Come monitorare il ciclo di vita di un progetto in Redmine.

10/20/2020

9 minutes

Lukáš Beňa -> Lukáš Beňa

Durante il ciclo di vita di un progetto, emergono nuove o sorprendenti cose che richiedono ai manager di agire rapidamente e con efficienza per evitare deviazioni dagli obiettivi.

Per questo motivo, il monitoraggio è una sezione cruciale del ciclo di vita di qualsiasi progetto ed è necessario utilizzare strumenti accettabili che consentano l'osservanza e la gestione precisa del ciclo di vita completo del progetto in tempo reale. Se hai deciso di utilizzare Redmine come strumento di gestione del progetto, ecco cosa puoi fare. Vediamo insieme i passaggi essenziali per iniziare con una configurazione di Redmine self-hosted.

Guida alla configurazione di base di Redmine (self-hosted)

Se hai deciso di procedere con una configurazione di Redmine self-hosted, la tua prima tappa dovrebbe essere la guida ufficiale all'installazione di Redmine. È una guida dettagliata fornita dal team di Redmine stessi. Il processo è un po' più complicato rispetto all'installazione di un'app, ma se sei familiare con la configurazione dei dati e sai seguire le istruzioni, dovresti andare bene.

Il tuo primo passo sarà ottenere una copia del codice dalla pagina di download. Il modo più semplice è probabilmente scaricare una release preconfezionata per il tuo sistema operativo. In alternativa, puoi ottenere il codice più recente dal repository, consigliato se vuoi avere le ultime migliorie e aggiornamenti facili.

Dovrai anche creare un database vuoto e configurarlo per Redmine, oltre ad installare le dipendenze necessarie. Per proteggere i dati della sessione, dovrai generare una chiave per la crittografia. Una volta risolte le autorizzazioni del file system, puoi verificare che l'applicazione sia pronta per l'uso.

Configurare Redmine per la gestione del progetto

Dopo aver completato l'installazione iniziale, congratulazioni! Ora sei pronto per iniziare a sfruttare uno degli strumenti di gestione del progetto open source più versatili.

Anche se c'è molto che puoi fare con Redmine, è meglio iniziare con qualcosa di semplice per aiutarti a familiarizzare. Iniziamo con la configurazione di un progetto di base.

1. Creare un progetto

Creare un progetto in Redmine è sorprendentemente semplice. Come amministratore, fai clic su Progetti, quindi su Nuovo progetto. Dovrai quindi compilare alcuni dettagli sul tuo nuovo progetto, come il nome, la descrizione, la homepage, ecc.

Dovrai anche creare un simbolo univoco per il tuo progetto, che verrà utilizzato internamente da Redmine in URL e in altri riferimenti al progetto.

2. Creare e aggiungere utenti al progetto

Un progetto ha bisogno di un team, quindi dovrai creare alcuni utenti e assegnarli al progetto. Gli utenti possono registrarsi da soli. Tutto ciò che serve è scegliere un nome utente e una password, condividere il loro nome e indirizzo email e scegliere la loro lingua preferita.

Tuttavia, mentre gli utenti possono registrarsi da soli, di default un amministratore dovrà attivarli nella schermata Utenti prima che possano utilizzare il sistema. Una volta attivato un utente, può essere assegnato al tuo progetto. Gli utenti devono anche essere assegnati al ruolo specifico che svolgeranno nel progetto. Di default, le opzioni sono:

Manager
Developer
Reporter

Il ruolo che scegli per ogni utente determina le loro autorizzazioni in tutto il progetto e nei flussi di lavoro (più su questo in seguito!). Questo determina se possono creare o modificare progetti, gestire i forum/wiki del progetto, rifiutare problemi, ecc.

3. Aggiungi i tuoi problemi

Hai un progetto. Hai alcune persone. Ora è il momento di alcune attività!

Redmine brilla per il suo inseguimento dei problemi, ma per ottenere il massimo da esso, dovrai familiarizzare con due concetti chiave: Flussi di lavoro e Tracker.

I Tracker sono come definisci o ragioni i tuoi problemi.

Con quali problemi hai solitamente a che fare? Cosa devi tracciare per un progetto di successo?

Pensa ai Tracker come la colla che tiene tutto insieme. Al livello più alto, puoi usare i Tracker per distinguere tra tipi di problemi comuni come Bug, Features, Defects, ecc... Ogni Tracker ha il proprio nome, stato predefinito (e se i problemi correlati devono essere visualizzati sulla roadmap del progetto) e può includere tutti i tipi di campi personalizzati.

Ma se vai un po' più in profondità, vedrai che possono fare molto di più.

I Tracker definiscono anche quali flussi di lavoro si applicano a qualsiasi problema dato o persino a un membro del team nel progetto (in base al loro ruolo). Ciò significa che puoi creare tutti i tipi di attività o flussi ripetitivi personalizzabili che vengono attivati solo dal tuo Tracker!

I flussi di lavoro sono come Redmine traccia i problemi e il loro progresso. Per impostazione predefinita, i tuoi problemi possono essere in una serie di stati, tra cui:

Nuovo
In corso
Risolto
Feedback
Chiuso
Rifiutato

Le impostazioni predefinite consentono a qualsiasi utente di creare un problema, ma solo i Manager possono rifiutare / riaprire i problemi.

4. Monitora i tuoi progetti

Ora hai tutti gli ingredienti di cui hai bisogno e puoi tenere traccia del tuo progetto e assicurarti che il tuo team stia procedendo come previsto.

Vai alla sezione di riepilogo per vedere una panoramica del progresso del progetto, compreso il numero di problemi aperti e chiusi per ogni Tracker, i membri del team coinvolti nel progetto e le ultime notizie.

Quando hai a che fare con più progetti, puoi ottenere una panoramica di essi nell'elenco dei progetti.

Qui ottieni un rapido aggiornamento sullo stato attuale di ciascuno dei tuoi progetti, oltre a alcune informazioni chiave come una breve descrizione, se il progetto è pubblico o meno e la data di creazione. In questo modo è possibile rimanere in cima a tutti i progetti della tua organizzazione.

Nella nostra esperienza, i team più di successo sono quelli che inseriscono i loro dati in Redmine (o Planio!) il prima possibile.

Per rendere questo più facile, puoi importare le attività esistenti da file CSV utilizzando l'apposito strumento. La maggior parte degli altri strumenti di gestione dei progetti consente di esportare in file CSV. Tuttavia, anche se hai un elenco di attività in Excel, puoi importarle in Redmine e organizzarti rapidamente e iniziare a lavorare su di esse come team!

Perché il monitoraggio di un progetto è essenziale

Il ciclo di vita di un progetto inizia dal momento in cui nasce il progetto fino a quando i suoi obiettivi sono raggiunti e termina. Durante le diverse fasi del progetto, vengono eseguite diverse attività vitali, in cui possono sorgere problemi, inconvenienti o difficoltà. Monitorando queste attività, possono essere adottate rapidamente misure correttive per garantire che il progetto continui senza intoppi e prevenire periodi di tempo, ritardi o perdita di qualità ed efficienza. I principali vantaggi del monitoraggio del periodo di esecuzione di un progetto sono:

Permette di avere una visione globale e aggiornata della situazione del progetto e delle sue diverse attività.
Permette di identificare le deviazioni e adottare misure correttive per risolverle.
Accelerare il processo decisionale relativo alle risorse del progetto.
Consente di trovare modelli o tendenze nascoste.
Offre la possibilità di informare il cliente sull'avanzamento del progetto su base continuativa.