Kuinka toteuttaa tietopohja 2.0 Harmonyssa: Tarina Easy Softwaresta

Mikä on Knowledge Base 2.0

Se on täydellinen tapa päästä käsiksi yrityksen tietoon, joka on integroitu Easy Redmineen ja tarjoaa tehokkaan työkalupakin dokumentaation, ohjeiden, prosessien, laadunhallinnan ja muiden tarpeiden järjestämiseen ja skaalaamiseen tiedon ylläpitämiseksi organisaatiossa.

Lue lisää

Miten loimme sen

• Mikä oli haaste: Easy Softwarella jaettavan sisäisen tiedon määrä muuttui liian monimutkaiseksi aiemmalle ratkaisulle. Pelkkä artikkelien joukko kategorioissa ei enää riittänyt.
• Mitä tarvitsimme: Etsimme erikoistunutta sovellusta, joka olisi mahdollisimman tiiviisti sidoksissa Easy Redmineen. Sen täytyi ehdottomasti olla avoimen lähdekoodin, koska tuemme sitä ja Easy Redmine itsessään on avoimen lähdekoodin ohjelmisto.
• Minkä ratkaisun valitsimme: BlueSpice sopii määritelmään täydellisesti. Se on avoimen lähdekoodin ratkaisu, erikoistunut wikityökalu, jolla on monimutkainen sopeutuvuus ja integraatio Easy Redminen kanssa.

Miten siirto tapahtui

Meillä oli jo olemassa olevaa tietoa aiemmasta tietopankistamme. Halusimme siirtää suuren osan siitä uuteen ratkaisuun. Katso, mitä seitsemää vaihetta olemme ottaneet:

1. Siivoa data alkuperäisessä tietopankissa – aloita ennen siirtoa. Suosittelemme lajittelemaan kaikki artikkelit "viimeksi päivitetty" -päivämäärän mukaan ja aloittamaan vanhimmista.

• Huomaat, että monet yläosan artikkeleista voidaan yksinkertaisesti poistaa
• Toiset laitat erityiseen "tarkistettavaksi" nimettyyn luokkaan – päivität ne myöhemmin
• Joitain voidaan päivittää välittömästi
• Loput voivat pysyä sellaisinaan

Kaksi lisävinkkiä:

• Jos useampi henkilö aikoo tarkistaa artikkelit, voi olla hyvä idea merkitä ne jollain tavalla tai asettaa mukautettu kenttä – esimerkiksi "Tarkistettu".
• Tarkista myös artikkelien otsikot. Jos ne sisältävät ongelmallisia symboleja, ne voivat aiheuttaa ongelmia siirron aikana. Tässä on joitain vinkkejä mediawiki.org-sivustolla sivun otsikoista ja sallituista otsikkomerkeistä.

Lue lisää

2. Asenna Knowledge Base 2.0 – ominaisuuden tekninen toimitus. Koska käytämme Easy Cloud -palvelua, se tehtiin lähes automaattisesti

3. Tee testisiirtoja – emme olleet varmoja tuloksesta, joten teimme testisiirron

• Tarkistimme sivun otsikot, sisällön muotoilun (otsikot, kappaleet, linkit ja kuvat) ja luokat
• Tarkistimme kuinka kauan siirto kestäisi (meillä oli yli 900 artikkelia siirrettävänä)
• Teimme tarvittavat muutokset alkuperäisen tietopankin sisältöön testisiirron havaintojen perusteella
• "Päivitimme" Knowledge Base 2.0 -sovelluksen – poistimme kaikki tiedot

4. Tiedotus käyttäjillemme

• Ilmoitimme heille tuotantosiirron päivämäärästä = tämän jälkeen ensisijainen tietolähde on Knowledge Base 2.0. Tämän jälkeen käyttäjillä on vain luku- ja vertailuoikeus alkuperäisiin artikkeleihin (vain viitteeksi ja vertailuksi), miten ne näyttävät nyt ja ennen
• Järjestimme muutaman kierroksen käyttäjäkoulutusta ja ylläpitäjien taitojen päivitystä

5. Tuotantosiirto

• Päivä koitti, kun painoimme nappia ja siirto suoritettiin
• Alkuperäisen tietopankin käyttöoikeuksia alennettiin tarkistusmuotoon

Katso siirtoprosessi

6. Sisäinen tuki

• Nimesimme muutamia kollegoita ja kanavan Microsoft Teamsiin, jossa käyttäjämme voivat esittää kysymyksiä Knowledge Base 2.0:n toiminnasta
• Joitain ongelmia siirron jälkeen havaittiin tuotannossa. Koska meillä oli edelleen alkuperäinen käytössä, pystyimme ratkaisemaan jokaisen ongelman asianmukaisesti

7. Poista alkuperäinen tietopankki käytöstä

• Noin 6 viikon kuluttua sisäisen tuen pyynnöt vähenivät
• Poistimme alkuperäisen tietopankin käytöstä Easy Redmine -sovelluksestamme
• Suosittelemme tekemään varmuuskopion ennen lisäosan poistamista

Miten yritys hyväksyi muutoksen

Jokainen muutos organisaatiossa vie aikaa tulla täysin hyväksytyksi. Alut ovat vaikeimpia, minkä vuoksi meidän on jatkuvasti muistutettava käyttäjiämme uuden järjestelmän eduista.

