วิธีการนำเอา Knowledge Base 2.0 มาใช้ใน Harmony: เรื่องราวของ Easy Software

คืออะไร Knowledge Base 2.0

เป็นวิธีที่เหมาะสมในการเข้าถึงความรู้ของบริษัท ที่ผสมผสานเข้ากับ Easy Redmine และให้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดระเบียบและขยายขนาดเอกสารคู่มือ กระบวนการ การบริหารจัดการคุณภาพและความต้องการอื่น ๆ เพื่อรักษาความรู้ภายในองค์กร

อ่านเพิ่มเติม

เราสร้างมันอย่างไร

• ความท้าทายคืออะไร: ที่ Easy Software ปริมาณความรู้ภายในองค์กรที่ต้องการแบ่งปันกลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนมากเกินไปสำหรับวิธีการก่อนหน้านี้ มีเพียงชุดบทความทั่วไปในหมวดหมู่ไม่เพียงพอ
• เราต้องการอะไร: เรากำลังมองหาแอปพลิเคชันที่เชี่ยวชาญ ที่เชื่อมต่อกับ Easy Redmine ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ มันต้องเป็นโอเพนซอร์สเพราะเราสนับสนุนและ Easy Redmine เป็นซอฟต์แวร์โอเพนซอร์ส
• เราเลือกวิธีการใด: BlueSpice เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมอย่างสมบูรณ์ มันเป็นโซลูชันโอเพนซอร์ส มีเครื่องมือ

  วิธีการโยกย้าย

  เรามีข้อมูลที่มีอยู่ในฐานความรู้เดิมอยู่แล้ว เราต้องการโยกย้ายส่วนใหญ่ของมันไปยังโซลูชันใหม่ ดูว่าเราได้ดำเนินการในขั้นตอนทั้งเจ็ดขั้นตอนไหน:

  
  

  1. ทำความสะอาดข้อมูลในฐานความรู้เดิม – เริ่มต้นก่อนการโยกย้าย เราขอแนะนำให้เรียงลำดับบทความทั้งหมดตามวันที่ "อัปเดตครั้งล่าสุด" และเริ่มต้นจากเก่าที่สุด

  • คุณจะพบว่าบทความจากด้านบนสามารถลบได้ง่ายๆ
  • บางบทความคุณสามารถใส่ในหมวดหมู่ที่เฉพาะเจาะจงที่เรียกว่า "สำหรับการตรวจสอบ" – คุณจะอัปเดตมันในภายหลัง
  • บางส่วนสามารถอัปเดตได้ทันที
  • ส่วนที่เหลือสามารถเก็บไว้เหมือนเดิมได้

  แนะนำเพิ่มเติมสองอย่าง:

  • หากมีผู้ตรวจสอบบทความเพิ่มเติม อาจเป็นไอเดียที่ดีที่จะใส่แท็กหรือตั้งค่าเฉพาะ – เช่น "ตรวจสอบแล้ว"
  • ตรวจสอบชื่อเรื่องของบทความด้วย หากมีสัญลักษณ์ที่มีปัญหาอาจทำให้เกิดปัญหาในระหว่างการโยกย้าย นี่คือคำแนะนำบางอย่างใน mediawiki.org เกี่ยวกับ ชื่อหน้า และ Legal Title Chars

  อ่านเพิ่มเติม

  
  

  2. ติดตั้งฐานความรู้เวอร์ชัน 2.0 – การส่งมอบทางเทคนิค เนื่องจากเราใช้งานบน Easy Cloud ดังนั้นมันถูกดำเนินการโดยอัตโนมัติเกือบทั้งหมด

  
  

  3. ทำการโยกย้ายทดสอบบางส่วน – เราไม่แน่ใจเกี่ยวกับผลลัพธ์ ดังนั้นเราทำการโยกย้ายทดสอบ

