Jak wdrożyć Bazę Wiedzy 2.0 w Harmony: Historia Easy Software.

Czym jest Baza Wiedzy 2.0

To idealny sposób na dostęp do wiedzy firmy, zintegrowany z Easy Redmine i dostarczający potężny zestaw narzędzi do organizowania i skalowania dokumentacji, instrukcji, procesów, zarządzania jakością i innych potrzeb związanych z utrzymywaniem wiedzy w organizacji.

Czytaj więcej

Jak to stworzyliśmy

• Jakie było wyzwanie: W Easy Software ilość wewnętrznej wiedzy do udostępnienia stała się zbyt skomplikowana dla poprzedniego rozwiązania. Zwykły zestaw artykułów w kategoriach już nie wystarczał.
• Czego potrzebowaliśmy: Szukaliśmy specjalistycznej aplikacji, jak najbardziej zintegrowanej z Easy Redmine. Na pewno musiała być open-source, ponieważ wspieramy to podejście, a samo Easy Redmine jest oprogramowaniem open-source.
• Jakie rozwiązanie wybraliśmy: BlueSpice idealnie pasuje do tej definicji. Jest to rozwiązanie open-source, specjalistyczne narzędzie wiki, z kompleksową adaptacyjnością i integracją z Easy Redmine.

Jak przebiegała migracja

Mieliśmy już istniejące dane w naszej poprzedniej bazie wiedzy. Chcieliśmy przenieść wiele z nich do nowego rozwiązania. Zobacz, jakie siedem kroków podjęliśmy:

1. Wyczyść dane w oryginalnej bazie wiedzy – zacznij przed migracją. Zalecamy sortowanie wszystkich artykułów według daty „ostatnio zaktualizowane” i zaczynanie od najstarszych.

• Zauważysz, że wiele artykułów z góry można po prostu usunąć
• Inne umieść w specjalnej kategorii o nazwie „do przeglądu” – zaktualizujesz je później
• Niektóre można zaktualizować od razu
• Pozostałe mogą pozostać bez zmian

Dwa dodatkowe wskazówki:

• Jeśli więcej osób będzie przeglądać artykuły, warto je jakoś oznaczyć lub ustawić niestandardowe pole – na przykład „Przeglądane”.
• Sprawdź również tytuły artykułów. Jeśli zawierają problematyczne symbole, mogą powodować problemy podczas migracji. Tutaj znajdziesz kilka wskazówek na mediawiki.org dotyczących tytułów stron i Legal Title Chars.

Czytaj więcej

2. Zainstaluj bazę wiedzy 2.0 – techniczne dostarczenie funkcji. Ponieważ działamy w chmurze Easy, zostało to zrobione prawie automatycznie.

3. Przeprowadź kilka migracji testowych – nie byliśmy pewni wyniku, więc przeprowadziliśmy testową migrację

• Sprawdziliśmy tytuły stron, formatowanie treści (nagłówki, akapity, linki i obrazy) oraz kategorie
• Sprawdziliśmy, jak długo to potrwa (mieliśmy ponad 900 artykułów do przeniesienia)
• Dokonaliśmy niezbędnych zmian w treści oryginalnej bazy wiedzy na podstawie wyników z testowej migracji
• „Odświeżyliśmy” aplikację bazy wiedzy 2.0 – usunęliśmy wszystkie dane

4. Informacje dla naszych użytkowników

• Poinformowaliśmy ich o dacie migracji produkcyjnej = po tym czasie głównym źródłem wiedzy jest baza wiedzy 2.0. Po tym czasie użytkownicy będą mieli tylko dostęp do oryginalnych artykułów w trybie tylko do odczytu (tylko dla celów porównawczych) – jak wyglądają teraz i wcześniej
• Przeprowadziliśmy kilka rund szkoleń dla użytkowników i szkoleń dla administratorów

5. Import produkcyjny

• Nadszedł dzień, w którym kliknęliśmy przycisk, a migracja została uruchomiona
• Po naszej początkowej weryfikacji zmniejszyliśmy uprawnienia dla wszystkich ról w oryginalnej bazie wiedzy – do trybu tylko do odczytu

Zobacz proces migracji

6. Wewnętrzne wsparcie

• Wyznaczyliśmy kilku kolegów i kanał w Microsoft Teams, gdzie nasi użytkownicy mogli zadawać pytania dotyczące funkcjonowania bazy wiedzy 2.0
• Po migracji w produkcji znaleziono kilka problemów. Ponieważ oryginalna baza wiedzy była wciąż aktywna, udało nam się rozwiązać każdy problem odpowiednio

7. Wyłącz oryginalną bazę wiedzy

• Po około 6 tygodniach zapytania o wewnętrzne wsparcie zaczęły słabnąć
• Wyłączyliśmy oryginalną bazę wiedzy z naszej aplikacji Easy Redmine
• Zalecamy wykonanie kopii zapasowej przed odinstalowaniem wtyczki

Jak firma zaakceptowała zmianę

Każda zmiana w organizacji wymaga pewnego czasu na pełne zaakceptowanie. Początki są najtrudniejsze, dlatego musimy ciągle przypominać naszym użytkownikom korzyści wynikające z nowego systemu.

