Sådan implementerer du Knowledge Base 2.0 i Harmony: Historien om Easy Software

Hvad er Knowledge Base 2.0

Det er den perfekte måde at få adgang til en virksomheds viden, integreret i Easy Redmine og leverer et kraftfuldt værktøjssæt til at organisere og skalere dokumentation, manualer, processer, kvalitetsstyring og andre behov for at opretholde viden inden for en organisation.

Læs mere

Sådan skabte vi det

• Hvad var udfordringen: Hos Easy Software blev mængden af intern viden, der skulle deles, for kompleks for den tidligere løsning. Bare en almindelig samling af artikler i kategorier var ikke længere nok.
• Hvad vi havde brug for: Vi ledte efter en specialiseret applikation, der var tæt knyttet til Easy Redmine som muligt. Den skulle helt sikkert være open-source, fordi vi støtter det, og Easy Redmine selv er open-source-software.
• Hvilken løsning vi valgte: BlueSpice passer perfekt til definitionen. Det er en open-source-løsning, et specialiseret wiki-værktøj, med kompleks tilpasningsevne og integration med Easy Redmine.

Sådan foregik migrationen

Vi havde allerede eksisterende data i vores tidligere vidensdatabase. Vi ønskede at overføre meget af det til den nye løsning. Se hvilke syv trin vi har taget:

1. Rens data i den oprindelige vidensdatabase - start før migrationen. Vi anbefaler at sortere alle artikler efter "senest opdateret" dato og gå fra ældste til nyeste.

• Du vil opdage, at mange artikler fra toppen kan slettes
• Andre placerer du i en specifik kategori kaldet "til gennemgang" - du opdaterer dem senere
• Nogle kan opdateres med det samme
• Resten kan forblive som de er

To flere tips:

• Hvis flere personer skal gennemgå artiklerne, kan det være en god idé at mærke dem eller angive et brugerdefineret felt - f.eks. "Gennemgået".
• Tjek også titlerne på artiklerne. Hvis de indeholder problematiske symboler, kan de forårsage problemer under migrationen. Her er nogle tips på mediawiki.org om sidetitler og lovlige titeltegn.

Læs mere

2. Installer Vidensdatabase 2.0 - teknisk levering af funktionen. Da vi kører på Easy Cloud, blev det gjort næsten automatisk

3. Udfør nogle testmigrationer - vi var ikke sikre på resultatet, så vi lavede en testmigration

• Vi tjekkede sidetitler, indholdsformatering (overskrifter, afsnit, links og billeder) og kategorier
• Vi tjekkede, hvor lang tid det ville tage (vi havde over 900 artikler, der skulle migreres)
• Vi foretog nødvendige ændringer i indholdet af den oprindelige vidensdatabase baseret på vores resultater fra testmigrationen
• Vi "opdaterede" Vidensdatabase 2.0-applikationen - fjernede alle data

4. Information til vores brugere

• Vi informerede dem om produktionsmigrationsdatoen = efter dette tidspunkt er primærvidenskilden Vidensdatabase 2.0. Efter dette tidspunkt vil brugerne kun have skrivebeskyttet adgang til de oprindelige artikler (kun til reference og sammenligning) for at se, hvordan de ser ud nu og før
• Vi afholdt nogle runder af brugertræning og admin-færdighedsopdateringer

5. Produktionsimport

• Dagen kom, hvor vi skulle klikke på knappen, og migrationen blev kørt
• Efter vores første kontrol sænkede vi tilladelserne for alle roller i den oprindelige vidensdatabase - til skrivebeskyttet tilstand

Se migrationsprocessen

6. Intern support

• Vi udpegede nogle kolleger og en kanal i Microsoft Teams, hvor vores brugere kunne stille spørgsmål om funktionen af Vidensdatabase 2.0
• Nogle problemer efter migrationen blev fundet i produktionen. Da vi stadig havde den oprindelige aktiv, kunne vi løse hvert problem derefter

7. Deaktiver original vidensdatabase

• Efter cirka 6 uger aftog supportanmodningerne
• Vi deaktiverede den oprindelige vidensdatabase fra vores Easy Redmine-applikation
• Vi anbefaler at lave en sikkerhedskopi, inden du afinstallerer pluginet

Sådan accepterede virksomheden en ændring

Enhver ændring i en organisation tager tid at blive fuldt accepteret. Begyndelserne er de sværeste, derfor skal vi blive ved med at minde vores brugere om fordelene ved det nye system.

