Готови ли сте за тези 7 тенденции в управлението на проекти през 2023 г.?

1. Управление на напълно отдалечени екипи

Работата на отдалечено място не е нов тренд, но определено ще продължи да бъде с нас през 2023 година - дори големи екипи в момента преминават към 100% отдалечен работен процес. За управлението това означава допълнително планиране и увереност, че всички са в синхрон.

Как да се подготвите:

• Използвайте инструменти, създадени за поддържане на екипите в синхрон. Инструменти като Easy Redmine - висококачествено решение за отдалечен проектен мениджмънт. 
• Слушайте нуждите на екипа си. Попитайте отделните хора как предпочитат да работят, какво работи за тях и какво не.
• Доверете се на екипа си, това ще ги мотивира. Не бъдете микромениджър.

Искате да научите повече за това как да поддържате продуктивността на отдалечените работници? Прочетете повече тук. 

Искате да научите повече за това как да управлявате екипа си отдалечено? Прочетете повече тук.

2. Хибриден подход към управление на проекти

Бихме искали да има един подход към управлението на проекти, който да работи за всички проекти и екипи, но това не е така. В наши дни управителите на проекти трябва да бъдат гъвкави и да могат да изберат най-добрата методология. За да изберете правилната, трябва да вземете предвид количеството работа, характеристиките и ресурсите, като имате предвид, че няма нужда да се придържате само към един метод на управление на проекти. Но докато подходът работи и ви дава правилните резултати, не е важно кой избирате. 

Как да се подготвите:

• Бъдете аналитични. Сигурни ли сте, че методът на управление на проекти, който използвате, наистина отговаря на проекта ви? 
• Научете се за нуждите на всички членове на екипа и гъвкаво адаптирайте своя гъвкав подход.
• Бъдете гъвкави и смели. Приспособете своя гъвкав подход към нуждите на всички членове на екипа.
• Получете съвет. Ако чувствате, че се нуждаете от помощ, не бъдете срамежливи и намерете опитен ментор, който ще ви помогне с приспособяването.
• Предайте своите знания за гъвкав подход на други екипи, като екипите за операции и други, които могат да научат и да се възползват от тях.
• Винаги мислете за успешната доставка. Това е главната цел, независимо дали сте я постигнали с помощта на гъвкав, негъвкав или комбиниран подход.

"В Easy Software комбинираме методи, например при разработването на нашия уебсайт. Тъй като работим с външна софтуерна агенция, която работи гъвкаво и има характеристики на екип за скръм, но е ограничена от месечен бюджет и SLA договор, намерихме начин да работим с майлстоуни и график, но все още да реагираме гъвкаво. Поставяме списък с искания всеки месец, който има оценка на работните часове, и след това на седмичния преглед приспособяваме плана и приоритетите въз основа на изпълнените задачи. Така накрая доставяме най-ценните подобрения за този месец, като се придържаме към ресурсите."

Ян Павера, Продуктов собственик, Easy Software

3. Решения за напреднали управление на проекти

За да получите високопроизводителен проект, ви трябват ефективни инструменти за управление на проекти. Напредналите инструменти ще ви помогнат да планирате, планирате графици, комуникирате и най-важното, да успешно доставите. Как точно напредналите инструменти ще повлияят на фазите на вашия проект?

Планиране на проекта - Използва данни от минали проекти, за да подобри планирането.

Графициране и проследяване на времето - Проследява времето, отделено за задачите, и управлява планираните срещи, краен срок, важни етапи и други.

Проследяване на напредъка - Проследява напредъка на проектите и ви помага да видите дали са ви необходими повече ресурси.

Комуникация и сътрудничество - Това ви позволява да обменяте важна информация с екипи, клиенти и заинтересовани страни.

Бюджети и краен срок - Улеснява доставката в рамките на изисквания бюджет.

Как да се подготвите:

• Получете един инструмент, който ви предоставя всичко необходимо за управление на проекта ви - от ефективно планиране на проекта, графициране и проследяване на времето до гладко сътрудничество и проследяване на напредъка. Easy Redmine предлага всичко това.
• Научете колкото се може повече за инструмента си, за да го използвате на пълна мощност. С Easy Redmine можете да научите всичко, което има да се знае, чрез нашия Център за обучение.

4. Оптимизация и продуктивност

Времето на по-малки ефективни екипи е настъпило. Екипите, които имаха 20 души, вече ще бъдат само екипи от 8. И така, управителите на проекти трябва да научат да прехвърлят от координиране на големи групи към управление на по-малки екипи и да използват времето си ефективно. Но не се притеснявайте! Това не би трябвало да означава, че всички ще работят повече, става въпрос за използване на всеки един стъпка по най-добрия начин, като използвате инструменти, които ви помагат да го направите.