W przypadku Bazy Wiedzy 2.0 najbardziej oczywistą korzyścią jest to, że jeśli czegoś nie wiesz, spróbuj najpierw wyszukać (żarówka w pasku bocznym). Zobaczysz wyniki nie tylko w postaci tytułu artykułu (jak w oryginalnej Bazie Wiedzy), ale także w treści stron na pierwszy rzut oka => jest duża szansa, że otrzymasz odpowiedź bez konieczności szukania gdzie indziej.

Kiedy użytkownik szybko i łatwo znajduje pożądaną wiedzę od innych, jest bardziej skłonny do dzielenia się swoją wiedzą z innymi, aby odwzajemnić przysługę i poczucie.

Jak przebiegała implementacja

Kategorie

Zostały zaimportowane z oryginalnej Bazy Wiedzy, co jest świetne. Jednak struktura (kategorie i podkategorie) nie mogła zostać zaimportowana technicznie. Pierwszą rzeczą, którą zrobiliśmy, było przejrzenie kategorii, na które podzielone są strony.

Zaczęliśmy od 3 głównych "wymiarów" kategorii:

• Odbiorcy - dla kogo strona jest najbardziej przydatna - dozwolone są różne opcje, takie jak
• Sprzedaż
• Rozwój
• Marketing
• Wszyscy
• Typ dokumentu - jaki rodzaj wiedzy jest udostępniany. Ostatecznie każdy typ będzie miał swoje własne szablony, więc wszystkie będą wyglądać standaryzowane. Najlepsza praktyka nakazuje, aby każda strona miała tylko jeden typ dokumentu.
• Polityka
• Jak-to
• Proces
• Notatki i nagrania szkoleniowe
• Temat - o czym jest strona. Ta struktura może być bardziej złożona, ponieważ w firmie jest wiele tematów. Dodawanie strony do kategorii Temat jest dobrowolne - nie jest wymagane, jeśli nie istnieje odpowiednia kategoria.
• Produkt
• Główne funkcje
• Zarządzanie zasobami
• Help Desk
• Tablica Agile
• Infrastruktura
• Chmura
• Serwer
• Rozwiązanie hybrydowe
• Wewnętrzne IT
• Zespoły
• Outlook
• Sprzęt
• Współdzielony sprzęt
• Indywidualny sprzęt

Ponieważ każdy redaktor może tworzyć nowe kategorie, dokonujemy miesięcznych przeglądów, aby nie tworzyć zbyt wielu niejasnych kategorii jednorazowego użytku, sortowanie struktury, aby nie wyglądała chaotycznie.

Strony nawigacyjne

Ważne jest, aby użytkownicy dobrze poruszali się po nowej aplikacji. Naturalnym elementem nawigacji jest główne menu, które jest częściowo dostosowywalne. Przydatną dodatkową opcją jest strona główna, która witają czytelników, linkuje do artykułu o najlepszych praktykach dla Bazy Wiedzy 2.0 i linkuje do stron poświęconych działom w naszej firmie.

Klikając na np. Marketing, użytkownik zostanie przekierowany do indeksu stron Marketingowych do przeglądania. Zawiera również dodatkowe informacje, które są istotne wyłącznie dla tego działu.

Rozważamy wykorzystanie stron nawigacyjnych dla innych kryteriów sortowania (takich jak informacje o produkcie lub ogólne polityki firmy).

Jeden krok naraz

Po ustawieniu kategorii i stron nawigacyjnych, użytkownicy już mogą z niej korzystać. Na początku może to wydawać się trochę chaotyczne, dlatego mamy kilku wyznaczonych administratorów, którzy dbają o utrzymanie porządku.

Od kilku miesięcy korzystamy z Knowledge Base 2.0 i wciąż dopiero zaczynamy. Zdajemy sobie sprawę, że jesteśmy dalecy od idealnego stanu doskonale zorganizowanego i standaryzowanego wiki, którego wszyscy użytkownicy (niezależnie od doświadczenia) znają na pamięć.

Uważamy, że stopniowe rozwijanie bazy wiedzy, organicznie, przez zaangażowanych użytkowników, ostatecznie prowadzi do lepszej akceptacji, niż gdybyśmy spędzili miesiące na przygotowywaniu systemu, którego nasi użytkownicy musieliby się uczyć.

Nasza rekomendacja to dokładne obserwowanie, jak użytkownicy z niej korzystają i stopniowe wprowadzanie bardziej precyzyjnych konfiguracji organizacyjnych, takich jak szablony stron, zasady typografii itp. Każdy krok, który nawet nieznacznie komplikuje korzystanie z bazy wiedzy dla dobra organizacji, powinien być poprzedzony wyjaśnieniem, jak to korzystnie wpływa na wszystkich zainteresowanych.

Podsumowanie

W Easy Software zakończyliśmy proces migracji i wdrożenia, teraz kolej na Ciebie. Dzięki powyższym wskazówkom i inspiracjom, każda firma może wdrożyć nową bazę wiedzy 2.0, która spełni jej unikalne potrzeby i zachowa wiedzę w bezpieczeństwie.

Wypróbuj za darmo