  • เราตรวจสอบชื่อหน้า, การจัดรูปแบบเนื้อหา (ส่วนหัว, ย่อหน้า, ลิงก์ และรูปภาพ) และหมวดหมู่
  • เราตรวจสอบเวลาที่จะใช้ (เรามีบทความกว่า 900 บทความที่ต้องโยกย้าย)
  • เราทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในเนื้อหาของฐานความรู้เดิมตามผลลัพธ์จากการโยกย้ายทดสอบ
  • เรา "รีเฟรช" แอปพลิเคชันฐานความรู้เวอร์ชัน 2.0 – ลบข้อมูลทั้งหมด

  
  

  4. แจ้งข้อมูลให้ผู้ใช้ของเรา

  • เราแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับวันที่โยกย้ายในการใช้งานจริง = หลังจากเวลานี้ เราจะใช้ฐานความรู้เวอร์ชัน 2.0 เป็นแหล่งความรู้หลัก หลังจากเวลานี้ผู้ใช้จะมีสิทธิ์เข้าถึงบทความเดิมเฉพาะในรูปแบบอ่านอย่างเดียว (เพื่ออ้างอิงและเปรียบเทียบว่ามีลักษณะเดิมและก่อนหน้านี้อย่างไร)
  • เราจัดการฝึกอบรมผู้ใช้และผู้ดูแลระบบหลายรอบ

  
  

  5. นำเข้าใช้งานในสภาพการผลิต

  • วันที่เราคลิกปุ่มและเริ่มการโยกย้าย
  • หลังจากการตรวจสอบเบื้องต้น เราลดสิทธิ์สำหรับบทบาททั้งหมดในฐานความรู้เดิม – เป็นโหมดอ่านอย่างเดียว

  ดูกระบวนการโยกย้าย

  
  

  6. การสนับสนุนภายใน
  

  • เรากำหนดบ

    วิธีที่บริษัทยอมรับการเปลี่ยนแปลง

    การเปลี่ยนแปลงในองค์กรใด ๆ จะใช้เวลาในการยอมรับให้สมบูรณ์ บางครั้ง การเริ่มต้นเป็นสิ่งที่ยากที่สุด ดังนั้นเราต้องต้องทำให้ผู้ใช้ของเราเข้าใจประโยชน์ของระบบใหม่อยู่เสมอ

    ในกรณีของฐานความรู้ 2.0 ที่เป็นเรื่องที่ชัดเจนคือหากคุณไม่รู้อะไรบางอย่าง ลองค้นหาก่อน (หลอดไฟในแถบด้านข้าง) คุณจะเห็นผลลัพธ์ไม่เพียงแค่ในรูปแบบของชื่อบทความ (เหมือนในฐานความรู้เดิม) แต่ยังเป็นเนื้อหาจริงของหน้าเว็บที่สำคัญ => มีโอกาสที่ดีที่คุณจะได้รับคำตอบโดยไม่ต้องไปที่อื่น

    เมื่อผู้ใช้งานพบความรู้ที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย จากผู้อื่น พวกเขามักจะเป็นกลุ่มที่เต็มใจที่จะแบ่งปันความรู้ของพวกเขาให้กับผู้อื่น เพื่อ ตอบแทนและรับรู้ความรู้

    
    

    วิธีการดำเนินการในการนำไปใช้

    หมวดหมู่

    พวกเขาถูก นำเข้าจากฐานความรู้เดิม ซึ่งเป็นเรื่องยอดเยี่ยม แต่โครงสร้าง (หมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อย) ไม่สามารถนำเข้าได้ทางเทคนิค สิ่งแรกที่เราทำคือตรวจสอบหมวดหมู่ที่เราจัดออกมา

    เราเริ่มต้นด้วย 3 มิติหลักของหมวดหมู่:

