Mikä on paras tapa hallita ketteriä projekteja

Mikä on ketterä projektinhallinta ja miten se sai alkunsa?

Ketterän menetelmän käsite keksittiin ensimmäisen kerran vuonna 2001 ja se ilmeni alun perin ohjelmistokehityksessä. Kuitenkin ajattelutapa levisi nopeasti ja sen soveltuvuus laajeni useille eri aloille, kun ketterän menetelmän käyttöaste jatkoi kasvuaan johtavilla aloilla.

Perehtyessämme siihen, mitä ketterä tarkoittaa, on tärkeää ymmärtää, että ketterä ei ole pelkästään menetelmä, vaan se on ajattelutapa, joka voi muuttaa projektien hallintaa ja käsitystä niistä. Ketterä menetelmä vaatii tehokkaampaa ja tehokkaampaa työskentelyä ja mahdollistaa prosessien ja lopputuloksen arvioinnin ja uudelleenarvioinnin.

Käyttämällä palautetta kaikilta sidosryhmiltä, ketterä menetelmä edistää jatkuvaa optimointia ja sopeutumista tuotteen/palvelun tavoitteen mukaisesti. Samoin ketterä projektinhallinta keskittyy hyvin perusteltuihin päätöksiin, jotka perustuvat projektin kaikkien sidosryhmien yhteistyöhön.

Ketterän menetelmän keskeiset arvot

Ketterä menetelmä korostaa jatkuvaa palautteeseen perustuvaa parantamista arvon tuottamiseksi ja se perustuu neljään keskeiseen arvoon:

• Yksilöt ja vuorovaikutus prosessien ja työkalujen sijaan.
• Toimiva ohjelmisto kattavan dokumentaation sijaan.
• Asiakasyhteistyö sopimusneuvottelujen sijaan.
• Muutoksiin reagointi suunnitelman seuraamisen sijaan.

Ketterän menetelmän hyödyt projektinhallinnassa

Ketterä projektinhallinta on osoittautunut erittäin tehokkaaksi ja se on merkittävästi lisännyt projektien onnistumisprosenttia. Projektinhallintainstituutti julkaisi raportin vuonna 2015, jossa todetaan, että "erittäin ketterillä organisaatioilla on merkittävästi paremmat projektin tulokset verrattuna vähemmän ketteriin organisaatioihin".

Heidän lukujensa mukaan ketterä projektinhallinta voi lisätä projektien liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamisen prosenttiosuutta 19%:lla, aikataulussa valmistuneiden projektien määrää ylivoimaisesti 25%:lla ja budjetissa valmistuneiden projektien määrää 22%:lla.

Ketterä projektinhallinta johtaa lopulta suurempaan joustavuuteen prosesseissa, parempaan resurssien käyttöön, parannettuun yhteistyöhön ja palautemekanismeihin sekä yleiseen parempaan sopeutumiskykyyn missä tahansa projektissa.

Ketterän projektinhallinnan toteuttamisen vaiheet

Ketterän menetelmän onnistuneeseen toteuttamiseen tarvitaan useita vaiheita.

1. Aloita selkeiden tavoitteiden ja tavoitteiden asettamisesta, joihin projekti pyrkii saavuttamaan. Jokaisen projektin sidosryhmän on oltava selvillä suunnasta, jotta he voivat parantaa tuottavuuttaan. Lisäksi on suositeltavaa ottaa huomioon kaikkien projektin keskeisten sidosryhmien näkemykset ennen tavoitteiden muotoilua ja viestintää.
2. Toiseksi sinun tulisi aloittaa työskentely aikataululla, joka alkaa ensimmäisestä tehtävästä backlogissa ja päättyy odotettuun onnistuneeseen projektin valmistumiseen. Koska joustavuus on pääasiallinen inspiraatio, aikataulun tulisi olla enemmän tavoitteisiin perustuva. Tällainen aikataulu auttaisi mittaamaan edistymistä ja tekemään tarvittavia muutoksia.
3. Seuraavaksi sinun tulisi jakaa projekti osiin ja tehtäviin määrittelemällä sprintit. Tämä vaihe on linjassa ketterän projektinhallinnan ydintarkoituksen kanssa, eli inkrementaalinen ja jatkuva parantaminen samalla kun käsitellään poikkeamia matkan varrella.
4. Sprintin retrospektiivi on toinen tärkeä elementti, joka on ketterän projektinhallinnan perustana eikä sitä saa unohtaa. Jokaisen sprintin lopussa on tunnistettava mahdolliset parannusmahdollisuudet, jotta prosessit saadaan hiottua jokaisen sprintin valmistuttua.
5. Kun projekti lähestyy loppuaan, on tärkeää varmistaa, että jatkuvat parannukset matkan varrella on otettu käyttöön ja kaikki projektin sidosryhmät ovat tietoisia projektin toiminnasta ja edistymisestä.

