Hoe je Kennisbank 2.0 implementeert in Harmony: Het verhaal van Easy Software.

Wat is Knowledge Base 2.0

Het is de perfecte manier om toegang te krijgen tot de kennis van een bedrijf, geïntegreerd in Easy Redmine en levert een krachtige set tools om documentatie, handleidingen, processen, kwaliteitsbeheer en andere behoeften te organiseren en schalen om kennis binnen een organisatie te behouden.

Lees meer

Hoe we het hebben gemaakt

• Wat was de uitdaging: Bij Easy Software werd de hoeveelheid interne kennis om te delen te complex voor de vorige oplossing. Gewoon een set artikelen in categorieën was niet meer voldoende.
• Wat we nodig hadden: We waren op zoek naar een gespecialiseerde applicatie, zo nauw mogelijk verbonden met Easy Redmine. Het moest zeker open-source zijn omdat we het ondersteunen en Easy Redmine zelf open-source software is.
• Welke oplossing we hebben geselecteerd: BlueSpice past perfect in de definitie. Het is een open-source oplossing, een gespecialiseerde wiki-tool, met complexe aanpasbaarheid en integratie met Easy Redmine.

Hoe de migratie heeft plaatsgevonden

We hadden al bestaande gegevens in onze vorige Kennisbank. We wilden veel ervan overzetten naar de nieuwe oplossing. Zie welke zeven stappen we hebben genomen:

1. Maak de gegevens in de originele Kennisbank schoon - begin voor de migratie. We raden aan om alle artikelen te sorteren op "laatst bijgewerkt" datum en van oudste naar nieuwste te gaan.

• U zult merken dat veel artikelen van bovenaf eenvoudig kunnen worden verwijderd
• Anderen plaatst u in een specifieke categorie genaamd "ter beoordeling" - u zult ze later bijwerken
• Sommige kunnen onmiddellijk worden bijgewerkt
• De rest kan blijven zoals het is

Nog twee tips:

• Als er meer mensen zijn die de artikelen gaan beoordelen, kan het een goed idee zijn om ze op de een of andere manier te taggen of een aangepast veld in te stellen - bijvoorbeeld "Beoordeeld".
• Controleer ook de titels van de artikelen. Als ze problematische symbolen bevatten, kunnen ze problemen veroorzaken tijdens de migratie. Hier zijn enkele tips op mediawiki.org over paginatitels en Wettelijke titeltekens.

Lees meer

2. Installeer Kennisbank 2.0 - technische levering van de functie. Aangezien we op Easy Cloud draaien, gebeurde dit bijna automatisch

3. Doe enkele testmigraties - we waren niet zeker van de uitkomst, dus we deden een testmigratie

• We hebben paginatitels, inhoudsopmaak (koppen, alinea's, links en afbeeldingen) en categorieën gecontroleerd
• We hebben gecontroleerd hoe lang het zou duren (we moesten meer dan 900 artikelen migreren)
• We hebben noodzakelijke wijzigingen aangebracht in de inhoud van de originele Kennisbank op basis van onze bevindingen uit de testmigratie
• We hebben de Kennisbank 2.0-toepassing "vernieuwd" - alle gegevens verwijderd

4. Informatie voor onze gebruikers

• We hebben hen geïnformeerd over de datum van productiemigratie = na deze tijd is de primaire kennisbron Kennisbank 2.0. Na deze tijd hebben gebruikers alleen leestoegang tot de originele artikelen (alleen ter referentie en vergelijking) hoe ze er nu uitzien en voorheen
• We hebben een paar rondes van gebruikerstraining en beheerdersvaardigheden gehouden

5. Productie-import

• De dag kwam dat we op de knop zouden klikken en de migratie werd uitgevoerd
• Na onze eerste controle hebben we de machtigingen voor alle rollen in de originele Kennisbank verlaagd - naar alleen-lezen modus

Bekijk het migratieproces

6. Interne ondersteuning

• We hebben enkele collega's aangewezen en een kanaal in Microsoft Teams waar onze gebruikers eventuele vragen konden stellen over de werking van Kennisbank 2.0
• Er zijn enkele problemen na de migratie in productie gevonden. Aangezien we nog steeds de originele actief hadden, konden we elk probleem dienovereenkomstig oplossen

7. Schakel de originele Kennisbank uit

• Na ongeveer 6 weken verdwenen de interne ondersteuningsverzoeken
• We hebben de originele Kennisbank uitgeschakeld van onze Easy Redmine-toepassing
• We raden aan een back-up te maken voordat u de plug-in verwijdert

Hoe het bedrijf een verandering accepteerde

Elke verandering in een organisatie kost tijd om volledig geaccepteerd te worden. De beginfase is het moeilijkst, daarom moeten we onze gebruikers blijven herinneren aan de voordelen van het nieuwe systeem.

