Kva er feila du bør unngå når du planlegg ein prosjektbudsjett

Prosjektbudsjettet organiserer alle kostnadsestimater i kategorier og videre til et enkelt dokument som er svært nyttig på flere stadier av prosjektet.

Et prosjektbudsjett er en av de viktigste elementene i ethvert budsjett, og med god grunn. Dette dokumentet alene brukes som grunnlag for flere beslutninger og kan spille en viktig rolle i å avgjøre suksessen til et prosjekt. Det fungerer også som en kontrollmekanisme, som brukes til å måle fremdrift og kostnader mot, med jevne mellomrom, for å analysere ytelsen til prosjektet.

Et prosjektbudsjett bruker flere kilder til informasjon, inkludert en arbeidsoppløsningsstruktur, historisk informasjon, initialt budsjett, nødvendige ressurser, estimater for aktivitetsvarighet og forventede avvik.

 

Hvordan forberede et vellykket prosjektbudsjett?

Gitt hvor viktig rollen til et prosjektbudsjett er, er det viktig at prosjektbudsjettet ditt er realistisk og så nær virkeligheten som mulig. Det er flere måter å sikre at du har forberedt et vellykket prosjektbudsjett.

 

1. Bestem en passende teknikk

Før du begynner med forberedelsen, må du bestemme en passende teknikk for prosjektbudsjettet ditt. Avhengig av analysen av typen, naturen og målene til prosjektet ditt, kan du velge analoge estimater, top-down-estimering og/eller parametrisk estimering. Mens en av disse teknikkene kan fungere bedre for et visst prosjekt, kan den samme teknikken være uegnet for et annet prosjekt som er forskjellig i naturen. Følgelig må teknikken du velger for prosjektbudsjettet ditt være godt tilpasset prosjektet ditt.

 

2. Utvikle og definere KPI-er

Et prosjektbudsjett er bare så bra som sine Key Performance Indicators (KPI-er). Veldefinerte KPI-er vil gjøre det enklere for deg å overvåke og måle elementene i prosjektbudsjettet ditt. Du kan søke innspill fra eksperter i prosjektet ditt og utvikle relevante KPI-er i henhold til det.

 

3. Dra nytte av historiske data og presedenser

Det er en god idé å starte ved å bruke og dra nytte av tidligere gjort budsjettering og analyse. Ikke bare kan du hente inspirasjon fra teknikker, analyser og informasjon som ble brukt i tidligere data, du kan også lære hva du ikke skal gjøre og hvilke feil du skal unngå for prosjektbudsjettet du jobber med.

 

4. Spar ikke på detaljene

For å gjøre et budsjett mer realistisk og nøyaktig, er det nøkkelen å inkludere alle relevante detaljer og data. Du bør forsøke å sikre at du ikke har oversett noen potensielle kostnader og har inkludert selv de minste kostnadene, fordi de kan vise seg å være betydelige nok til å påvirke hele budsjettet i fremtiden. Konvensjonelt sett gjør inkorporering av mer data/informasjon i budsjettet det mer nøyaktig. Samtidig er det også viktig å ikke la seg rive med og inkludere hver eneste irrelevante informasjonsbit, bare for å gjøre det. På grunn av ressurs- og tidsbegrensninger, må du ha en sterk dømmekraft for å avgjøre hva du skal inkludere og hva du ikke skal.

 

5. Gjennomgå og revidere

Så nøyaktig som prosjektbudsjettet ditt kan være, er det fortsatt bare en prognose som har en tendens til å avvike. Selv om du prøver å ta hensyn til alle potensielle faktorer, kan prosjektbudsjettet ditt bli konfrontert med noen uunngåelige og uventede faktorer som kan påvirke prosjektbudsjettet ditt i betydelig grad. Følgelig er det viktig å gjennomgå og revidere budsjettet ditt regelmessig, og hvis du identifiserer en avvik, må det rapporteres til relevante interessenter for å starte forsoningsprosessen.

 

Feil å unngå når du planlegger et prosjektbudsjett

Her er tingene du må unngå mens du planlegger og forbereder et prosjektbudsjett, for at det skal være realistisk, nøyaktig og til slutt vellykket.

 

1. Stole tungt på tidligere data

Mens bruk av tidligere data anses som god praksis, er det en fin linje mellom å bruke det og å stole helt på det. Å stole tungt på tidligere data og ikke inkludere avvik, tidsverdi og eignede multiplikatorer vil resultere i dårlig estimasjon og et unøyaktig prosjektbudsjett til slutt.

 

2. Ikke definere omfanget ordentlig

Omfanget av et prosjekt må være tydelig definert på forhånd, ellers kan det føre til problemer for budsjettet ditt i senere stadier av prosjektet, der korrektive tiltak vil ha mye på spill. En ufullstendig definisjon av omfanget kan resultere i at kostnadsestimater blir utelatt fra prosjektbudsjettet, noe som vil kaste store tvil om troverdigheten og nøyaktigheten av det.

 

3. Undervurdering av kostnader

Mens det å være optimistisk er bra, kan det føre til at du undervurderer kostnader og presenterer urealistiske estimater. Under utarbeidelsen av et prosjektbudsjett kan du finne deg selv ønsker å undervurdere kostnadene bare for å få estimatene lavere og hjelpe prosjektbudsjettet ditt å overholde visse grenser. Mens du kanskje kommer unna med det på kort sikt, vil det definitivt komme tilbake og hjemsøke deg fordi hvis budsjettanslagene dine er undervurdert og unøyaktige, vil du finne deg selv i kamp for å få godkjent ekstra midler i senere stadier av prosjektet, for å fylle gapene som du ikke tok hensyn til i utgangspunktet.

 

4. Overvurdering av tilgjengelighet

En annen ting som kan glemmes når du planlegger et prosjektbudsjett er at du må ta hensyn til utilgjengeligheten til teammedlemmene som jobber med prosjektet. Ideelt sett vil du estimere at hele teamet vil være tilgjengelig 100 prosent av den nødvendige tiden, og du vil lage budsjettanslaget deretter. Mens 100% tilgjengelighet høres tiltalende ut, er det ikke praktisk mulig i virkeligheten, og du bør ta hensyn til både forventet og uventet utilgjengelighet av teammedlemmer og inkorporere denne faktoren i prosjektbudsjettet ditt.

 

5. Glemt å ta hensyn til skatter

Selv om det kan virke som et lite problem, kan det ende opp med å være årsaken til betydelige kostnadsoverskridelser. Du må sørge for at alle estimater og tilbud tar hensyn til skatter, for å utarbeide et mer nøyaktig budsjett.