Ești pregătit pentru aceste 7 tendințe de management de proiect din 2023?

1. Gestionarea echipelor complet remote

Lucrul de la distanță nu este o tendință nouă, dar cu siguranță va rămâne cu noi până în anul 2023 - chiar și echipele mari trec recent la 100% remote. Pentru management, acest lucru înseamnă planificare suplimentară și asigurarea faptului că toată lumea este sincronizată.

Cum să te pregătești:

• Utilizați instrumente create pentru a menține echipele sincronizate. Instrumente precum Easy Redmine - o soluție de top pentru PM remote.
• Ascultați nevoile echipei dvs. Întrebați indivizii cum preferă să lucreze, ce funcționează pentru ei și ce nu.
• Încrederea în echipele dvs. îi va motiva. Nu fiți un micromanager.

Doriți să aflați mai multe despre cum să mențineți productivitatea pentru lucrătorii remote? Citiți mai multe aici.

Doriți să aflați mai multe despre cum să vă gestionați echipa remote? Citiți mai multe aici.

2. Abordare hibridă în managementul de proiect

Am dori să existe o abordare de management de proiect care să funcționeze pentru toate proiectele și echipele, dar acest lucru nu este cazul. În prezent, managerii de proiect trebuie să fie flexibili și capabili să aleagă cea mai bună metodologie. Pentru a selecta cea potrivită, vor trebui să ia în considerare cantitatea de muncă, caracteristicile și resursele, având în minte că nu este nevoie să se limiteze la o singură metodă de management de proiect. Dar atâta timp cât abordarea funcționează și vă oferă rezultatele dorite, nu contează pe care o alegeți.

Cum să te pregătești:

• Fii analitic. Sunteți sigur că metodologia de management de proiect utilizată se potrivește cu adevărat proiectului dvs.?
• Aflați despre nevoile tuturor membrilor echipei și adaptați-vă abordarea agilă în consecință.
• Fii flexibil și îndrăzneț. Ajustați abordarea agilă pentru a se potrivi nevoilor tuturor membrilor echipei.
• Obțineți sfaturi. Dacă simțiți că aveți nevoie de ajutor, nu fiți timizi și găsiți un mentor experimentat care vă va ajuta cu adaptarea.
• Transmiteți cunoștințele dvs. agile altor echipe, cum ar fi echipele Ops și altele, care pot învăța și beneficia de acestea.
• Gândiți întotdeauna la livrarea de succes. Acesta este obiectivul principal, nu contează dacă ajungeți acolo folosind agil, non-agil sau o combinație a ambelor.

"În Easy Software, combinăm metodele, de exemplu, în dezvoltarea site-ului nostru. Deoarece lucrăm cu o agenție de software externă care lucrează agil și are caracteristicile unei echipe Scrum, dar este, de asemenea, limitată de un buget lunar și un contract SLA, am găsit o modalitate de a lucra cu repere și un program, dar răspundem în continuare într-un mod agil. Stabilim o listă de solicitări în fiecare lună care au o estimare a orelor de lucru, iar apoi la revizuirea săptămânală, ajustăm planul și prioritățile în funcție de livrabile. Deci, în cele din urmă, livrăm cele mai valoroase îmbunătățiri pentru acea lună, respectând în același timp resursele."

Jan Pavera, Proprietar de produs, Easy Software

3. Soluții avansate de management de proiect

Pentru a obține un proiect performant, aveți nevoie de instrumente eficiente de management de proiect. Instrumentele avansate vă vor ajuta să planificați, programați, comunicați și, cel mai important, să livrați cu succes. Cum vor afecta exact instrumentele avansate fazele proiectului dvs.?

Planificarea proiectului - Folosește date din proiectele anterioare pentru a îmbunătăți planificarea.

Programarea și urmărirea timpului - Urmărește timpul petrecut pe sarcini și gestionează întâlnirile programate, termenele limită, reperele și multe altele.

Urmărirea progresului - Urmărește progresul proiectelor și vă ajută să vedeți dacă aveți nevoie de mai multe resurse.

Comunicare și colaborare - Acest lucru vă permite să schimbați informații cruciale cu echipele, clienții și părțile interesate.

Bugete și termene limită - Facilitează livrarea în cadrul bugetului necesar.

Cum să vă pregătiți:

• Obțineți o singură unealtă care vă aduce tot ce aveți nevoie pentru managementul proiectului dvs. - de la planificarea eficientă a proiectului, programarea și urmărirea timpului la colaborarea lină și urmărirea progresului. Easy Redmine le oferă pe toate.
• Învățați cât mai mult posibil despre instrumentul dvs. pentru a-l utiliza la capacitatea maximă. Cu Easy Redmine, puteți învăța tot ce trebuie să știți prin intermediul Centrului de formare.

4. Optimizare și productivitate

A venit timpul pentru echipe mai mici și eficiente. Echipele care aveau 20 de persoane vor fi acum doar echipe de 8. Și astfel, managerii de proiect trebuie să învețe să trecă de la coordonarea grupurilor mari la gestionarea echipelor mai mici și să-și folosească timpul eficient. Dar nu vă faceți griji! Nu ar trebui să însemne că toată lumea va lucra mai mult, este vorba despre a face cel mai mult din fiecare pas în timp ce utilizați instrumente care vă ajută să faceți acest lucru.