Tietokannan 2.0 tapauksessa ilmeinen asia on, että jos et tiedä jotain, kokeile ensin hakea (sivupalkin lamppu). Näet tuloksia paitsi artikkelin otsikkona (kuten alkuperäisessä tietokannassa), myös sivujen varsinaisessa sisällössä ensisilmäyksellä => on hyvä mahdollisuus saada vastaus ilman että sinun tarvitsee mennä muualle.

Kun käyttäjä löytää nopeasti haluamansa tiedon muilta, he ovat halukkaampia jakamaan tietonsa näille muille, palauttaakseen palveluksen ja tunteen.

Miten toteutus eteni

Kategoriat

Ne tuotiin alkuperäisestä tietokannasta, mikä on hienoa. Mutta rakennetta (kategorioita ja alakategorioita) ei voitu teknisesti tuoda. Ensimmäinen asia, jonka teimme, oli tarkistaa kategoriat, joihin sivut on järjestetty.

Aloitimme kolmella pääkategorialla:

• Kohderyhmä - kenelle sivu on hyödyllisin - useita vaihtoehtoja on sallittu, kuten
• Myynti
• Kehitys
• Markkinointi
• Kaikki
• Asiakirjatyyppi - millaista tietoa jaetaan. Lopulta jokaisella tyypillä on oma mallipohjansa, joten ne näyttävät kaikki standardoiduilta. Paras käytäntö määrää, että jokaisella sivulla tulisi olla vain yksi asiakirjatyyppi.
• Ohje
• Kuinka tehdä
• Prosessi
• Koulutusmuistiinpanot ja tallenteet
• Aihe - mistä sivu kertoo. Tämä rakenne voi mennä syvemmälle, koska yrityksessä on paljon aiheita. Sivun lisääminen aiheen kategoriaan on vapaaehtoista - ei pakollista, jos sopivaa kategoriaa ei ole olemassa.
• Tuote
• Ydintoiminnot
• Resurssienhallinta
• Asiakaspalvelu
• Agile-työpöytä
• Infrastruktuuri
• Pilvi
• Palvelin
• Hybridiratkaisu
• Sisäinen IT
• Tiimit
• Outlook
• Laitteisto
• Jaettu laitteisto
• Yksittäinen laitteisto

Koska jokainen toimittaja voi luoda uusia kategorioita, teemme kuukausittaisia tarkistuksia, jotta liian epäselviä tai yksittäiseen käyttöön tarkoitettuja kategorioita ei luotaisi liikaa, ikään kuin järjestelmä ei villiintyisi.

Navigointisivut

On tärkeää, että käyttäjät voivat navigoida uutta sovellusta hyvin. Luonnollinen navigointikohde on päävalikko, joka on osittain mukautettavissa. Hyödyllinen lisävaihtoehto on etusivu, joka toivottaa lukijat tervetulleiksi, linkittää artikkeliin parhaista käytännöistä Tietokanta 2.0:lle ja linkittää sivuille, jotka on omistettu yrityksen osastoille.

Klikkaamalla esimerkiksi Markkinointia käyttäjä ohjataan Markkinointisivujen indeksiin selattavaksi. Se sisältää myös lisätietoja, jotka ovat relevantteja vain kyseiselle osastolle.

Harkitsemme navigointisivujen käyttöä muiden lajittelukriteerien (kuten tuotetiedot tai yleiset yrityksen politiikat) osalta.

Yksi askel kerrallaan

Kun olet asettanut kategoriat ja navigointisivut, käyttäjät voivat jo työskennellä niissä. Aluksi se voi vaikuttaa hieman sotkuiselta, minkä vuoksi meillä on muutamia erityisesti nimettyjä ylläpitäjiä, jotka valvovat jonkinlaista järjestystä.

Olemme käyttäneet Knowledge Base 2.0:aa jo muutaman kuukauden ajan, mutta vasta aloitamme. Tiedostamme, että olemme kaukana täydellisesti järjestetystä ja standardoidusta wikistä, jota kaikki käyttäjät (kokemuksesta riippumatta) tuntevat kuin omat taskunsa.

Uskomme, että Knowledge base kasvaa vähitellen ja orgaanisesti sitoutuneiden käyttäjien avulla, mikä johtaa parempaan omaksumiseen kuin jos käyttäisimme kuukausia järjestelmän valmisteluun, jonka käyttäjien olisi opiskeltava kovasti ymmärtääkseen sen.

Suosituksena on tarkkailla tarkasti, miten käyttäjät sitä käyttävät, ja ottaa pieniä askelia kohti tarkempia organisatorisia konfiguraatioita, kuten sivupohjia, typografian sääntöjä jne. Jokainen askel, joka edes hieman monimutkaistaa Knowledge Base -järjestelmän käyttöä organisaation hyväksi, tulisi selittää, miten se hyödyttää kaikkia asianosaisia.

Päätelmä

Me Easy Softwarella olemme saattaneet loppuun siirtymis- ja toteutusprosessin, ja nyt on sinun vuorosi. Noudattamalla näitä yllä olevia vinkkejä ja ottamalla inspiraatiota, mikä tahansa yritys voi toteuttaa uuden Knowledge Base 2.0:n, joka vastaa heidän ainutlaatuisia tarpeitaan ja pitää heidän tietonsa turvassa.

Kokeile ilmaiseksi