كيف قام سيفور بالانتقال إلى أداة واحدة لمكتب المساعدة وإدارة المشاريع بحماسة
زلين، جمهورية التشيك
تطبيقات إكسبريس وإنكاديا وونكور
بدأت سيفور (المعروفة سابقًا بـ سوليتيا) ، أسرع مزود لحلول تكنولوجيا المعلومات في جمهورية التشيك وأوروبا، استخدام إيزي ريدماين في قسميها إنكاديا وون كور، وأيضًا في نظام Money ERP. كان التحدي الرئيسي لهذه الشركات التي تضم أكثر من 260 ألف عميل حول العالم هو دمج أنظمة إدارة المشاريع ومكتب المساعدة في نظام واحد في غضون 8 أشهر وتوفير المال على التراخيص. في النهاية، شاركت الشركة بأكملها، بما في ذلك الرئيس التنفيذي، في التنفيذ، مما أدى إلى اعتماد متحمس للأداة وتخصيص حقيقي.
قبل الانتقال إلى Easy Redmine
لإدارة المشاريع ومكتب المساعدة الخاصة بهم، استخدمت شركة Seyfor تجميعة من العديد من الأدوات المختلفة (مثل Business Central و Excel و Planner و MS DevOps و Project و Power BI ونظام Help Desk OTRS). كان العمل اليومي للموظفين مزدحمًا جدًا. كانت Seyfor بحاجة إلى نظام واحد يجمع بين جميع الميزات الحديثة لإدارة المشاريع والدعم.
مهمتنا والتحديات التي واجهناها
التوقعات التي يجب تحقيقها:
- برنامج واحد لجميع الأنشطة (إدارة المشاريع، مكتب المساعدة، التمويل،...)
- ربط المهام والتخطيط (التقدير)
- ربط DevOps ومهام التطوير
- تتبع المهام
- إعداد التقارير
توقعات الأعمال التجارية التي يجب تحقيقها:
- توفير تكاليف استخدام تراخيص برامج إضافية
- وضوح للموظفين، جميع العمليات والأدوات في نظام واحد
- ترحيل 80 عميلًا من نظام المساعدة القديم
- نقل مشروع Business Lease الكبير من النظام السابق إلى Easy Redmine
المتطلبات:
- إعداد التقارير المتقدمة
- أدوات التخطيط
- تكامل DevOps
- مكتب المساعدة
لنقم بالتنفيذ!
الحماس هو المفتاح
شركة Seyfor هي شركة تكنولوجيا المعلومات، وهي مورد لأنظمة المحاسبة، لذا استخدموا حماسهم ومهاراتهم لتكوين Easy Redmine لتناسب احتياجاتهم. كان اللحظة المفصلية هي أننا وجدنا السفير الداخلي لـ Easy Redmine - رئيس الدعم أو الرئيس التنفيذي أو مديري المشروعات وكان هو من قام بتصميم مخصص. نتيجة لذلك، قاموا بإنشاء برنامج مصمم تمامًا مع مساعدتنا.
لوكاس ميزيركا
واجهنا تحديًا مثيرًا في تنفيذ Easy Redmine ، وبفضله أردنا أن نجمع جميع أنشطتنا في نظام واحد. لقد فعلنا ذلك بالكامل! نود أن نشكر السيد بيتر فافرا من فريق التنفيذ بأكمله ، الذي كان مفيدًا جدًا وسهل الانتقال من الأنظمة الأصلية إلى Easy Redmine. أنا حقًا أقدر استجابته وقدرته على اقتراح طرق مختلفة لمعالجة عملياتنا. آمل أن نكون واقتراحاتنا مصدر إلهام لتحسين Easy Redmine. أعتقد أننا قد أنشأنا قيمة مهمة جدًا ، شراكة بالنسبة لنا ، استنادًا إلى الذي نتطلع إلى مزيد من التعاون مع Easy Software.
الإعدادات
قررت سيفور ضبط كل شيء: تصميم مخصص، تسجيل الدخول SSO (أحد أول العملاء الذين يستخدمونه) باستخدام تكامل Microsoft Azure، والعديد من لوحات المعلومات لتتبع الربحية ومراقبة التكاليف لمكتب المساعدة والتنفيذ ومعدل نجاح تقديرات ساعات المشروع.
تم إعداد بعض التكوينات مثل التصميم المخصص بواسطة الرئيس التنفيذي النشط الذي استمتع بالعملية بأكملها. إنها ليست حالة قياسية ولكنها تظهر أنه عندما تغوص الشركة في تنفيذ وتكييف أداة ما، يمكن للجميع في الشركة المشاركة.
كانت أهم ميزة هي مكتب المساعدة حيث تم إعداد مقاييس SLA الفردية لكل عميل - بوابتهم الخاصة لطلبات العملاء (بدلاً من البريد الإلكتروني). في الماضي، كان لدى العميل أداة أخرى ولكنهم احتاجوا إلى التبديل إلى أداة واحدة فقط. قمنا بإعداد SLA بشكل فردي لكل عميل وفقًا لأولويات التذاكر.
مهمتهم اليومية أيضًا هي مقارنة التقدير والواقع وكذلك في الشركات التكنولوجية الأخرى التي تعمل بنظام SCRUM. الربحية هي العنصر الأساسي. لديهم العديد من لوحات المعلومات التي تعرض تقارير مالية للأعمال وتنفيذ الدعم لكل عميل.
التدريب
تمت المشاركة في عملية التنفيذ من قبل أصحاب المصلحة الرئيسيين (مثل الرئيس التنفيذي ومدير دعم العملاء)، حيث غوصوا حقًا في التحضير والتنفيذ وأثروا في بقية الشركة.
حتى في الحالة عندما استخدم دعم العملاء النظام السابق لمكتب المساعدة الذي يناسبهم وكان من الضروري إظهار مزايا توحيد الأدوات بشكل كافٍ لهم.
والنتائج؟
أحضر تنفيذ Easy Redmine:
- إمكانية إعداد التقارير لتكييفها مع احتياجات الإدارة
- البحث السهل والسريع في الأداة
ميزانية لمشروع واحد
مقاييس خدمة مكتب المساعدة
WBS للمشاريع
تقارير مكونة
من هو سيفور
سيفور (سوليتيا) هي شركة توفر حلول تكنولوجيا المعلومات الأسرع نموًا في أوروبا. تقدم سيفور حلول ERP ومشاريع البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والأنظمة المخصصة، جنبًا إلى جنب مع 34 برنامجًا وتطبيقًا. في هذه الشركة القابضة، هناك العديد من الشركات و 1600 موظف يتشاركون الخبرة والمعرفة والثقافة لأكثر من 260 ألف عميل في جميع أنحاء العالم.
تتضمن سيفور وحدات الأعمال التجارية تطبيقات Express Apps (تطبيق لشركات القروض بناءً على Microsoft Dynamic 365 Business Central) و Incadea (نظام مرن للغاية وسهل التخصيص مصمم خصيصًا لاحتياجات تجار السيارات) أو OneCore (حل متخصص لبرامج إدارة الإيجار لشركات الخدمات المالية الكبيرة).