Ketterän toteutuksen kehykset

Ketterän menetelmän tehokas toteuttaminen edellyttää kehysten, kuten Scrum, Kanban, Lean (LN) ja Extreme Programming (XP), käyttöä.

Scrum

Scrum on yleisin käytetty ketterä kehys työskentelyn toteuttamiseen, toimittamiseen ja ylläpitämiseen projekteissa. Scrum viittaa iteratiivisten ja inkrementaalisten käytäntöjen käyttöön ja keskittyy käyttämään lyhyitä iteraatioita, joita kutsutaan sprinteiksi, käsittelemään tietty määrä työtä tai tiettyä osaa projektista kerrallaan. Lyhyiden kokousten, roolien määrittämisen ja työkalujen käytön integroidun rakenteen avulla scrum johtaa tehokkaampaan ja tehokkaampaan projektinhallintaan.

Tämä kehys sopii erityisen hyvin monimutkaisiin projekteihin, jotka ovat tuloksiin keskittyviä ja haluavat palvella kaikkia projektin sidosryhmiä. Rakenne sisältää yleensä Scrum Masterin, joka vastaa tehokkaista sprinteistä, jotka käsittelevät asialistalla olevaa ongelmaa ja saa päivityksiä edistymisestä.

Tuotteen omistaja asettaa suunnan sprintille määrittelemällä tavoitteet ja ylläpitämällä 'tuotejonon', joka määrittelee mitä pitää saavuttaa ja toimittaa. Tiimin jäsenet vastaavat 'tuotejonosta' valitsemalla kohteita ja työn suorittamisesta, joka on tarkoitus saada valmiiksi yhdessä sprintissä.

Sitten palautetta ja arvioita kerätään jokaisen sprintin lopussa projektin sidosryhmiltä ja parannukset otetaan huomioon tulevia sprinttejä varten. Tämä jatkuu, kunnes 'tuotejonon' viimeinen kohde on valmis.

 

Kanban

Kanban on toinen johtavista kehyksistä, joita käytetään ketterän metodologian toteuttamiseen työnkulun visualisoinnin kautta. Koko kehys perustuu Kanban-tauluun, joka mahdollistaa projektin tehtävien ja edistyksen digitaalisen visualisoinnin. Yksinkertaisin ja yleisimmin käytetty Kanban-taulu visualisoi työnkulun kolmessa vaiheessa: Tekemättä, Työn alla ja Valmis. Tarvittaessa voidaan käyttää myös monimutkaisempaa Kanban-taulua.

Jokainen tehtävä edustetaan yhdellä Kanban-kortilla, joka siirretään Kanban-taulun kolmen vaiheen läpi. Tämä kehys perustuu myös päivitetyn 'backlogin' olemassaoloon ja tehokkaiden työn etenemissääntöjen olemassaoloon, jotka määrittelevät miten työtä käsitellään, auttaakseen tiimiä toimittamaan.

Päätelmä

Ketterä projektinhallinta on varmasti hyödyllinen lähestymistapa projektien onnistumisasteen parantamiseen. Vaikka tämän lähestymistavan hyödyt ovat usein nähtävissä koko projektin keston ajan ja sen valmistuttua, on tärkeää ymmärtää, että se ei tuo muutoksia yön yli, vaan se on jatkuvaan parantamiseen keskittyvä ajattelutapa, mikä tekee siitä jatkuvan prosessin.