De mest almindelige fejl, når man starter et nyt projekt

Hvorfor undervurderer projektledere og teams initieringsfasen af projektet?

Det er ikke fordi projektledere er dovne eller inkonsekvente. (Ja, det kan også ske, men vi tror, du sigter mod at blive en TOP-spiller.) Sagen er, at de fleste projektledere oplever en "hoppe-fra-det-ene-projekt-til-det-andet" situation. Hvis du ikke havde tid til at lukke "mentalt dør" bag det projekt, du lige har afsluttet, MENS du allerede er under pres for at starte et nyt, vil du sandsynligvis fejle - eller i det mindste begå fejl og træffe dårlige beslutninger. Derfor, før du begynder at køre dit nye store projekt, bed om lidt ekstra tid til at blive klar og fortsæt derefter trin for trin i henhold til vores råd.

"Bedre tag en dag eller to ekstra til at starte
et nyt projekt - så du kan omfavne
det både praktisk og mentalt."

Før kick-off

Der er noget arbejde, der skal gøres, før du kommunikerer et nyt projekt til dit team. Start med at tale med din klient og interessenter om de nedenstående emner. Opret en ny tankebog for at nedskrive al information, noter og ideer i en logisk struktur, så du har dem alle samlet på ét sted, hvilket er essentielt for senere evaluering.

• Hvad sker der, hvis dette projekt aldrig bliver til noget?
  
  Selvfølgelig kan du spørge mere høfligt: "Hvad er formålet med projektet?" Men du har brug for mere - for at få din klient til at tænke dybere over den virkelige indvirkning og formål med projektet. Derfor er "Hvordan hjælper dette projekt med at gøre din strategi succesfuld?" et langt bedre spørgsmål. Du vil blive overrasket over, hvor ofte spørgsmål som disse ændrer selve briefen til sidst!

• En rigtig historie: Et mejeriproduktselskab kontaktede et reklamebureau for at komme med en ny reklamekampagne for at øge salget. Efter en række dybere spørgsmål fra bureauet og flere debriefinger ændrede hele tilgangen til anmodningen sig. Problemet var ikke manglende reklame, men simpelthen for store yoghurtbægre - det var bare for meget mad til børnene, så de spiste aldrig al yoghurten, hvilket så irriterede forældrene, fordi de skulle smide resterne ud. Det første, der skulle gøres, var derfor at ændre emballagen af produkterne fra den nuværende størrelse til en mindre. Når klienten accepterede denne ændring, var det tid til at oprette en reklamekampagne, der kommunikerede den mere praktiske størrelse af produktet.

• Hvor mange penge har vi til projektet?
  
  Igen handler det ikke kun om beløbet i sig selv. Forsøg at finde ud af, om der er ekstra ressourcer (i tilfælde af at du kommer med en speciel løsning) eller om budgettet er fastsat. Vær ikke bange for også at tale om emner som forfaldsdato for fakturaer, betalingsmåde, andel af ekstra salg osv. Du vil sætte pris på svarene, når interessenter spørger dig om Omkostningsopdelingsstruktur og pengestrøm i dit nye projekt.

• Hvornår skal projektet leveres?
  
  Forsøg at få din klient til at være så præcis som muligt. "I oktober" er ikke et svar. Da der sandsynligvis kører flere projekter i dit firma (og nogle af teammedlemmerne måske arbejder på flere af dem), skal du justere timingen ikke kun efter din klients ønske, men også efter dit firms nuværende projektportefølje.

• Definér kommunikationsmetoden
  
  Spar dig selv for meget stress, og definer de personer eller teams, der skal kommunikere sammen om projektets fremskridt. På denne måde får du indsamlet og struktureret feedback i stedet for at modtage tonsvis af kaotiske e-mails fra forskellige personer. Bliv enige om at bruge så få kommunikationskanaler som muligt. Når du vælger din projektstyringssoftware, skal du sørge for, at den også har en smidigt kørende app med smarte e-mail-notifikationer.
  
  TIP: For mange projekter (især digitale og softwareudviklingsprojekter) er det rådeligt at arbejde agilt. I så fald kan du drage fordel af enten Scrum eller Kanban-tavlen. Du kan også præsentere det for din klient og forklare principperne for sprint.

Resultat? Efter denne pre-kick-off-session er du klar til at definere din jerntriangel, der består af budgettet, omfanget og tidsbegrænsningerne. Fantastisk, ikke?

"Start et nyt projekt to gange: på PM-til-klient-niveau
og derefter med dit team."

Sådan starter du projektet med dit team

Nu hvor du kender svarene fra din klient, kan du begynde at arbejde på projektet. Tag det roligt, organiser dig selv og få dit team med på banen.

1. Opbyg dit team
   
   For at opbygge et drømmehold til dit projekt, skal du først tjekke kapaciteten af dine ressourcer. Få et aktuelt overblik over forsinkede opgaver og problemer med timeallokering. Tag hensyn til teammedlemmers ferie og deres faktiske arbejdsbelastning. Hvis der er en specifik rolle, der skal besættes, tøv ikke med at ansætte en professionel udefra virksomheden.
   
   Resultat: Et fuldt dækkende team baseret på tid + arbejdsbelastningskapaciteter, registreret i dit PM-værktøj.
   
   
   
2. Opret Kick-off mødet
   
   Inviter alle, der skal arbejde på projektet. Præsenter de fakta, du har lært fra din klient, og opmuntre dine teammedlemmer til at stille spørgsmål. Vær ikke skuffet, hvis du ikke kan besvare nogle af dem, på trods af din forberedelse til kick-off. Tværtimod, vær glad for at lære om hullet, før du falder i det!
   
   TIP: Afhængigt af projektet og dit forhold til klienten kan du også overveje at invitere din klient til kick-off mødet.
   
   Resultat: Gennemgang med klienten eller fortsæt til arbejdsnedbrydningsstrukturen.
   
   
   
3. Få overblik over alle idéer
   
   Hvis du læser vores blogs regelmæssigt, har du nok bemærket, at vi ofte henviser vores læsere til mindmapping. Brug Mind Mapping-værktøjet til at udnytte, at hele teamet er samlet i ét rum - eller i ét opkald. Skriv alt ned, der er muligt at levere i hele projektet. På denne måde opretter du en liste over alle idéer, og senere kan du prioritere dem og overføre nogle af dem til opgaver.
   
   Resultat: En visuel liste over alle mulige opgaver, oprettet af alle teammedlemmer, der arbejder på projektet.
   
   
   
4. Organisér opgaverne i Gantt-diagrammet
   
   Når du ved, hvilke opgaver der skal leveres, kan du organisere dem i tidsrammen. Den nemmeste måde at gøre det på er ved at bruge træk og slip Easy Gantt. Tilføj milepæle, delopgaver og relationer mellem opgaverne. Når det er klar, kan du dele det med dit team, så alle medlemmer kan se, hvordan deres arbejde afhænger af og er relateret til hinanden.
   
   Resultat: En visuel organisering af opgaver i tidsrammen.

"Hvis du har en gentagende type projekt,
spar tid ved at bruge en projekt skabelon."

Konklusion

Starten af projektet bestemmer hele dets forløb og endelige levering. For at undgå de mest almindelige fejl i begyndelsen af et nyt projekt, brug et sæt værktøjer, der hjælper dig med at få dit team ombord bedre. Men frem for alt, tag dig tid med klienten og indsamle dyb og detaljeret information om projektets formål og forventninger til det.