I tilfældet med Knowledge Base 2.0 er det åbenlyse, at hvis du ikke ved noget, skal du prøve at søge først (pære i sidepanelet). Du vil se resultater ikke kun i form af artikelens titel (som i den oprindelige Knowledge Base), men også i selve indholdet af siderne ved første øjekast => der er en god chance for, at du får et svar uden at skulle gå andre steder hen.

Når brugeren hurtigt og nemt finder den ønskede viden fra andre, er de mere tilbøjelige til at dele deres viden med de andre, for at gengælde tjenesten og følelsen.

Sådan forløb implementeringen

Kategorier

De blev importeret fra den oprindelige Knowledge Base, hvilket er fantastisk. Men strukturen (kategorier og underkategorier) kunne ikke teknisk importeres. Det første, vi gjorde, var at gennemgå kategorierne, som siderne er organiseret i.

Vi startede med 3 hoveddimensioner af kategorier:

• Audience - hvem er siden mest nyttig for - flere muligheder er tilladt som
• Salg
• Udvikling
• Marketing
• Alle
• Document type - hvilken type viden der deles. På sigt vil hver type have sin egen skabelon, så de alle ser ensartede ud. Bedste praksis dikterer, at hver side kun skal have én dokumenttype.
• Politik
• Sådan gør du
• Proces
• Træningsnoter og optagelser
• Emne - hvad handler siden om. Denne struktur kan gå dybere, da der er mange emner i virksomheden. Tilføjelse af en side til en emnekategori er frivillig - ikke påkrævet, hvis der ikke findes en passende kategori.
• Produkt
• Kernefunktioner
• Resourcestyring
• Hjælpeskranke
• Agil tavle
• Infrastruktur
• Cloud
• Server
• Hybrid løsning
• Intern IT
• Teams
• Outlook
• Hardware
• Delt HW
• Individuel HW

Da enhver redaktør kan oprette nye kategorier, foretager vi månedlige revisioner for at undgå, at der oprettes for mange uklare kategorier til enkeltbrug, en slags oprydning i strukturen, så den ikke bliver uoverskuelig.

Navigationsider

Det er vigtigt, at brugerne kan navigere godt i den nye applikation. Et naturligt element til navigation er hovedmenuen, som delvist kan tilpasses. En nyttig ekstra mulighed er hjemmesiden, som byder læserne velkommen, linker til artiklen om bedste praksis for Knowledge Base 2.0 og linker til sider dedikeret til afdelinger i vores virksomhed.

Ved at klikke f.eks. på Marketing bliver brugeren dirigeret til indekset over Marketing-sider for at gennemse dem. Det indeholder også yderligere information, der kun er relevant for den afdeling.

Vi overvejer at bruge navigationsider til andre sorteringskriterier (såsom produktinformation eller generelle virksomhedspolitikker).

Et skridt ad gangen

Når du har indstillet dine kategorier og dine navigationsider, kan brugerne allerede arbejde i det. Det kan virke lidt rodet i starten, hvilket er grunden til, at vi har nogle udpegede administratorer, der sørger for, at der er orden.

Vi har brugt Knowledge Base 2.0 i et par måneder nu, og vi er stadig kun lige begyndt. Vi er klar over, at vi er langt fra en ideel tilstand af en perfekt organiseret og standardiseret wiki, som alle brugere (uanset erfaring) kender udenad.

Vi tror på, at det er bedre at vokse Knowledge Base gradvist, organisk, gennem dine engagerede brugere, end at bruge måneder på at forberede et system, som vores brugere skulle studere hårdt for at forstå.

Vores anbefaling er at nøje observere, hvordan brugerne bruger det, og tage små trin mod at implementere mere præcise organisatoriske konfigurationer såsom side-skabeloner, typografiregler osv. Hver eneste trin, der selv let komplicerer brugen af Knowledge Base til gavn for din organisation, bør ledsages af en forklaring på, hvordan det gavner alle involverede.

Konklusion

Vi hos Easy Software har afsluttet migrations- og implementeringsprocessen, og nu er det din tur. Ved at følge disse tips og lade dig inspirere kan enhver virksomhed implementere en ny Knowledge Base 2.0, der opfylder deres unikke behov og holder deres viden sikker.

Prøv det gratis