Milyen hibákat kell elkerülni a projekt költségvetés tervezésekor?

A projekt költségvetése kategóriákba szervezi az összes költségbecslést, majd egyetlen dokumentumba foglalja őket, amely több szakaszban is rendkívül hasznos lehet a projekt során.

A projekt költségvetése az egyik legfontosabb elem bármely költségvetésben, és jogosan van így. Ez a dokumentum egyedül is alapul szolgál több döntéshez, és fontos szerepet játszhat a projekt sikerének meghatározásában. Emellett ellenőrzési mechanizmusként is szolgál, amelyet rendszeres időközönként használnak a projekt előrehaladásának és költségeinek mérésére és elemzésére.

A projekt költségvetése több információforrást használ, beleértve a munkalebontás szerkezetét, az előzmény információkat, az eredeti költségvetést, a szükséges erőforrásokat, a munkaterhelés időtartamának becsléseit és az elvárt eredményeket.

 

Hogyan készítsünk sikeres projekt költségvetést?

Mivel a projekt költségvetés szerepe rendkívül fontos, ezért kell, hogy a projekt költségvetése pontos legyen és minél közelebb álljon a valósághoz. Több módszer is van arra, hogy biztosítsuk, hogy sikeres projekt költségvetést készíthessünk.

 

1. Válasszunk megfelelő technikát

Mielőtt elkezdenénk a költségvetés előkészítését, meg kell határoznunk a megfelelő technikát a projekt költségvetéséhez. A projekt típusának, jellegének és céljainak elemzésétől függően analóg becslést, fentről lefelé becslést és / vagy parametrikus becslést választhatunk. Bár az egyik technika jobban működhet egy bizonyos projekt esetében, ugyanez a technika nem biztos, hogy megfelelő egy másik, eltérő jellegű projekt esetében. Ennek megfelelően a projekt költségvetéséhez kiválasztott technikának jól kell illeszkednie a projektünkhöz.

 

2. Fejlesszük ki és határozzuk meg a KPI-kat

A projekt költségvetése csak olyan jó, mint a Kulcsfontosságú Teljesítmény Mutatók (KPI-k). Jól meghatározott KPI-k megkönnyítik a projekt költségvetés elemeinek monitorozását és mérését. Kérhetünk szakértői véleményt a projektünkből és ennek megfelelően fejleszthetünk releváns KPI-kat.

 

3. Használjuk a tényadatokat alapján értékelt, előző projektekben szerzett tapasztalatokat

Az előző költségvetési és elemzési adatok felhasználása és kihasználása jó ötlet lehet a kezdéshez. Nem csak az előző adatokban használt technikákból, elemzésekből és információkból meríthetünk inspirációt, hanem megtudhatjuk, mit ne tegyünk, és milyen hibákat kerüljünk el a jelenlegi projekt költségvetésünkkel kapcsolatban.

 

4. Ne hagyjunk ki részleteket

A költségvetés valósághűbbé és pontosabbá tétele érdekében a releváns részletek és adatok belefoglalása a kulcs. Próbáljuk meg biztosítani, hogy ne hagyjunk ki semmilyen potenciális költséget, és még a legkisebb költségeket is belefoglaljuk, mert ezek jelentős hatással lehetnek az egész költségvetésre a jövőben. Hagyományosan a költségvetésbe több adat / információ belefoglalása növeli annak pontosságát. Azonban fontos, hogy ne engedjük magunkat elragadtatni, és csak azért ne vegyünk fel minden irreleváns információt, mert van rá lehetőségünk. Az erőforrás- és időkorlátok miatt erős ítélőképességre van szükségünk annak eldöntéséhez, hogy mit kell belefoglalni és mit nem.

 

5. Vizsgáljuk át és bíráljuk felül újra

Akkor is, ha a projekt költségvetése olyan pontos, mint amennyire csak lehet, még mindig csak egy előrejelzés, amelyet a valóság módosíthat. Még akkor is, ha megpróbáljuk figyelembe venni az összes lehetséges tényezőt, a projekt költségvetése szembesülhet néhány elkerülhetetlen és nem várt tényezővel, amely jelentős hatással lehet a projekt költségvetésére. Ennek megfelelően fontos, hogy gyakran átvizsgáljuk és elemezzük a költségvetést, és ha eltérést észlelünk, jelenteni kell a releváns érintett félnek, hogy elkezdődjön a kiegyenlítési folyamat.

 

A projekt költségvetés tervezésekor elkerülendő hibák

Itt vannak azok a dolgok, amelyeket el kell kerülni a projekt költségvetés tervezése és előkészítése során, hogy valósághű, pontos és végül sikeres legyen.

 

1. Túlzottan támaszkodni a korábbi adatokra

Bár az előző adatok felhasználása jó gyakorlatnak számít, van egy vékony vonal a használata és teljes mértékű függőség között. Túlzottan támaszkodni a korábbi adatokra és nem belefoglalni a változásokat, az időértéket és a megfelelő szorzókat rossz becslést és végül pontatlan projekt költségvetést eredményez.

 

2. Nem megfelelően meghatározni a hatáskört

A projekt hatáskörét előre egyértelműen meg kell határozni, különben problémákat okozhat a költségvetés későbbi szakaszaiban, ahol a korrekciós intézkedéseknek nagy tétje lehet. A hatáskör hiányos meghatározása miatt költségtételek kimaradhatnak a projekt költségvetéséből, amely nagy kétségeket vet fel annak hitelessége és pontossága tekintetében.

 

3. Költségek alulbecslése

Bár az optimizmus jó dolog, az alulbecslés csapdájába eshetünk, és irreális becsléseket adhatunk. A projekt költségvetésének előkészítése során azt tapasztalhatjuk, hogy a költségeket alul akarjuk becsülni, csak hogy a becslések alacsonyabbak legyenek, és a projekt költségvetése bizonyos elvárásokhoz igazodjon. Bár rövid távon sikerrel járhatunk, hosszú távon biztosan vissza fog térni, mert ha a költségvetési becslések alulbecsültek és pontatlanok, akkor a projekt későbbi szakaszaiban nehézségekbe ütközünk majd, hogy azokat a részeket finanszírozzuk, amelyeket kezdetben nem számoltunk be.

 

4. Elérhetőség túlbecslése

Egy másik dolog, amelyet elfelejthetünk a projekt költségvetésének tervezésekor, hogy számolnunk kell a projekten dolgozó csapattagok kapacitásával. Ideális esetben azt szeretnénk becsülni, hogy az egész csapat 100 százalékos elérhetőséggel rendelkezik a szükséges időre, és ennek megfelelően becsülni a költségvetést. Bár a 100% -os rendelkezésre állás vonzónak tűnik, a valóságban nem vslószínű így számolnunk kell a csapattagok várható és váratlan foglaltságával, és ezt a tényezőt be kell építenünk a projekt költségvetésébe.

 

5. Adók figyelmen kívül hagyása

Bár kicsinek tűnhet, ez lehet a jelentős költség túllépések okozója. Biztosítanunk kell, hogy az összes becslésünk és árajánlatunk tartalmazza az adókat, hogy pontosabb költségvetést készíthessünk.