Dei vanlegaste feila når ein startar eit nytt prosjekt

Kvifor undervurderer prosjektleiarar og team initieringsfasen av prosjektet?

Det er ikkje fordi prosjektleiarar er late eller inkonsekvente. (Ja, det kan også skje, men vi trur du har som mål å bli ein TOP-spelar.) Saka er at dei fleste prosjektleiarar opplever ein "hoppa-frå-eit-prosjekt-til-eit-anna" situasjon. Hvis du ikkje hadde tid til å lukke "mentale døra" bak prosjektet du akkurat leverte, MENS du allereie er under press for å starte eit nytt, vil du mest sannsynleg mislykkast - eller i det minste gjere feil og dårlege avgjerder. Derfor, før du startar det nye store prosjektet ditt, be om litt ekstra tid for å bli klar og deretter fortsette steg for steg i tråd med våre råd.

"Det er betre å ta ein dag eller to ekstra for å starte
et nytt prosjekt - slik at du kan omfamne
det både praktisk og mentalt."

Før avspark

Det er noe arbeid som må gjøres før du kommuniserer et nytt prosjekt til teamet ditt. Først og fremst, begynn med å snakke med klienten din og interessentene om de nedenfor nevnte emnene. Opprett en ny tankekart for å skrive ned all informasjon, notater og ideer i en logisk struktur, slik at du har alt på ett sted, noe som er essensielt for senere evaluering.

• Hva skjer hvis dette prosjektet aldri skjer?
  
  Selvfølgelig kan du spørre det mer høflig: "Hva er formålet med prosjektet?" Men du trenger mer - for å få klienten din til å tenke dypere på den virkelige innvirkningen og hensikten med prosjektet. Derfor er "Hvordan hjelper dette prosjektet med å gjøre strategien din vellykket?" et mye bedre spørsmål. Du vil bli overrasket over hvor ofte slike spørsmål endrer selve oppdraget til slutt!

• En virkelig historie: Et meieriproduktselskap kontaktet et reklamebyrå for å komme opp med en ny reklamekampanje for å øke salget. Etter en serie dypere spørsmål fra byrået og flere debriefinger, endret hele tilnærmingen til forespørselen seg. Problemet var ikke manglende reklame, men rett og slett for store yoghurtbegre - det var rett og slett for mye mat for barna, så de spiste aldri opp all yoghurten, noe som deretter irriterte foreldrene fordi de måtte kaste restene. Det første som måtte gjøres var derfor å endre emballasjen på produktene fra den nåværende størrelsen til en mindre. Når klienten godtok denne endringen, var det på tide å lage en reklamekampanje som kommuniserte den mer praktiske størrelsen på produktet.

• Hvor mye penger har vi til prosjektet?
  
  Igjen, det handler ikke bare om beløpet i seg selv. Prøv å finne ut om det er noen ekstra ressurser (hvis du kommer opp med en spesiell løsning) eller om budsjettet er fastsatt. Vær ikke redd for å også snakke om emner som forfallsdato for fakturaer, betalingsmåte, andel av ekstra salg osv. Du vil sette pris på svarene når interessentene spør deg om Kostnadsoppdelingsstruktur og kontantstrøm for det nye prosjektet ditt.

• Når skal prosjektet leveres?
  
  Prøv å få klienten din til å være så presis som mulig. "I oktober" er ikke et svar. Siden det mest sannsynlig er flere prosjekter som kjører i selskapet ditt (og noen av teammedlemmene kan jobbe med flere av dem), må du justere timingen ikke bare etter klientens ønske, men også etter selskapets nåværende prosjektportefølje.

• Definer kommunikasjonsmåten
  
  Spar deg selv for mye stress, og på både din og klientens side, definer personene eller teamene som skal kommunisere sammen om fremdriften i prosjektet. På denne måten får du samlet og strukturert tilbakemelding i stedet for å motta tonnevis av kaotiske e-poster fra forskjellige personer. Bli enige om å bruke så få kommunikasjonskanaler som mulig. Når du velger prosjektstyringsprogramvare, sørg for at den også har en smidig app med smarte e-postvarsler.
  