    • กลุ่มเป้าหมาย - สำหรับใครเป็นคนที่มีประโยชน์มากที่สุด - อนุญาตให้มีตัวเลือกหลายรายการ เช่น
    • การขาย
    • การพัฒนา
    • การตลาด
    • ทุกคน
    • ประเภทเอกสาร - ประเภทของความรู้ที่แชร์ ในที่สุดแล้ว แต่ละประเภทจะมีเทมเพลตของตัวเอง ดังนั้นจะมีลักษณะมาตรฐานทั้งหมด หลักการที่ดีกำหนดว่าแต่ละหน้าเว็บควรมี ประเภทเอกสารเพียงหนึ่ง เท่านั้น
    • นโยบาย
    • วิธีการ
    • กระบวนการ
    • บันทึกการฝึกอบรมและการบันทึกเสียง
    • เรื่อง - เนื้อหาของหน้าเว็บนี้เกี่ยวกับอะไร โครงสร้างนี้อาจลึกลงไปอีกเพราะมีหัวข้อมากมายในบริษัท การเพิ่มหน้าเว็บลงในหมวดหมู่เรื่องเป็นเรื่องของความสมัครใจ - ไม่จำเป็นต้องทำหากไม่มีหมวดหมู่ที่เหมาะสมอยู่
    • ผลิตภัณฑ์
    • คุณสมบัติหลัก
    • การจัดการทรัพยากร
    • เคาน์เตอร์บริการ
    • กระดานอะไรล่ะ
    • โครงสร้างพื้นฐาน
    • คลาวด์
    • เซิร์ฟเวอร์
    • โซลูชันไฮบริด
    • ไอทีภายใน
    • ทีม
    • Outlook
    • ฮาร์ดแวร์
    • ฮาร์ดแวร์ที่ใช้ร่วมกัน
    • ฮาร์ดแวร์แต่ละราย

    เนื่องจากแต่ละบรรณาธิการสามารถสร้างหมวดหมู่ใหม่ได้ เราจึงทำการ ตรวจสอบเป็นรายเดือน เพื่อไม่ให้มีหมวดหมู่ที่ไม่ชัดเจนหรือใช้เพียงครั้งเดียวมากเกินไป คือการจัดการโครงสร้างให้ไม่วุ่นวาย

    
    

    [image alt

    หนึ่งขั้นตอนในครั้งหนึ่ง

    เมื่อคุณตั้งค่าหมวดหมู่และหน้าเว็บนำทางของคุณแล้ว ผู้ใช้สามารถทำงานในนั้นได้เลย มันอาจจะดูสับสนเล็กน้อยในตอนแรก ซึ่งเป็นเหตุผลที่เรามีผู้ดูแลที่ได้รับมอบหมายเพียงไม่กี่คน ซึ่งจะดูแลให้มีความเป็นระเบียบ

    เราใช้ Knowledge Base 2.0 มาหลายเดือนแล้ว และเรายังเริ่มต้นอยู่เท่านั้น เรารู้สึกว่าเราอยู่ห่างจากสถานะที่เหมาะสมของวิกิที่มีการจัดระเบียบและมาตรฐานอย่างสมบูรณ์ที่ผู้ใช้ทุกคน (ไม่ว่าจะมีประสบการณ์หรือไม่ก็ตาม) ทราบอย่างลึกซึ้ง

    เราเชื่อว่าการเพิ่มข้อมูลในฐานความรู้อย่างเร่งรัด อย่างเป็นธรรมชาติ โดยผู้ใช้ที่มีความสนใจจะส่งผลให้มีการใช้งานมากขึ้น มากกว่าการใช้เวลาหลายเดือนในการเตรียมระบบที่ผู้ใช้ของเราต้องศึกษาอย่างหนักเพื่อเข้าใจ

    ข้อเสนอแนะของเราคือให้สังเกตว่าผู้ใช้ใช้งานอย่างไร และทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยเพื่อให้มีการกำหนดค่าองค์กรอย่างแม่นยำมากขึ้น เช่น เทมเพลตหน้าเว็บ กฎการใช้ตัวอักษร เป็นต้น ทุกขั้นตอนที่ทำให้การใช้งาน Knowledge Base ซับซ้อนขึ้นแม้เพียงเล็กน้อย ควรมีการอธิบายว่ามันเป็นประโยชน์ต่