Hogyan valósítsuk meg a Tudásbázis 2.0-t a Harmony-ban: Az Easy Software története.

Mi az a Tudásbázis 2.0

Ez a tökéletes módja annak, hogy hozzáférjünk egy vállalat tudásához, amely integrálva van az Easy Redmine-ba, és erős eszközkészletet biztosít a dokumentáció, kézikönyvek, folyamatok, minőségirányítás és más szükségletek szervezéséhez és skálázásához, hogy a tudás megőrzése az egész szervezetben hatékony legyen.

További információ

Hogyan hoztuk létre

• Mi volt a kihívás: Az Easy Software-nál az belső tudás megosztására szánt mennyiség túlságosan bonyolulttá vált a korábbi megoldással. Csak egy egyszerű cikkgyűjtemény kategóriákban már nem volt elegendő.
• Mire volt szükségünk: Egy szakosodott alkalmazást kerestünk, amely lehetőleg szorosan kapcsolódik az Easy Redmine-hoz. Mindenképpen nyílt forráskódú kell, hogy legyen, mivel támogatjuk, és maga az Easy Redmine is nyílt forráskódú szoftver.
• Milyen megoldást választottunk: A BlueSpice tökéletesen megfelel a definíciónak. Nyílt forráskódú megoldás, egy szakosodott wiki eszköz, amely komplex alkalmazkodóképességgel és integrációval rendelkezik az Easy Redmine-hoz.

Hogyan történt a migráció

Már voltak meglévő adatok az előző Tudásbázisunkban. Sokat szerettünk volna átvinni az új megoldásba. Lásd, mely hét lépést tettünk meg:

1. Adatok tisztítása az eredeti Tudásbázisban - kezdjük a migráció előtt. Javasoljuk, hogy rendezd az összes cikket az „utolsó frissítés” dátum szerint, és kezdjük az idősebbektől.

• Az első oldalakon sok cikket egyszerűen törölhetsz
• Másokat egy „értékelésre váró” kategóriába helyezel - később frissíted őket
• Néhányat azonnal frissíthetsz
• A többi változatlan marad

Két további tipp:

• Ha több ember fogja értékelni a cikkeket, jó ötlet lehet őket valamilyen módon címkézni vagy egyéni mezőt beállítani - például „Értékelt”.
• Ellenőrizd a cikkek címeit is. Ha problémás szimbólumokat tartalmaznak, problémákat okozhatnak a migráció során. Itt találsz néhány tippet a mediawiki.org oldalon a lapcímekről és a Jogi cím karakterekről.

További információk

2. Knowledge Base 2.0 telepítése - a funkció technikai szállítása. Mivel az Easy Cloud-on futunk, ez majdnem automatikusan megtörtént.

3. Végezzünk néhány teszt migrációt - nem voltunk biztosak az eredményben, ezért tesztelést végeztünk.

• Ellenőriztük az oldalak címeit, a tartalom formázását (fejlécek, bekezdések, linkek és képek) és a kategóriákat
• Megnéztük, mennyi ideig tartana (900+ cikket kellett migrálnunk)
• Szükséges változtatásokat hajtottunk végre az eredeti Tudásbázis tartalmában a teszt migráció során szerzett tapasztalataink alapján
• „Frissítettük” a Tudásbázis 2.0 alkalmazást - eltávolítottuk az összes adatot

4. Információ a felhasználóinknak

• Tájékoztattuk őket a termelési migráció dátumáról = ezt követően a fő tudásszolgáltató a Tudásbázis 2.0 lesz. Ezt követően a felhasználók csak olvasási hozzáférést kapnak az eredeti cikkekhez (csak referencia és összehasonlítás céljából), hogy hogyan néznek ki most és korábban
• Tartottunk néhány felhasználói képzést és adminisztrátori képzést

5. Termelési import

• Eljött az a nap, amikor megnyomtuk a gombot, és a migráció elindult
• Kezdeti ellenőrzésünk után csökkentettük az összes szerepkör engedélyeit az eredeti Tudásbázisban - csak olvasási módban maradtak

Lásd a migrációs folyamatot

6. Belső támogatás

• Kijelöltünk néhány kollégát és egy csatornát a Microsoft Teams-ben, ahol a felhasználóink bármilyen kérdést feltehetnek a Tudásbázis 2.0 működéséről
• Termelés után néhány problémát találtunk. Mivel az eredeti még mindig aktív volt, minden problémát meg tudtunk oldani

7. Az eredeti Tudásbázis letiltása

• Körülbelül 6 hét elteltével a belső támogatási kérelmek eltűntek
• Letiltottuk az eredeti Tudásbázist az Easy Redmine alkalmazásunkból
• Javasoljuk, hogy készítsen biztonsági másolatot az eltávolítás előtt

Hogyan fogadta el a cég a változást

Minden változás az egy szervezetben időbe telik, hogy teljes mértékben elfogadják. A kezdetek a legnehezebbek, ezért emlékeztetnünk kell a felhasználókat az új rendszer előnyeire.

