيد من الأشخاص الذين سيقومون بـ مراجعة المقالات ، قد يكون من الجيد وضع علامة عليهم بطريقة ما أو تعيين حقل مخصص - على سبيل المثال ، "تمت المراجعة".
- تحقق أيضًا من عناوين المقالات. إذا كانت تحتوي على رموز مشكلة ، فقد تسبب مشاكل أثناء الهجرة. هنا بعض النصائح على mediawiki.org حول عناوين الصفحات و Legal Title Chars.
2. تثبيت قاعدة المعرفة 2.0 - تسليم فني للميزة. نظرًا لأننا نعمل على Easy Cloud ، تم ذلك تقريبًا تلقائيًا
3. قم ببعض عمليات الهجرة التجريبية - لم نكن متأكدين من النتيجة ، لذا قمنا بعملية هجرة تجريبية
- فحصنا عناوين الصفحات وتنسيق المحتوى (العناوين ، الفقرات ، الروابط والصور) والفئات
- تحققنا من مدة الوقت المطلوب (كان لدينا أكثر من 900 مقالة للهجرة)
- قمنا بإجراء التغييرات اللازمة في محتوى قاعدة المعرفة الأصلية استنادًا إلى نتائجنا من عملية الهجرة التجريبية
- قمنا بـ "تحديث" تطبيق قاعدة المعرفة 2.0 - إزالة جميع البيانات
4. معلومات لمستخدمينا
- أبلغناهم عن تاريخ الهجرة الإنتاجية = بعد هذا الوقت ، يكون مصدر المعرفة الأساسي هو قاعدة المعرفة 2.0. بعد هذا الوقت ، سيكون للمستخدمين فقط وصول للقراءة إلى المقالات الأصلية (فقط للإشارة والمقارنة) كيف تبدو الآن وقبل ذلك
- أجرينا عدة جولات تدريبية للمستخدمين وتطوير مهارات المشرف
5. استيراد الإنتاج
- جاء اليوم الذي سننقر فيه على الزر وتم تشغيل الهجرة
- بعد فحصنا الأولي ، قمنا بتخفيض الأذونات لجميع الأدوار في قاعدة المعرفة الأصلية - إلى وضع القراءة فقط
6. الدعم الداخلي
- قمنا بتعيين بعض الزملاء وقناة في Microsoft Teams حيث يمكن لمستخدمينا طرح أي أسئلة حول عمل قاعدة المعرفة 2.0
- تم العثور على بعض المشكلات بعد الهجرة في الإنتاج. نظرًا لأن لدينا الأصلية لا تزال نشطة ، كنا قادرين على حل كل مشكلة وفقًا لذلك
7. تعطيل قاعدة المعرفة الأصلية
- بعد حوالي 6 أسابيع ، تلاشت طلبات الدعم الداخلي
- قمنا بتعطيل قاعدة المعرفة الأصلية من تطبيق Easy Redmine الخاص بنا
- نوصي بإجراء نسخ احتياطية قبل إلغاء تثبيت المكون الإضافي
كيف قبلت الشركة التغيير
يستغرق كل تغيير في المؤسسة بعض الوقت ليتم قبوله بشكل كامل. البدايات هي الأصعب، ولهذا السبب علينا أن نواصل تذكير مستخدمينا بفوائد النظام الجديد.
في حالة قاعدة المعرفة 2.0، والأمر الواضح هو إذا كنت لا تعرف شيئًا، جرب البحث أولاً (المصباح في الشريط الجانبي). سترى النتائج ليس فقط في شكل عنوان المقالة (كما في قاعدة المعرفة الأصلية)، ولكن أيضًا في محتوى الصفحات من النظرة الأولى => هناك فرصة جيدة لتلقي إجابة دون الحاجة للذهاب إلى أي مكان آخر.
عندما يجد المستخدم بسرعة المعرفة المطلوبة من الآخرين، فإنه يميل إلى مشاركة معرفته مع تلك الآخرين، لإعادة الجميل والشعور.
كيف تم التنفيذ
الفئات
تم استيرادها من قاعدة المعرفة الأصلية، وهو أمر رائع. ولكن لم يتمكن من استيراد الهيكل (الفئات والفئات الفرعية) من الناحية التقنية. أول شيء فعلناه هو مراجعة الفئات التي يتم تنظيم الصفحات فيها.
