Cele mai comune greșeli când începeți un nou proiect.

De ce subestimează managerii de proiect și echipele faza de inițiere a proiectului?

Nu este că managerii de proiect sunt leneși sau incoerenti. (Da, se poate întâmpla și asta, dar credem că doriți să deveniți un jucător TOP.) Lucrul este că majoritatea PM-ilor experimentează o situație de "sărit de la un proiect la altul". Dacă nu ați avut timp să închideți "ușa mentală" în spatele proiectului pe care tocmai l-ați livrat ÎN TIMP ce sunteți deja sub presiunea de a începe un altul, cel mai probabil veți eșua - sau cel puțin veți face greșeli și decizii proaste. Prin urmare, înainte de a începe noul proiect mare, cereți un timp suplimentar pentru a vă pregăti și apoi continuați pas cu pas conform sfaturilor noastre.

"Mai bine luați o zi sau două în plus pentru a începe
un nou proiect - astfel îl puteți îmbrățișa
atât practic, cât și mental."

Înainte de începerea proiectului

Există unele lucruri care trebuie făcute înainte de a comunica un nou proiect echipei dumneavoastră. În primul rând, începeți prin vorbind cu clientul și stakeholderii despre subiectele menționate mai jos. Creați o hartă mentală nouă pentru a scrie toate informațiile, notele și ideile într-o structură logică, astfel încât să le aveți toate într-un singur loc, ceea ce este esențial pentru evaluarea ulterioară.

• Ce se întâmplă dacă acest proiect nu se întâmplă niciodată?
  
  Sigur, ați putea să întrebați mai politicos: "Care este scopul proiectului?" Dar aveți nevoie de mai mult - pentru a împinge clientul să gândească mai profund despre impactul și scopul real al proiectului. Prin urmare, "Cum ajută acest proiect la realizarea strategiei dvs. de succes?" este o întrebare mult mai bună. Veți fi surprins cât de des întrebări de genul acesta schimbă brieful în sine la final!

• O poveste reală: O companie de produse lactate a contactat o agenție de publicitate pentru a veni cu o nouă campanie publicitară pentru a stimula vânzările. După o serie de întrebări mai profunde din partea agenției și mai multe dezbateri, întreaga abordare a cererii s-a schimbat. Problema nu era lipsa de publicitate, ci pur și simplu cupele de iaurt prea mari - era prea multă mâncare pentru copii, astfel încât nu au terminat niciodată tot iaurtul, ceea ce i-a supărat pe părinți pentru că au trebuit să arunce resturile. Prima lucrare care trebuia făcută era, prin urmare, să se schimbe ambalajul produselor de la dimensiunea actuală la una mai mică. Odată ce clientul a fost de acord cu această schimbare, a venit momentul să se creeze o campanie publicitară care să comunice dimensiunea mai practică a produsului.

• Cât de mulți bani avem pentru proiect?
  
  Din nou, nu este vorba doar despre suma în sine. Încercați să aflați dacă există resurse suplimentare (în cazul în care veniți cu o soluție specială) sau dacă bugetul este fix. Nu vă fie frică să vorbiți și despre subiecte precum data scadentă a facturilor, modalitatea de plată, cotele din vânzările suplimentare, etc. Veți aprecia răspunsurile atunci când stakeholderii vă vor întreba despre Structura de Descompunere a Costurilor și fluxul de numerar al noului dvs. proiect.

• Când ar trebui livrat proiectul?
  
  Încercați să obțineți de la clientul dvs. cât mai multă precizie. "În octombrie" nu este un răspuns. Deoarece probabil există mai multe proiecte în desfășurare în compania dvs. (și unii dintre membrii echipei ar putea lucra la mai multe dintre ele), va trebui să ajustați momentul nu numai la dorința clientului dvs., ci și la portofoliul de proiecte curente al companiei dvs..

• Definiți modul de comunicare
  
  Salvați-vă mult stres, și atât de pe partea dvs., cât și pe cea a clientului, definiți persoanele sau echipele care vor comunica împreună cu privire la progresul proiectului. Astfel, veți primi feedback colectat și structurat în loc să primiți tone de e-mailuri haotice de la diferite persoane. Agențiați pentru utilizarea câtorva canale de comunicare cât mai puțin posibil. Când alegeți software-ul de management al proiectelor, asigurați-vă că are și o aplicație care rulează fără probleme cu notificări inteligente prin e-mail.
  