  TIPS: For mange prosjekter (spesielt digitale og programvareutviklingsprosjekter) er det anbefalt å jobbe smidig. I så fall kan du dra nytte av enten Scrum eller Kanban-tavlen. Du kan også presentere det for klienten din og forklare prinsippet med sprinter.

Resultat? Etter denne pre-avsparkøkten er du klar til å definere din jerntriangel bestående av budsjettet, omfanget og tidsbegrensningene. Fantastisk, ikke sant?

"Start et nytt prosjekt to ganger: på prosjektleder-til-klient-nivå og deretter med teamet ditt."

Korleis starte prosjektet med teamet ditt

No når du veit svarene frå kunden din, kan du starte arbeidet med prosjektet. Ta det med ro, organiser deg sjølv, og få teamet ditt med på laget.

1. Bygg teamet ditt
   
   For å byggje eit drømmeteam for prosjektet ditt, må du først sjekke kapasiteten til ressursane dine. Få ein oversikt over oppgåver som er forseinka og problem med timetildeling. Ta omsyn til medlemmane i teamet sine feriar og faktiske arbeidsmengde. Om det er ein spesifikk rolle som må fyllast, nøl ikkje med å leige inn ein profesjonell frå utanfor selskapet.
   
   Resultat: Eit fullt dekkande team basert på tid + arbeidsmengde, registrert i prosjektleiingverktøyet ditt.
   
   
   
2. Sett opp kick-off-møtet
   
   Inviter alle som skal jobbe med prosjektet. Presenter fakta du har lært frå kunden din og gi teammedlemmane dine moglegheit til å stille spørsmål. Ver ikkje skuffa om du ikkje kan svare på alle spørsmåla til tross for førebuingane dine før kick-off. Tvert imot, ver glad for å lære om hola før du faller i den!
   
   TIPS: Avtengig av prosjektet og forholdet ditt til kunden, kan du også vurdere å invitere kunden til kick-off-møtet.
   
   Resultat: Oppsummering med kunden eller fortsett til arbeidsnedbrytingsstrukturen.
   
   
   
3. Få oversikt over alle ideane
   
   Viss du les bloggane våre regelmessig, har du nok merka at vi ofte rettar merksemda til lesarane våre mot tankekart. Bruk tankekartverktøyet for å dra nytte av å ha heile teamet samla i eitt rom - eller i eitt samtale. Skriv ned alt som er mogleg å levere i prosjektet. På denne måten skapar du ei liste over alle ideane, og seinare kan du prioritere dei og overføre nokre av dei til oppgåvene.
   
   Resultat: Ein visuell liste over alle moglege oppgåver, oppretta av alle teammedlemmane som jobbar med prosjektet.
   
   
   
4. Organiser oppgåvene i Gantt-diagrammet
   
   Når du veit kva oppgåver som må leverast, kan du organisere dei i tidsramma. Den enklaste måten å gjere dette på er å bruke dra og slipp Easy Gantt. Legg til milepælar, deloppgåver og relasjonar mellom oppgåvene. Når det er klart, kan du dele det med teamet ditt slik at alle medlemmane kan sjå korleis arbeidet deira avheng og er relatert til andre oppgåver.
   
   Resultat: Ein visuell organisering av oppgåver i tidsramma.

"Om du har ein gjentakande type prosjekt, spar tid ved å bruke ein prosjektskabelon."

Konklusjon

Starten på prosjektet avgjer heile framdrifta og den endelege leveringa. For å unngå dei vanlegaste feila i starten av eit nytt prosjekt, bruk eit sett med verktøy som hjelper deg med å få teamet ditt ombord på ein betre måte. Men framfor alt, ta deg tid med kunden og samle djup og detaljert informasjon om formålet med prosjektet og forventningane til det.