Cum să vă pregătiți:

• Scăpați de distragerile echipei. Întrebați-vă, sunt cu adevărat necesare toate întâlnirile programate? Dacă da, gândiți-vă să le faceți mai scurte și mai eficiente astfel încât echipele să se poată concentra asupra sarcinilor lor.
• Gândiți-vă la dinamica echipei. Cât de bine lucrează membrii echipei dvs. împreună? Încercați să obțineți o echipă mică și performantă.
• Lucrați cu instrumente inteligente de management de proiect care vă vor ajuta să fiți mai eficient.

"La Easy Software, pentru a îmbunătăți eficacitatea întâlnirilor regulate, organizăm ateliere în care întreaga echipă clarifică scopul întâlnirii, ce vor să ia de acolo și cum să ajungă acolo. De exemplu, am redus revizuirea sprintului de la peste 45 de minute la 30 de minute, deoarece am realizat colectiv că ne adunam doar feedback aici și că acesta nu era un spațiu în care căutam soluții. Recomand să faceți această revizuire a întâlnirilor în mod regulat în fiecare companie, pentru a identifica, de exemplu, care întâlniri nu mai livrează valoare și doar iau timp sau pentru a face ca fiecare membru al echipei să fie conștient de motivul pentru care își petrece timpul undeva."

Anita Bubeníčková, Maestru Agile, Easy Software

5. Inteligența Artificială și Automatizarea

Procesele din multe industrii diferite sunt deja automate - acum, IA va ajuta treptat și sigur și managerii de proiect. Scopul este de a utiliza aceste tehnologii pentru a economisi timp, a fi mai eficient și a lua decizii mai bune. Cu ce ne va ajuta IA și automatizarea?

Automatizarea sarcinilor - Anumite sarcini, cum ar fi introducerea și analiza datelor, vor fi realizate de IA pentru a vă economisi timp.

Alocarea resurselor - IA poate optimiza alocarea resurselor pentru a vă ajuta să finalizați proiectele în mod eficient și la timp.

Analiza predictivă - IA va analiza datele și va prezice riscurile și provocările proiectelor.

Sprijin în luarea deciziilor - Prin analizarea datelor și oferirea de recomandări, IA poate ajuta managerii de proiect să ia decizii.

Cum să vă pregătiți:

• Dați o șansă tehnologiei și nu vă fie frică să experimentați cu ea.
• Investiți în dezvoltarea abilităților pe care IA le lipsește, cum ar fi leadership-ul, inteligența emoțională, comunicarea personală (rezolvarea conflictelor, construirea consensului și persuasiunea) și rezolvarea creativă a problemelor.
• Învățați să utilizați automatizarea programării sau a vizualizării datelor pentru a efectua sarcini complicate.

6. Schimbări în biroul de management al proiectelor

Pe măsură ce instrumentele devin mai inteligente și automatizarea își face treaba, biroul de management al proiectelor ar putea suferi unele schimbări. Multe organizații adoptă acum metode agile și PMO trebuie să le susțină și să le faciliteze. Unele dintre predicții menționează că PMO se va îndepărta de la definirea echipelor și resurselor și va trebui să se concentreze mai mult pe planificarea strategică.

Se pare că va trebui să se concentreze mai mult pe întrebările "cum", cum ar fi: cum să optimizeze procesele, cum să lanseze un nou proiect la timp etc.

Cum să vă pregătiți:

• Întrebați-vă cum puteți optimiza procesele echipei dvs. Aflați despre zonele slabe ale organizației dvs. și lucrați pentru a le îmbunătăți.
• De ce să nu fiți un pas înainte și să începeți să operați strategic în cadrul PMO deja?

"Datorită urmăririi transparente a proiectelor, structurii și proceselor stabilite și raportării unificate direct în Easy Project, nu pierdem timp în întâlnirile din biroul de proiect cu actualizări de stare inutile și lungi și putem petrece timpul economisit în principal pe proiecte care nu se desfășoară conform planului. Le putem privi strategic și le putem optimiza progresul astfel încât să le putem gestiona cu succes. Și în cazul proiectelor care se desfășoară conform planului, sărbătorim chiar mai mult finalizarea lor."

Jan Řeřicha, Șeful PMO, Easy Software

7. Accent pe abilitățile soft și EQ

Pe măsură ce IA și automatizarea se ocupă acum de partea "tehnică", managerii de proiect cu inteligență emoțională vor fi mai valorizați ca niciodată. Rezolvarea conflictelor, influențarea membrilor echipei, comunicarea eficientă, leadership-ul și procesele de coordonare cu stakeholderii - există multe lucruri pe care IA nu le poate face și acestea vor fi foarte importante în anii următori. De aceea, este important să lucrați și să dezvoltați abilitățile dvs. soft.

Cum să vă pregătiți:

• Faceți întotdeauna timp pentru a investi în relații. Lăsați echipa să știe că apreciați munca lor și opiniile lor.
• Fii observator, ascultă-i pe ceilalți și dacă vezi că există un conflict, discută despre el în loc să-l ignori.
• Lucrați la abilitățile dvs. de comunicare și empatie.

Concluzie

Cum puteți vedea, tehnologiile aduc multe schimbări în managementul proiectelor. Abordările tradiționale nu mai sunt cele mai eficiente și automatizarea devine o parte zilnică a zilelor noastre de lucru. Dacă ne străduim să atingem succesul, trebuie să ne adaptăm în primul rând - citind acest lucru, sunteți deja pe un drum bun!