  SFAT: Pentru multe proiecte (în special cele de dezvoltare digitală și software), este recomandabil să lucrați agil. În acest caz, profitați fie de Scrum, fie de Kanban board. Puteți prezenta și clientului și explica principiul sprinturilor.

Rezultatul? După această sesiune pre-kick-off, sunteți pregătit să definiți triunghiul dvs. de fier format din buget, scop și restricțiile de timp. Grozav, nu-i așa?

"Începeți un nou proiect de două ori: la nivelul PM-to-client
și apoi cu echipa dvs."

Cum să începeți proiectul cu echipa dvs.

Acum, când aveți răspunsurile de la clientul dvs., puteți începe să lucrați la proiect. Luați-o ușor, organizați-vă și aduceți-vă echipa la bord.

1. Construiți-vă echipa
   
   Pentru a construi o echipă de vis pentru proiectul dvs., trebuie mai întâi să verificați capacitățile resurselor dvs. Obțineți o privire de ansamblu actuală asupra sarcinilor restante și a problemelor de alocare a orelor. Luați în considerare vacanțele membrilor echipei și încărcarea lor actuală de lucru. Dacă există un rol specific care trebuie asumat, nu ezitați să angajați un profesionist din afara companiei.
   
   Rezultat: O echipă complet acoperitoare bazată pe capacitățile de timp + încărcare de lucru, înregistrată în instrumentul dvs. de management al proiectelor.
   
   
   
2. Configurați întâlnirea de lansare
   
   Invitați toți cei care vor lucra la proiect. Prezentați faptele pe care le-ați învățat de la clientul dvs. și împuterniciți membrii echipei să pună întrebări. Nu fiți dezamăgiți dacă nu puteți răspunde la unele dintre ele, în ciuda efortului prealabil de lansare. Dimpotrivă, bucurați-vă să aflați despre problema înainte de a cădea în ea!
   
   SFAT: În funcție de proiect și de relația dvs. cu clientul, puteți considera, de asemenea, invitația clientului la întâlnirea de lansare.
   
   Rezultat: Debriefing cu clientul sau continuarea structurii de descompunere a muncii.
   
   
   
3. Obțineți o privire de ansamblu asupra tuturor ideilor
   
   Dacă citiți blogurile noastre în mod regulat, trebuie să fiți observat că îndreptăm adesea atenția cititorilor noștri către hartări mentale. Utilizați instrumentul de Hartă mentală pentru a profita de faptul că întreaga echipă este într-o singură cameră - sau într-un singur apel. Scrieți totul ce este posibil de livrat în cadrul întregului proiect. Astfel, creați o listă de idei, pe care mai târziu le puteți prioritiza și transfera unele dintre ele la sarcini.
   
   Rezultat: O listă vizuală a tuturor sarcinilor posibile, creată de toți membrii echipei care lucrează la proiect.
   
   
   
4. Organizați sarcinile în diagrama Gantt
   
   Odată ce știți ce sarcini trebuie livrate, le puteți organiza în cadrul intervalului de timp. Cea mai ușoară modalitate de a face acest lucru este utilizând instrumentul Easy Gantt de drag & drop. Adăugați puncte de referință, sub-sarcini și relații între sarcini. Odată ce este gata, îl puteți împărtăși cu echipa dvs., astfel încât toți membrii să poată vedea cum depinde și este legată munca lor.
   
   Rezultat: O organizare vizuală a sarcinilor în intervalul de timp.

„Dacă aveți un tip de proiect recurent,
economisiți timp folosind un șablon de proiect.“

Concluzie

Începutul proiectului determină întregul său progres și livrarea finală. Pentru a evita cele mai frecvente greșeli la începutul unui nou proiect, utilizați un set de instrumente care vă ajută să vă integrați echipa mai bine. Dar mai presus de toate, luați-vă timp cu clientul și adunați informații profunde și detaliate despre scopul proiectului și așteptările de la acesta.