Πώς το Growth Made Easy Software δημιουργεί ένα εργαλείο διαχείρισης πόρων σε επίπεδο Agile

Γιατί χρειαζόμασταν ένα εργαλείο;

Πριν από την Agile Διαχείριση Πόρων, δεν χρησιμοποιούσαμε κανένα εργαλείο για τη διαχείριση πόρων. Γιατί; Για εμάς, το παραδοσιακό σύστημα Διαχείρισης Πόρων ήταν πολύ λεπτομερές καθώς λειτουργεί με ώρες ως μονάδα μέτρησης και προορίζεται για τη λεπτομερή διαχείριση των ανθρώπινων πόρων.

Για τον λόγο αυτό, στην εταιρεία μας, κάθε ομάδα διαχειριζόταν το φορτίο εργασίας της ατομικά. Αυτό λειτουργούσε όταν ήμασταν 50 ή 60 άτομα, αλλά μετά άρχισε να αυξάνεται ο αριθμός των μελών των ομάδων, ο αριθμός των εξωτερικών μελών αυξανόταν κάθε μέρα και συνειδητοποιήσαμε ότι χρειαζόμασταν απεγνωσμένα ένα εργαλείο. Ήταν ο CEO μας, ο Filip Morávek, που αναγνώρισε αυτήν την εσωτερική ανάγκη και προέβη στην ιδέα ενός εργαλείου Agile Διαχείρισης Πόρων.

Οι προσδοκίες ήταν υψηλές

Μέσω της ανάπτυξης του εργαλείου Agile Διαχείρισης Πόρων, ο Filip, ο CEO μας, βρισκόταν στο ρόλο του Πελάτη, συνεργαζόμενος στενά με την ομάδα ανάπτυξης και τον Product Owner μας, τον Jan Pavera. Ήμασταν ακριβώς σε θέση να καθορίσουμε τι θέλαμε για αυτό το εργαλείο:

• Διαχείριση Πόρων σε παγκόσμιο επίπεδο
• Ένας σαφής επισκόπηση της κατανομής πόρων σε έργα
• Ένας μόνο πίνακας για όλα τα έργα που σχετίζονται με την ανάπτυξη προϊόντων και την κυκλοφορία προϊόντων
• Να χρησιμοποιείται κυρίως από PMs και ηγέτες ομάδων που αναθέτουν συγκεκριμένες εργασίες σε μέλη της ομάδας
• Προβολή μέλους της ομάδας
• Προσφορά Χάρτη Οδού και Σχεδιασμού Πορτοφολίου για PMs, PPMs και PMO
• Να είναι δυνατή η παράλληλη εργασία σε διάφορα έργα (σε σύγκριση με τη ΔΠ όπου μπορείτε να δείτε μόνο ποιες εργασίες εκτελούνται)

Έτοιμοι να ανταποκριθούμε στις απαιτήσεις

Για να δημιουργήσουμε ένα επιτυχημένο εργαλείο όχι μόνο για τις εσωτερικές ομάδες της Easy Software, αλλά και για οποιαδήποτε άλλη εταιρεία, χρειαζόμασταν να ανταποκριθούμε σε κρίσιμες απαιτήσεις:

• Εύκολο και οπτικό
• Χωρίς εμπόδια ή απαιτούμενες άδειες
• Επικέντρωση στο πεδίο εφαρμογής και το χρόνο - έχετε καθορίσει το χρόνο και το πεδίο εφαρμογής και πρέπει να κάνετε το καλύτερο που μπορείτε εντός του χρονικού πλαισίου
• Δυνατότητα προσθήκης ατόμων σε ένα έργο με βάση τις δεξιότητες
• Δυνατότητα προσθήκης ατό

  2. Ρυθμίσεις

  Στο πρώτο βήμα, καθορίστηκε μια λεπτομερής δομή των έργων μαζί με όλους τους τύπους φίλτρων, προβολών και μετρήσεων. Ήταν επίσης κρίσιμο για εμάς να καθορίσουμε διάφορους τύπους ομάδων, το οποίο γίνεται μέσω της Διαχείρισης > Κατηγορίες.

  Ένα από τα αιτήματά μας ήταν να δημιουργήσουμε ομάδες βάσει των δεξιοτήτων και της αριθμητικής θέσης των μελών της ομάδας. Έτσι, πρώτα καθορίσαμε τις δεξιότητες στην Διαχείριση > Κατηγορίες, όπου καθορίσαμε επίσης επίπεδα αριθμητικής θέσης, που εμφανίζονται και ως δεξιότητες στο προφίλ του χρήστη. Χάρη σε αυτό, μπορούσαμε να δημιουργήσουμε γρήγορα ομάδες με ανθρώπους με διάφορες δεξιότητες και επίπεδα αριθμητικής θέσης.

  Αυτό έγινε πρώτα για την scrum ομάδα μας, την "Πράσινη ομάδα". Αφού ήμασταν ικανοποιημένοι με την εφαρμογή, τις ρυθμίσεις και τη λειτουργικότητα, το εισαγάγαμε και σε άλλες scrum ομάδες. Αυτήν τη στιγμή, τέσσερις scrum ομάδες, καθώς και ο Product Owner και ο PMO μας, χρησιμοποιούν το Agile Resource Management ενεργά καθημερινά. Η ομάδα μάρκετινγκ μας εντάχθηκε επίσης και χρησιμοποιεί αποτελεσματικά το εργαλείο μας για τον προγραμματισμό έργων.

  Και τα αποτελέσματα;

  Η εφαρμογή του Agile Resource Management μας έφερε:

  • Παγκόσμια επισκόπηση της κατανομής πόρων
  • Καθαρή επισ