Sådan overvåger du en projekt livscyklus i Redmine

Af denne grund er overvågning en afgørende del af enhver projektcyklus, og det er nødvendigt at bruge acceptable værktøjer, der giver præcis overholdelse og styring af hele projektcyklussen i realtid. Hvis du har besluttet at bruge Redmine som dit projektstyringsværktøj, er her hvad du kan gøre. Lad os gennemgå de væsentlige trin til at komme i gang med en selvhostet Redmine-installation.

Den (selvhostede) Redmine grundlæggende installationsguide

Hvis du har besluttet dig for at gå videre med en selvhostet Redmine-installation, bør dit første stop være den officielle Redmine installationsguide. Det er en detaljeret guide udarbejdet af Redmine-teamet selv. Processen er lidt mere kompliceret end blot at installere en app, men så længe du er fortrolig med konfiguration af data og kan følge instruktionerne, burde du være okay.

Dit første skridt vil være at få fat i en kopi af koden fra download-siden. Den nemmeste måde er sandsynligvis at downloade en pakket version til dit operativsystem. Alternativt kan du få den nyeste kode fra repositoryet - anbefalet, hvis du vil have de nyeste forbedringer og nemme opgraderinger.

Du skal også oprette en tom database og konfigurere den til Redmine samt installere de nødvendige afhængigheder. For at beskytte dine sessionsdata skal du generere en nøgle til kryptering. Når du har styr på dine filsystemtilladelser, kan du derefter tjekke, om applikationen er klar til brug.

Konfiguration af Redmine til projektstyring

Når du har gennemført den indledende installation, tillykke! Du er nu klar til at begynde at drage fordel af et af de mest alsidige open source-projektstyringsværktøjer, der findes.

Selvom der er meget, du kan gøre med Redmine, er det en god idé at starte med noget simpelt for at hjælpe dig med at blive fortrolig med det. Lad os begynde med at oprette og konfigurere et grundlæggende projekt.

1. Opret et projekt

At oprette et projekt i Redmine er forfriskende enkelt. Som administrator skal du først klikke på Projekter og derefter på Nyt projekt. Nu skal du udfylde nogle få detaljer om dit spændende nye projekt, som dets navn, beskrivelse, hjemmeside osv.

Du skal også finde på et unikt symbol til dit projekt, som bruges internt af Redmine i URL'er og andre steder som en projektreference.

2. Opret og tilføj brugere til projektet

Et projekt har brug for et team, så du skal oprette nogle brugere og tildele dem til projektet. Brugere kan registrere sig selv. Alt hvad der kræves er at vælge brugernavn og adgangskode, samt dele deres navn og e-mailadresse og vælge deres foretrukne sprog.

Men selvom brugere kan registrere sig selv, skal en administrator som standard aktivere dem på brugerskærmen, før de kan bruge systemet. Når en bruger er aktiveret, kan de tildeles til dit projekt. Brugere skal også tildeles den specifikke rolle, de vil spille i projektet. Som standard er dine valg:

• Manager
• Developer
• Reporter

Den rolle, du vælger for hver bruger, bestemmer deres tilladelser på tværs af projektet og arbejdsgange (mere om det senere!). Dette afgør, om de kan oprette eller redigere projekter, administrere projektets fora/wiki, afvise problemer osv.

3. Tilføj dine problemer

Du har et projekt. Du har nogle mennesker. Nu er det tid til nogle opgaver!

Redmine skinner for sin problemhåndtering, men for at få mest ud af det, skal du være bekendt med to nøglebegreber: Workflows og Trackers.

Trackers er måden, hvorpå du definerer eller kategoriserer dine problemer.

Hvilke problemer har du normalt med at håndtere? Hvad skal du holde styr på for et succesfuldt projekt?

Tænk på Trackers som limen, der holder alt sammen. På det højeste niveau kan du bruge Trackers til at skelne mellem almindelige problemtyper som fejl, funktioner, defekter osv. Hver tracker har sit eget navn, standardstatus (og om tilknyttede problemer skal vises på projektets vejviser) og kan omfatte alle former for brugerdefinerede felter.

Men gå lidt dybere, og du vil se, at de kan gøre meget mere.