بدأنا بـ 3 "أبعاد" رئيسية للفئات:
- الجمهور - لمن تكون الصفحة الأكثر فائدة - يُسمح بخيارات متعددة مثل
- المبيعات
- التطوير
- التسويق
- الجميع
- نوع المستند - نوع المعرفة المشتركة. في النهاية، ستكون لكل نوع قالبه الخاص، لذا ستبدو جميعها موحدة. تشير أفضل الممارسات إلى أنه يجب أن يحتوي كل صفحة على نوع واحد فقط من المستند.
- السياسة
- كيفية القيام بشيء ما
- العمليات
- ملاحظات التدريب والتسجيلات
- الموضوع - ما هو موضوع الصفحة. قد تكون هذه الهيكلة أعمق، حيث يوجد العديد من المواضيع في الشركة. إضافة صفحة إلى فئة الموضوع اختيارية - غير مطلوبة إذا لم تكن هناك فئة مناسبة متاحة.
- المنتج
- الميزات الأساسية
- إدارة الموارد
- مكتب المساعدة
- لوحة العمل السريعة
- البنية التحتية
- السحابة
- الخادم
- حل مشترك
- تكنولوجيا المعلومات الداخلية
- الفرق
- Outlook
- الأجهزة
- الأجهزة المشتركة
- الأجهزة الفردية
نظرًا لأن كل محرر يمكنه إنشاء فئات جديدة، نقوم بإجراء مراجعات شهرية حتى لا يتم إنشاء الكثير من الفئات غير الواضحة أو الفئات ذات الاستخدام الفردي، وذلك لتنظيم الهيكل بشكل مناسب.
صفحات التنقل
من الأمور الحرجة أن يتمكن المستخدمون من التنقل بسهولة في التطبيق الجديد. عنصر طبيعي للتنقل هو القائمة الرئيسية، والتي يمكن تخصيصها جزئيًا. خيار إضافي مفيد هو الصفحة الرئيسية، التي ترحب بالقراء، وتربط بالمقالة حول أفضل الممارسات لقاعدة المعرفة 2.0 وتربط بصفحات مخصصة للأقسام في شركتنا.
بالنقر على مثلاً، التسويق، سيتم توجيه المستخدم إلى فهرس صفحات التسويق للاطلاع عليها. كما يحتوي على معلومات إضافية ذات صلة فقط بذلك القسم.
نحن نفكر في استخدام صفحات التنقل لمعايير التصنيف الأخرى (مثل معلومات المنتج أو سياسات الشركة العامة).
خطوة واحدة تلو الأخرى
بمجرد تعيين فئاتك وصفحات التنقل الخاصة بك، يكون المستخدمون قادرين بالفعل على العمل فيها. قد يبدو الأمر فوضويًا قليلاً من البداية، ولهذا السبب لدينا بعض المسؤولين المعينين، الذين يشرفون على الحفاظ على بعض الترتيب.
لقد كنا نستخدم قاعدة المعرفة 2.0 لبضعة أشهر الآن، ونحن لا نزال في بداية الأمر. ندرك أننا بعيدين عن حالة مثالية من ويكي منظمة وموحدة تعرفها جميع المستخدمين (بغض النظر عن الخبرة) عن ظهر قلب.
نحن نعتقد أن نمو قاعدة المعرفة تدريجيًا، عضويًا، من قبل المستخدمين المشاركين الخاصين بك في نهاية المطاف يؤدي إلى تبني أفضل، بدلاً من أن نقضي أشهرًا في إعداد نظام يجب على مستخدمينا أن يدرسوه بجد لفهمه.
توصيتنا هي مراقبة عن كثب كيفية استخدام المستخدمين لذلك واتخاذ خطوات تدريجية صغيرة نحو تنفيذ تكوينات تنظيمية أكثر دقة مثل قوالب الصفحات، قواعد الطباعة، إلخ. يجب أن يترافق كل خطوة تعقيد حتى بسيطة قليلاً في استخدام قاعدة المعرفة لصالح المنظمة بشكل عام بشرح لكيفية الاستفادة من الجميع المعنيين.
الاستنتاج
انتهينا في Easy Software من عملية الهجرة والتنفيذ والآن حان دورك. من خلال اتباع هذه النصائح أعلاه والاستلهام، يمكن لأي شركة تنفيذ قاعدة معرفة جديدة 2.0 تلبي احتياجاتها الفريدة وتحاف
كل البرامج في واحد لمدير مشروع حديث؟ سهل.
احصل على جميع الأدوات القوية لتخطيط المشروع المثالي وإدارته والسيطرة عليه في برنامج واحد.
