Er du klar til disse 7 projektstyringstendenser i 2023?

1. Håndtering af fuldt fjernarbejdende teams

Fjernarbejde er ikke en ny trend, men det vil helt sikkert være hos os i 2023 - selv store teams skifter for nylig til 100% fjernarbejde. For ledelsen betyder det ekstra planlægning og sikring af, at alle er synkroniserede.

Sådan bliver du klar:

• Brug værktøjer, der er skabt til at holde teams synkroniserede. Værktøjer som Easy Redmine - en top-løsning til fjernprojektledelse.
• Lyt til dit teams behov. Spørg enkeltpersoner, hvordan de foretrækker at arbejde, hvad der fungerer for dem, og hvad der ikke gør.
• Stol på dit team, det vil motivere dem. Vær ikke en mikro-manager.

Vil du gerne lære mere om, hvordan du opretholder produktiviteten for fjernarbejdere? Læs mere her.

Vil du gerne lære mere om, hvordan du styrer dit team på distancen? Læs mere her.

2. Hybrid tilgang til projektledelse

Vi ville ønske, at der var én projektledelsesmetode, der fungerede for alle projekter og teams, men det er ikke tilfældet. I dag skal projektledere være fleksible og i stand til at vælge den bedste metode. For at vælge den rigtige skal de tage hensyn til mængden af arbejde, karakteristika og ressourcer, samtidig med at de husker, at der ikke er behov for at holde sig til kun én metode for projektledelse. Men så længe tilgangen virker og giver de rette resultater, er det ligegyldigt, hvilken du vælger.

Sådan bliver du klar:

• Vær analytisk. Er du sikker på, at projektledelsesmetoden, der anvendes, virkelig passer til dit projekt?
• Lær om behovene hos alle teammedlemmer og tilpas din agile tilgang derefter.
• Vær fleksibel og modig. Tilpas din agile tilgang til at imødekomme behovene hos alle teammedlemmer.
• Få rådgivning. Hvis du føler, at du har brug for hjælp, så vær ikke genert og find en erfaren mentor, der vil hjælpe dig med tilpasningen.
• Giv din agile viden videre til andre teams, såsom Ops-teams og andre, der kan lære og drage fordel af det.
• Tænk altid på succesfuld levering. Det er det vigtigste mål, det betyder ikke noget, om du når det ved hjælp af agil, ikke-agil eller en kombination af begge.

"I Easy Software kombinerer vi metoder, f.eks. i udviklingen af vores hjemmeside. Da vi arbejder sammen med et eksternt softwarefirma, der arbejder agilt og har karakteristika af et scrum-team, men også er begrænset af et månedligt budget og en SLA-kontrakt, har vi fundet en måde at arbejde med milepæle og en tidsplan, men stadig reagere på en agil måde. Vi opstiller en liste over anmodninger hver måned, der har en estimering af arbejdstimer, og så justerer vi planen og prioriteringerne baseret på leverancerne ved den ugentlige gennemgang. Så leverer vi i sidste ende de mest værdifulde forbedringer for den måned, samtidig med at vi holder os til ressourcerne."

Jan Pavera, Produktansvarlig, Easy Software

3. Avancerede projektstyringsløsninger

For at få et velfungerende projekt har du brug for effektive projektstyringsværktøjer. De avancerede værktøjer vil hjælpe dig med at planlægge, tidsplanlægge, kommunikere og vigtigst af alt levere succesfuldt. Hvordan vil avancerede værktøjer præcis påvirke dine projektfaser?

Projektplanlægning - Bruger data fra tidligere projekter til at forbedre planlægningen.

Tidsplanlægning og tidsregistrering - Registrerer tid brugt på opgaver og håndterer planlagte møder, deadlines, milepæle og mere.

Fremdriftsregistrering - Registrerer projektets fremskridt og hjælper dig med at se, om du har brug for flere ressourcer.

Kommunikation og samarbejde - Dette gør det muligt at udveksle vigtig information med teams, kunder og interessenter.

Budgetter og deadlines - Gør det nemmere at levere inden for den krævede budgetramme.

Sådan bliver du klar:

• Få et enkelt værktøj, der giver dig alt, hvad du har brug for til din projektstyring - fra effektiv projektplanlægning, tidsplanlægning og tidsregistrering til problemfri samarbejde og fremdriftsregistrering. Easy Redmine tilbyder det hele.
• Lær så meget som muligt om dit værktøj for at udnytte dets fulde potentiale. Med Easy Redmine kan du lære alt, hvad der er at vide via vores Træningscenter.

4. Optimering og produktivitet

Tiden for mindre effektive teams er kommet. Hold, der tidligere havde 20 personer, vil nu kun være hold på 8. Og derfor skal projektledere lære at skifte fra at koordinere store grupper til at styre mindre teams og bruge deres tid effektivt. Men fortvivl ikke! Det betyder ikke, at alle skal arbejde mere, det handler om at få mest muligt ud af hvert eneste skridt ved hjælp af værktøjer, der hjælper dig med det.