In het geval van Kennisbank 2.0 is het voordeel duidelijk: als je iets niet weet, probeer dan eerst te zoeken (lampje in de zijbalk). Je ziet resultaten niet alleen in de vorm van de titel van het artikel (zoals in de originele Kennisbank), maar ook in de daadwerkelijke inhoud van de pagina's in één oogopslag => er is een goede kans dat je antwoord krijgt zonder ergens anders heen te gaan.

Wanneer een gebruiker snel en gemakkelijk de gewenste kennis vindt, is hij meer geneigd zijn kennis met anderen te delen, als gunst en als gevoel van wederkerigheid.

Hoe de implementatie verliep

Categorieën

Ze zijn geïmporteerd uit de originele Kennisbank, wat geweldig is. Maar de structuur (categorieën en subcategorieën) kon technisch gezien niet worden geïmporteerd. Het eerste wat we deden was de categorieën bekijken waarin de pagina's zijn georganiseerd.

We begonnen met 3 hoofddimensies van categorieën:

• Doelgroep - voor wie is de pagina het meest nuttig - meerdere opties zijn toegestaan zoals
• Verkoop
• Ontwikkeling
• Marketing
• Iedereen
• Documenttype - wat voor soort kennis wordt gedeeld. Uiteindelijk zal elk type zijn eigen sjabloon hebben, zodat ze er allemaal gestandaardiseerd uitzien. Beste praktijk dicteert dat elke pagina slechts één documenttype mag hebben.
• Beleid
• How-to
• Proces
• Training notities en opnames
• Onderwerp - waar gaat de pagina over. Deze structuur kan dieper gaan, omdat er veel onderwerpen zijn in het bedrijf. Het toevoegen van een pagina aan een onderwerpcategorie is vrijwillig - niet verplicht, als er geen geschikte categorie bestaat.
• Product
• De kernfuncties
• Resourcebeheer
• Helpdesk
• Agile board
• Infrastructuur
• Cloud
• Server
• Hybride oplossing
• Interne IT
• Teams
• Outlook
• Hardware
• Gedeelde hardware
• Individuele hardware

Aangezien elke redacteur nieuwe categorieën kan maken, voeren we maandelijkse herzieningen uit zodat er niet te veel onduidelijke of eenmalige categorieën worden gemaakt, een soort opruimen van de structuur zodat het niet uit de hand loopt.

Navigatiepagina's

Het is essentieel dat gebruikers de nieuwe applicatie goed kunnen navigeren. Een natuurlijk item voor navigatie is het hoofdmenu, dat gedeeltelijk aanpasbaar is. Een nuttige extra optie is de startpagina, die de lezers verwelkomt, linkt naar het artikel over best practices voor Kennisbank 2.0 en links naar pagina's die zijn gewijd aan afdelingen in ons bedrijf.

Door bijvoorbeeld op Marketing te klikken, wordt de gebruiker naar de index van Marketingpagina's geleid om doorheen te bladeren. Het bevat ook aanvullende informatie die alleen relevant is voor die afdeling.

We overwegen navigatiepagina's te gebruiken voor andere sorteercriteria (zoals productinformatie of algemeen bedrijfsbeleid).

Een stap tegelijk

Zodra je je categorieën en navigatiepagina's hebt ingesteld, kunnen gebruikers er al in werken. Het kan in het begin een beetje rommelig lijken, daarom hebben we een paar aangewezen beheerders die ervoor zorgen dat er enige orde wordt gehouden.

We gebruiken nu al een paar maanden Kennisbank 2.0, maar we zijn nog maar net begonnen. We realiseren ons dat we ver verwijderd zijn van een ideale staat van perfect georganiseerde en gestandaardiseerde wiki die alle gebruikers (ongeacht hun ervaring) uit hun hoofd kennen.

We geloven dat het geleidelijk laten groeien van de kennisbank, organisch, door betrokken gebruikers uiteindelijk leidt tot een betere adoptie, dan wanneer we maanden zouden besteden aan het voorbereiden van een systeem dat onze gebruikers hard zouden moeten bestuderen om het te begrijpen.

Onze aanbeveling is om nauwlettend te observeren hoe gebruikers het gebruiken en kleine incrementele stappen te zetten om meer precieze organisatorische configuraties te implementeren, zoals paginasjablonen, typografische regels, enz. Elke stap die het gebruik van de kennisbank zelfs maar enigszins compliceert voor het grotere goed van uw organisatie, moet worden vergezeld van een uitleg van hoe het voordelen biedt voor iedereen die erbij betrokken is.

Conclusie

Wij bij Easy Software hebben het migratie- en implementatieproces afgerond en nu is het jouw beurt. Door deze bovenstaande tips te volgen en inspiratie op te doen, kan elk bedrijf een nieuwe Kennisbank 2.0 implementeren die voldoet aan hun unieke behoeften en hun kennis veilig houdt.

Probeer het gratis