Trackers definerer også, hvilke workflows der gælder for et givet problem eller endda teammedlem i projektet (baseret på deres rolle). Det betyder, at du kan oprette alle former for tilpassede gentagne opgaver eller flows, der udløses af din tracker!

Workflows er måden, hvorpå Redmine sporer problemer og deres fremskridt. Som standard kan dine problemer være i forskellige tilstande, herunder:

• Ny
• I gang
• Løst
• Feedback
• Lukket
• Afslået

Standardindstillingerne giver enhver bruger mulighed for at oprette et problem, men kun ledere kan afvise/genåbne problemer.

4. Overvåg dine projekter

Du har nu alle de ingredienser, du har brug for, og kan holde styr på dit projekt og sikre, at dit team skrider frem som planlagt.

Gå til oversigtssektionen for at se en oversigt over projektets fremskridt, herunder hvor mange åbne og lukkede problemer der er for hver tracker, hvilke medlemmer der er på projektet, og de seneste nyheder.

Når du arbejder med flere projekter, kan du få et overblik over dem i projektlisterne.

Her får du en hurtig opdatering om den aktuelle status for hvert af dine projekter samt nogle nøgleoplysninger som en kort beskrivelse, om projektet er offentligt eller ej, og oprettelsesdatoen. På denne måde kan du holde styr på alle dine organisations projekter.

I vores erfaring er de teams, der er mest succesfulde, dem der får deres data ind i Redmine (eller Planio!) tidligt.

For at gøre dette nemmere kan du importere eksisterende opgaver fra CSV-filer ved hjælp af importøren. De fleste andre projektstyringsværktøjer giver dig mulighed for at eksportere til CSV-filer. Selvom du har en liste over opgaver i Excel, kan du importere dem til Redmine og blive hurtigt organiseret og begynde at arbejde på dem som et team!

Hvorfor er overvågning af et projekt vigtigt

Et projekts livscyklus starter fra det øjeblik, projektet bliver født, indtil dets mål er opfyldt og slutter. I løbet af de forskellige projektfaser udføres forskellige vigtige opgaver, hvor der kan opstå problemer, ulemper eller vanskeligheder. Ved at overvåge disse opgaver kan der hurtigt træffes korrektive foranstaltninger for at sikre, at projektet fortsætter gnidningsløst og forhindre forsinkelser eller tab af kvalitet og effektivitet. De vigtigste fordele ved at overvåge projektets udførelsesperiode er:

• Det giver mulighed for at have et globalt og opdateret overblik over projektets situation og dets forskellige opgaver.
• Det giver mulighed for at identificere afvigelser og træffe korrektive foranstaltninger for at løse dem.
• Det fremskynder beslutningsprocessen i forbindelse med projektets ressourcer.
• Gør det muligt at finde skjulte mønstre eller tendenser.
• Det giver mulighed for at informere kunden om projektets fremskridt på en løbende basis.

Sådan overvåger du en projekt livscyklus

Vi har set vigtigheden af at overvåge et projekt for at sikre, at det opnår de mål, der er sat på en økonomisk måde, og skaber konstante kontroller. For at opnå dette er det nødvendigt at bruge intuitive, enkle og agile værktøjer som Redmine projektlederen, der skiller sig ud netop inden for enkel visualisering og overvågning af opgaver og arbejdsteam på en enkel måde.

Med de plugins, der er inkluderet i RedmineUP Full Plugins Bundle og Simple Gantt, indeholder Redmine yderligere funktioner, der er meget nyttige ved overvågning af et projekt, herunder:

• Gantt-diagram. Dette grafiske værktøj giver dig mulighed for at følge forskellige opgaver og deres udvikling over tid. Dette diagram giver et overblik over alle opgaver, der udgør projektet, og viser den dato, de skal være færdige, og hvem der skal udføre dem.

• Kanban boards. Dette værktøj er ideelt til overvågning af fremskridt inden for indtægter, der bruger Agile-metoden. Dashboardet viser visuelt status for de forskellige opgaver i projektet og gør det muligt at identificere problemer og svagheder i projektet.

• Projektets aktivitetsside og Min side. Disse sider viser de seneste aktiviteter, der er udført i projektet, med oplysninger om dem.