Sådan bliver du klar:

• Fjern distraktioner for holdet. Spørg dig selv, om alle de planlagte møder virkelig er nødvendige? Hvis ja, så overvej at gøre dem kortere og mere effektive, så holdene kan fokusere på deres opgaver.
• Tænk på holdets dynamik. Hvor godt arbejder dine holdmedlemmer sammen? Stræb efter et lille, velfungerende hold.
• Arbejd med smarte projektstyringsværktøjer, der vil hjælpe dig med at være mere effektiv.

"Hos Easy Software holder vi workshops for at forbedre effektiviteten af regelmæssige møder, hvor hele holdet afklarer mødets formål, hvad de gerne vil opnå, og hvordan de når derhen. For eksempel har vi reduceret sprintgennemgangen fra over 45 minutter til 30, fordi vi kollektivt indså, at vi kun indsamlede feedback her og at dette ikke var et sted, hvor vi ledte efter løsninger. Jeg anbefaler at gennemgå møder regelmæssigt i enhver virksomhed, for eksempel for at identificere hvilke møder der ikke længere leverer værdi og blot tager tid, eller for at gøre hvert holdmedlem opmærksom på, hvorfor de bruger tid et bestemt sted."

Anita Bubeníčková, Agile Master, Easy Software

5. AI og Automatisering

Processer inden for mange forskellige brancher er allerede automatiserede - nu vil AI langsomt, men sikkert også hjælpe projektledere. Målet er at bruge disse teknologier til at spare tid, være mere effektive og træffe bedre beslutninger. Hvad vil AI og automatisering hjælpe os med?

Opgaveautomatisering - Visse opgaver som dataindtastning og analyse vil blive udført af AI for at spare tid. 

Ressourceallokering - AI kan optimere allokeringen af ressourcer for at hjælpe dig med at fuldføre projekter effektivt og til tiden.

Forudsigende analyser - AI vil analysere data og forudsige risici og udfordringer ved projekter.

Beslutningsstøtte - Ved at analysere data og give anbefalinger kan AI hjælpe projektledere med at træffe beslutninger. 

Sådan bliver du klar: 

• Giv teknologien en chance og vær ikke bange for at eksperimentere med den.
• Invester i at udvikle færdigheder, som AI mangler, såsom ledelse, følelsesmæssig intelligens, personlig kommunikation (konfliktløsning, konsensusopbygning og overbevisning) og kreativ problemløsning.
• Lær at bruge planlægnings- eller datavisualiseringsautomatisering til at udføre komplicerede opgaver.

6. Ændringer i Projektledelseskontoret

Da værktøjer bliver klogere og automatisering er i gang, kan Projektledelseskontoret gennemgå nogle ændringer. Mange organisationer vedtager nu agile metoder, og PMO'er skal støtte og lette dem. Nogle af forudsigelserne nævner, at PMO vil flytte sig væk fra at definere teams og ressourcer og i stedet skal fokusere på mere strategisk planlægning.

Det ser ud til, at de bliver nødt til at begynde at fokusere mere på "hvordan"-spørgsmålene, såsom: hvordan man optimerer processer, hvordan man lancerer et nyt projekt til tiden osv.

Sådan bliver du klar: 

• Spørg dig selv, hvordan du kan optimere dit teams processer. Lær om din organisations svage områder og arbejd på at forbedre dem.
• Hvorfor ikke være et skridt foran og begynde at arbejde strategisk inden for PMO allerede nu?

"Takket være den gennemsigtige sporing af projekter, den faste struktur og processer og den ensartede rapportering direkte i Easy Project, spilder vi ikke tid i møder i Projektledelseskontoret med unødvendige og lange statusopdateringer, og vi kan bruge den sparde tid primært på projekter, der ikke kører efter planen. Vi kan se på dem strategisk og optimere deres fremskridt, så vi kan håndtere dem succesfuldt. Og på projekter, der kører efter planen, fejrer vi endnu mere, når de er færdige."

Jan Řeřicha, Head of PMO, Easy Software

7. Fokus på Bløde Færdigheder og EQ

Da AI og automatisering nu tager sig af den "tekniske" del, vil projektledere med følelsesmæssig intelligens blive mere værdsat end nogensinde før. Konfliktløsning, påvirkning af teammedlemmer, effektiv kommunikation, ledelse og koordinering af processer med interessenter - der er mange ting, som AI ikke kan gøre, og disse vil være meget vigtige i de kommende år. Derfor er det vigtigt at arbejde med og udvikle dine bløde færdigheder.

Sådan bliver du klar: 

• Sæt altid tid af til at investere i relationer. Lad dit team vide, at du værdsætter deres arbejde og deres meninger. 
• Vær opmærksom, lyt til andre, og hvis du ser, at der er en konflikt, så tal om det i stedet for at se bort fra det.
• Arbejd på dine kommunikations- og empatifærdigheder.

Konklusion

Som du kan se, gør teknologier mange ændringer inden for projektledelse. Traditionelle tilgange er ikke længere de mest effektive, og automatisering bliver en daglig del af vores arbejdsdage. Hvis vi stræber efter succes, skal vi først tilpasse os - ved at læse dette er du allerede på rette vej!