A Tudásbázis 2.0 esetében az egyik nyilvánvaló előny az, ha valaki valamit nem tud, először próbálja megkeresni (izzó a sidebarban). Nem csak az eredeti Tudásbázisban megszokott címeket fogja látni, hanem az oldalak tényleges tartalmát is első pillantásra => jó esély van arra, hogy választ kap anélkül, hogy máshová kellene mennie.

Amikor a felhasználó egyszerűen és gyorsan megtalálja a kívánt tudást másoktól, hajlamosabb megosztani a tudását azokkal, hogy visszafizesse a szívességet és az érzést.

Hogyan zajlott az implementáció

Kategóriák

Az eredeti Tudásbázisból importálták őket, ami nagyszerű. De a struktúrát (kategóriák és alkategóriák) technikailag nem lehetett importálni. Az első dolog, amit tettünk, az volt, hogy áttekintettük a kategóriákat, amelyekbe az oldalak vannak szervezve.

3 fő "dimenzióval" kezdtünk:

• Célközönség - kinek a számára a lap a leghasznosabb - több lehetőség is engedélyezett, mint például
• Értékesítés
• Fejlesztés
• Marketing
• Mindenki
• Dokumentum típusa - milyen tudás van megosztva. Végül minden típusnak saját sablonja lesz, így mindenki egységesen fog kinézni. A legjobb gyakorlat azt diktálja, hogy minden oldalnak csak egy dokumentumtípusa legyen.
• Szabályzat
• Hogyan kell
• Folyamat
• Képzési jegyzetek és felvételek
• Téma - miről szól az oldal. Ez a struktúra mélyebbre mehet, mivel sok téma van a cégnél. Az oldal hozzáadása egy Téma kategóriához önkéntes - nem kötelező, ha nincs megfelelő kategória.
• Termék
• A fő funkciók
• Erőforrás-kezelés
• Segítségnyújtás
• Agilis tábla
• Infrastruktúra
• Felhő
• Szerver
• Hibrid megoldás
• Belső IT
• Csapatok
• Outlook
• Hardver
• Megosztott HW
• Egyéni HW

Mivel minden szerkesztő létrehozhat új kategóriákat, havonta felülvizsgáljuk, hogy ne legyenek túl sokan egyértelműtlen vagy egyszer használatos kategóriák, egyfajta struktúra rendezése, hogy ne menjen el az irányítás.

Navigációs oldalak

Kritikus, hogy a felhasználók jól navigálják az új alkalmazást. Egy természetes navigációs elem a főmenü, amely részben testreszabható. Hasznos további lehetőség a kezdőlap, amely üdvözli az olvasókat, hivatkozik a legjobb gyakorlatokról szóló cikkre a Tudásbázis 2.0-ról, és hivatkozik az egyes részlegeknek szentelt oldalakra.

Például a Marketingre kattintva a felhasználó az Értékesítési oldalak indexére lesz irányítva, hogy átböngéssze azokat. További információkat is tartalmaz, amelyek kizárólag az adott részleghez kapcsolódnak.

Fontolóra vesszük a navigációs oldalak használatát más rendezési szempontokra (például termékinformációkra vagy általános vállalati szabályzatokra).

Lépésről lépésre

Amint beállította a kategóriáit és a navigációs oldalait, a felhasználók már használhatják azt. Az elején talán kicsit rendetlennek tűnhet, ezért van néhány kijelölt adminisztrátorunk, akik felügyelik, hogy rend legyen.

Már néhány hónapja használjuk a Tudásbázis 2.0-át, és még mindig csak az elején tartunk. Tudjuk, hogy messze vagyunk az ideális, tökéletesen szervezett és szabványosított wikitől, amit minden felhasználó (tapasztalattól függetlenül) fejből ismer.

Az a véleményünk, hogy a Tudásbázis fokozatosan, organikusan való növelése jobb eredményeket hoz, mint ha hónapokat töltenénk egy olyan rendszer előkészítésével, amit a felhasználóinknak nehéz lenne megérteni.

Az ajánlásunk az, hogy figyelje, hogyan használják a felhasználók, és kis lépésekben haladjon a pontosabb szervezeti konfigurációk bevezetése felé, például oldalsablonok, tipográfiai szabályok stb. Minden olyan lépés, amely még kissé bonyolítja a Tudásbázis használatát a szervezet javára, magyarázattal kell kísérni arról, hogy hogyan hasznos minden érintett számára.

Összefoglalás

Az Easy Software befejezte a migrációs és implementációs folyamatot, most pedig Ön következik. A fenti tippek követésével és inspirációval bármely cég bevezethet egy új Tudásbázis 2.0-t, amely megfelel az egyedi igényeiknek, és biztonságban tartja a tudásukat.

Próbálja ki ingyen