Как да се подготвите:

• Отървете се от отвличащите вниманието на екипа. Попитайте себе си, дали всички планирани срещи наистина са необходими? Ако да, мислете за това да ги направите по-кратки и по-ефективни, така че екипите да се фокусират върху задачите си.
• Мислете за динамиката на екипа. Колко добре работят заедно членовете на вашия екип? Стремете се към малък, високопроизводителен екип.
• Работете с умни инструменти за управление на проекти, които ще ви помогнат да бъдете по-ефективни.

"В Easy Software, за да подобрим ефективността на редовните срещи, провеждаме работни срещи, където целият екип пояснява целта на срещата, какво искат да получат от нея и как да стигнат до там. Например намалихме прегледа на спринта от над 45 минути на 30, защото осъзнахме колективно, че просто събираме обратна връзка тук и че това не е място, където търсим решения. Препоръчвам да правите това прегледане на срещите редовно във всяка компания, за да идентифицирате, например, кои срещи вече не доставят стойност и просто отнемат време, или да направите всеки член на екипа си осведомен защо прекарва време някъде."

Анита Бубеничкова, Agile Master, Easy Software

5. Изкуствен интелект и автоматизация

Процесите в много различни индустрии вече са автоматизирани - сега изкуственият интелект постепенно, но сигурно ще помогне и на управителите на проекти. Целта е да се използват тези технологии, за да се спести време, да се бъде по-ефективен и да се вземат по-добри решения. С какво ще ни помогнат изкуственият интелект и автоматизацията?

Автоматизация на задачи - Някои задачи като въвеждане на данни и анализ ще бъдат извършвани от изкуствения интелект, за да ви спестят време. 

Оптимизация на разпределението на ресурси - Изкуственият интелект може да оптимизира разпределението на ресурси, за да ви помогне да завършите проектите ефективно и навреме.

Предиктивна аналитика - Изкуственият интелект ще анализира данните и ще предвиди рисковете и предизвикателствата на проектите.

Подкрепа за вземане на решения - Чрез анализ на данни и даване на препоръки, изкуственият интелект може да помогне на управителите на проекти да вземат решения. 

Как да се подготвим: 

• Дайте шанс на технологиите и не се страхувайте да експериментирате с тях.
• Инвестирайте в развитието на умения, които липсват на изкуствения интелект, като лидерство, емоционална интелигентност, лична комуникация (разрешаване на конфликти, постигане на консенсус и убеждаване) и творческо решаване на проблеми.
• Научете се да използвате автоматизация на графицирането или визуализация на данни, за да изпълнявате сложни задачи.

6. Промени в офиса за управление на проекти

Тъй като инструментите стават по-умни и автоматизацията работи, офисът за управление на проекти може да претърпи някои промени. Много организации вече приемат агилни методи и офисите за управление на проекти трябва да ги подкрепят и да ги улесняват. Някои от прогнозите споменават, че офисът за управление на проекти ще се отклони от дефинирането на екипи и ресурси и ще трябва да се фокусира върху по-стратегическо планиране.

Изглежда, че ще трябва да започнем да се фокусираме повече върху въпросите "как", като например: как да оптимизираме процесите, как да стартираме нов проект навреме и т.н.

Как да се подготвим: 

• Задайте си въпроса как можете да оптимизирате процесите на вашия екип. Научете за слабите страни на вашата организация и работете за тяхното подобряване.
• Защо да не бъдете една крачка напред и да започнете да работите стратегически в офиса за управление на проекти вече?

"Благодарение на прозрачното проследяване на проектите, зададената структура и процеси, и единния докладване директно в Easy Project, ние не губим време в срещи в офиса за управление на проекти с ненужни и дълги актуализации на статуса и можем да използваме спестеното време главно за проекти, които не се движат според плана. Можем да ги разглеждаме стратегически и да оптимизираме напредъка им, за да можем да ги управляваме успешно. А на проекти, които се движат според плана, празнуваме още повече за тяхното завършване."

Ян Рериха, ръководител на офиса за управление на проекти, Easy Software

7. Основен акцент върху меките умения и EQ

Тъй като изкуственият интелект и автоматизацията вече се грижат за "техническата" част, управителите на проекти с емоционална интелигентност ще бъдат оценявани повече от всякога. Разрешаване на конфликти, влияние върху членовете на екипа, ефективна комуникация, лидерство и координационни процеси със заинтересованите страни - има много неща, които изкуственият интелект не може да направи и те ще бъдат изключително важни в бъдещите години. Затова е важно да работим върху и да развиваме меките си умения.

Как да се подготвим: 

• Винаги отделяйте време за инвестиране в отношенията. Нека екипът ви знае, че цените техните усилия и мн