Kuinka Seyfor siirtyi yhteen työkaluun HelpDeskille ja projektinhallinnalle innostuneena
Syyskuu 2022
Zlín, Tšekin tasavalta
Express Apps & Incadea & OneCore
Tšekin nopeimmin kasvava IT-ratkaisujen tarjoaja Euroopassa Seyfor (aiemmin Solitea) aloitti Easy Redminen käytön tytäryhtiöissään Incadeassa ja One Corella sekä myös Money ERP:ssä. Näiden yritysten, joilla on yli 260 tuhatta asiakasta maailmanlaajuisesti, päähaaste oli saada projektinhallinta- ja Help Desk -järjestelmät yhdistettyä yhdeksi järjestelmäksi 8 kuukaudessa ja säästää lisenssimaksuissa. Lopulta koko yritys, mukaan lukien toimitusjohtaja, osallistui aktiivisesti toteutukseen, mikä johti innostuneeseen työkalun käyttöönottoon ja todelliseen räätälöintiin.
Ennen siirtymistä Easy Redmineen
Seyforin osastot ovat käyttäneet useita erilaisia työkaluja (kuten Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI ja Help Desk -järjestelmä OTRS) projektinhallintaan ja asiakaspalveluun. Työntekijöiden jokapäiväinen työ oli liian sekavaa. Seyfor tarvitsi yhden järjestelmän, joka yhdistää kaikki modernit projektinhallinnan ja tukitoiminnot.
Tehtävämme ja haasteet
Tavoitteet:
- Yksi ohjelmisto kaikkiin toimintoihin (projektinhallinta, Help Desk, talous,...)
- Tehtävien ja suunnittelun yhdistäminen (arviointi)
- DevOpsin ja kehitystehtävien yhdistäminen
- Tehtävien seuranta
- Raportointi
Liiketoiminnan tavoitteet:
- Säästää kustannuksia käyttämällä vähemmän ohjelmistolisensointeja
- Selkeys työntekijöille, kaikki prosessit ja työkalut yhdessä järjestelmässä
- 80 asiakkaan siirtäminen vanhasta helpdeskistä
- Siirtää suuri Business Lease -projekti aiemmasta järjestelmästä Easy Redmineen
Vaatimukset:
- Edistynyt raportointi
- Suunnittelutyökalut
- DevOps-integraatio
- Help Desk
Aloitetaan toteutus!
Innostus on avain
Seyfor on IT-yritys, kirjanpitojärjestelmien toimittaja, joten he käyttivät innostustaan ja taitojaan Easy Redminen mukauttamiseen tarpeidensa mukaisesti. Ratkaiseva hetki oli, kun löysimme Easy Redminen "sisäisen lähettilään" - tukipäällikön, toimitusjohtajan tai projektijohtajan - ja juuri hän loi räätälöidyn suunnittelun. Lopputuloksena he loivat yhdessä avullamme täydellisesti räätälöidyn ohjelmiston.
Lukáš Mezírka
Kohtasimme mielenkiintoisen haasteen Easy Redmine -toteutuksen muodossa, jonka avulla halusimme yhdistää kaikki toimintamme yhteen järjestelmään. Teimme sen kaiken! Koko toteutustiimimme puolesta haluan kiittää herra Petr Vávraa, joka oli erittäin avulias ja helpotti siirtymistä alkuperäisistä järjestelmistä Easy Redmineen. Arvostan todella hänen reagointikykyään ja kykyään ehdottaa erilaisia tapoja käsitellä prosessejamme. Toivon, että me ja ehdotuksemme ovat olleet inspiraation lähde Easy Redminen parantamiseksi. Mielestäni olemme toteutuksen aikana luoneet erittäin tärkeän arvon, kumppanuuden meille, jonka pohjalta odotamme innolla jatkoyhteistyötä Easy Softwaren kanssa.
Asetukset
Seyfor päätti hienosäätää kaiken: mukautettu suunnittelu, SSO-kirjautuminen (yksi ensimmäisistä asiakkaista, joka käyttää sitä) Microsoft Azure-integraation avulla sekä useita kojetauluja kannattavuuden seurantaan ja tukikustannusten seurantaan HelpDeskille, toteutukselle tai projektin tuntiarvioiden onnistumisasteelle.
Jotkut määritykset, kuten mukautettu suunnittelu, valmisteltiin aktiivisen toimitusjohtajan toimesta, joka nautti koko prosessista. Se ei ole tavallinen tilanne, mutta se osoittaa, että kun yritys sukeltaa työkalun toteutukseen ja sopeuttamiseen, kaikki yrityksessä voivat osallistua.
Tärkein ominaisuus oli HelpDesk, jossa jokaiselle asiakkaalle oli asetettu yksilölliset SLA-mittarit - heidän oma portaali asiakkaiden pyyntöjä varten (sähköpostien sijaan). Aiemmin asiakkaalla oli toinen työkalu, mutta heidän piti siirtyä yhteen työkaluun. Asetimme SLA:n yksilöllisesti jokaiselle asiakkaalle lippujen prioriteettien mukaan.
Heidän jokapäiväinen työnsä on myös vertailla arviointia ja todellisuutta, kuten muissakin SCRUM-menetelmää käyttävissä IT-yrityksissä. Kannattavuus on avainasemassa. Heillä on useita kojetauluja, jotka näyttävät talousraportteja töistä ja tukitoiminnan toteutuksesta kullekin asiakkaalle.
Koulutus
Keskeiset sidosryhmät (kuten toimitusjohtaja ja asiakastuen johtaja) olivat mukana toteutusprosessissa, he todella syventyivät valmisteluun ja toteutukseen ja saivat lopun yrityksen innostumaan.
Jopa tilanteessa, jossa asiakastuki käytti aiempaa Help Desk -järjestelmää, joka sopi heille, oli tarpeen osoittaa heille riittävästi yhdistämisen edut työkalujen osalta.
Ja tulokset?
Easy Redminen toteutus toi mukanaan:
- Mahdollisuuden mukauttaa raportteja johdon tarpeisiin
- Helpon ja nopean haun työkalussa
- Kojetauluja (sisältäen kaavioita) heidän asiakkailleen
- Yhdenmukaisen ajanraportoinnin yhdessä järjestelmässä
Eniten käytetyt toiminnot
Yksittäisen projektin budjetti
HelpDesk SLA-mittarit
WBS projekteille
Määritellyt raportit
Kuka on Seyfor
Tšekin nopeimmin kasvava IT-ratkaisujen tarjoaja Euroopassa, Seyfor (Solitea), tarjoaa ERP-ratkaisuja, IT-infrastruktuurihankkeita ja räätälöityjä järjestelmiä yhdessä 34 ohjelman ja sovelluksen kanssa. Tässä konsernissa on useita yrityksiä ja 1600 työntekijää, jotka jakavat kokemusta, tietoa ja kulttuuria yli 260 tuhannelle asiakkaalle ympäri maailmaa.
Seyforin liiketoimintayksiköihin kuuluvat Express Apps (sovellus lainayrityksille, joka perustuu Microsoft Dynamic 365 Business Centraliin), Incadea (erittäin joustava ja helposti mukautettava järjestelmä, joka on suunniteltu erityisesti autokauppiaiden tarpeisiin) ja OneCore (erikoistunut ratkaisu suurille rahoituspalveluyrityksille tarkoitetulle vuokraushallinnan ohjelmistolle).
