Cum Seyfor a trecut la o singură unealtă pentru HelpDesk și Managementul Proiectelor cu entuziasm.
Septembrie 2022
Zlín, Republica Cehă
Express Apps & Incadea & OneCore
(no translation needed as it contains company names)Cel mai rapid furnizor de soluții IT din Cehia, Seyfor (anterior Solitea), a început să utilizeze Easy Redmine în diviziile lor Incadea și One Core, precum și pentru Money ERP. Principalul provocare pentru aceste companii cu peste 260 de mii de clienți în întreaga lume a fost să integreze sistemele de management de proiecte și Help Desk într-un singur sistem în 8 luni și să economisească bani pentru licențe. În cele din urmă, întreaga companie, inclusiv CEO-ul, a fost activ implicată în implementare, ceea ce a dus la adoptarea entuziastă a instrumentului și la personalizarea adevărată.
Înainte de a trece la Easy Redmine
Pentru managementul proiectelor și help desk-ul lor, diviziile Seyfor au folosit o combinație de multe instrumente diferite (cum ar fi Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI și sistemul Help Desk OTRS). Munca de zi cu zi pentru angajați era prea aglomerată. Seyfor avea nevoie de un singur sistem care să combine toate caracteristicile moderne de management al proiectelor și suport.
Misiunea noastră și provocările
Așteptările de îndeplinit:
- Un singur software pentru toate activitățile (managementul proiectelor, Help Desk, finanțe,...)
- Conectarea sarcinilor și planificarea (estimarea)
- Conectarea DevOps și sarcinilor de dezvoltare
- Urmărirea sarcinilor
- Raportare
Așteptările de afaceri de îndeplinit:
- Economisirea costurilor de utilizare a mai multor licențe software
- Claritate pentru angajați, toate procesele și instrumentele într-un singur sistem
- Migrarea a 80 de clienți din vechiul helpdesk
- Migrarea proiectului mare de leasing de afaceri de la sistemul anterior la Easy Redmine
Cerințe:
- Raportare avansată
- Instrumente de planificare
- Integrare DevOps
- Help Desk
Să implementăm!
Entuziasmul este cheia
Seyfor este o companie IT, furnizor de sisteme de contabilitate, astfel încât au folosit entuziasmul și abilitățile lor pentru a configura Easy Redmine pentru a se potrivi nevoilor lor. Momentul cheie a fost că am găsit "ambasadorul" intern al Easy Redmine - șeful de suport, CEO sau managerii de proiect și a fost el care a creat designul personalizat. Împreună cu ajutorul nostru, au creat un software perfect adaptat.
Lukáš Mezírka
Am întâmpinat o provocare interesantă sub forma implementării Easy Redmine, datorită căreia am dorit să combinăm toate activitățile noastre într-un singur sistem. Am reușit să facem asta! În numele întregii noastre echipe de implementare, aș dori să îi mulțumesc domnului Petr Vávra, care a fost foarte util și a facilitat trecerea de la sistemele originale la Easy Redmine. Apreciez foarte mult receptivitatea sa și capacitatea de a sugera diferite modalități de abordare a proceselor noastre. Sper că noi și sugestiile noastre am fost o sursă de inspirație pentru îmbunătățirea Easy Redmine. Cred că pe parcursul implementării am stabilit o valoare foarte importantă, parteneriatul pentru noi, pe baza căruia așteptăm cu nerăbdare o colaborare ulterioară cu Easy Software.
Setări
Seyfor a decis să ajusteze totul: design personalizat, autentificare SSO (unul dintre primii clienți care l-au folosit) cu integrare Microsoft Azure și multe panouri de control pentru urmărirea profitabilității și monitorizarea costurilor pentru HelpDesk, implementare sau rata de succes a estimărilor de ore de proiect.
Unele configurații, cum ar fi designul personalizat, au fost pregătite de CEO-ul activ care a apreciat întregul proces. Nu este o situație standard, dar arată că atunci când o companie se implică în implementarea și adaptarea unei unelte, toată lumea din companie poate fi implicată.
Cea mai importantă caracteristică a fost HelpDesk-ul, unde au fost stabilite metrici individuale SLA pentru fiecare client - propriul lor portal pentru solicitările clienților (în loc de e-mailuri). Înainte, clientul folosea o altă unealtă, dar a trebuit să treacă la o singură unelte. Am stabilit SLA individual pentru fiecare client în funcție de prioritățile biletelor.
Munca lor de zi cu zi este, de asemenea, să compare estimarea și realitatea, precum și în alte companii IT care lucrează în SCRUM. Profitabilitatea este cheia. Au multe panouri de control care afișează rapoarte financiare ale lucrărilor și implementării suportului pentru fiecare client.
Formare
Cei mai importanți stakeholderi (cum ar fi CEO-ul și managerul de suport pentru clienți) au fost implicați în procesul de implementare, s-au implicat cu adevărat în pregătirea și implementarea și au entuziasmat restul companiei.
Chiar și în situația în care suportul pentru clienți a folosit sistemul anterior de Help Desk care li se potrivea și a fost necesar să li se arate suficient avantajele unificării uneltelor.
Și rezultatele?
Implementarea Easy Redmine a adus:
- Possibilitatea de a configura rapoarte pentru a se adapta nevoilor de management
- Căutare ușoară și rapidă în unelte
- Panouri de control (inclusiv grafice) pentru clienții lor
- Raportare unificată a timpului într-un singur sistem
Funcțiile cele mai utilizate
Buget pentru un singur proiect
Metrici SLA HelpDesk
WBS pentru proiecte
Rapoarte configurate
Cine este Seyfor
Cel mai rapid furnizor de soluții IT din Europa, Seyfor (Solitea), din Cehia, aduce împreună soluții ERP, proiecte de infrastructură IT și sisteme personalizate, împreună cu 34 de programe și aplicații. În această companie-mamă, există multe companii și 1600 de angajați care împărtășesc experiența, cunoștințele și cultura pentru mai mult de 260 de mii de clienți din întreaga lume.
Seyfor include unități de afaceri precum Express Apps (o aplicație pentru companii de împrumuturi bazată pe Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (un sistem foarte flexibil și ușor de personalizat, conceput special pentru nevoile dealerilor de vehicule) sau OneCore (soluție specializată pentru software-ul de gestionare a închirierilor pentru companiile mari de servicii financiare).
