Wat zijn de fouten die je moet vermijden bij het plannen van een projectbudget?

De projectbegroting organiseert alle kostenramingen in categorieën en vervolgens in één document dat zeer nuttig blijkt te zijn in meerdere stadia van het project.

Een projectbegroting is een van de belangrijkste elementen van elk budget, en terecht. Dit document alleen wordt gebruikt als basis voor meerdere beslissingen en kan een belangrijke rol spelen bij het bepalen van het succes van een project. Het dient ook als controlemechanisme, dat op regelmatige tijdstippen wordt gebruikt om de voortgang en kosten te meten en te analyseren, om de prestaties van het project te analyseren.

Een projectbegroting maakt gebruik van meerdere informatiebronnen, waaronder een werkverdelingsstructuur, historische informatie, initiële begroting, vereiste middelen, schattingen van activiteitsduur en verwachte afwijkingen.

 

Hoe maak je een succesvolle projectbegroting?

Aangezien de rol van een projectbegroting zo cruciaal is, is het belangrijk dat uw projectbegroting realistisch is en zo dicht mogelijk bij de werkelijkheid ligt. Er zijn meerdere manieren om ervoor te zorgen dat u een succesvolle projectbegroting heeft opgesteld.

 

1. Bepaal een geschikte techniek

Voordat u begint met de voorbereiding, moet u een geschikte techniek voor uw projectbegroting bepalen. Afhankelijk van uw analyse van het type, de aard en de doelstellingen van uw project, kunt u kiezen voor analoge schatting, top-down schatting en/of parametrische schatting. Hoewel een van deze technieken beter kan werken voor een bepaald project, kan dezelfde techniek niet geschikt zijn voor een ander project dat qua aard verschilt. Daarom moet de techniek die u voor uw projectbegroting selecteert goed aansluiten bij uw project.

 

2. Ontwikkel en definieer KPI's

Een projectbegroting is slechts zo goed als zijn Key Performance Indicators (KPI's). Goed gedefinieerde KPI's maken het gemakkelijker om de elementen van uw projectbegroting te monitoren en te meten. U kunt input vragen van experts binnen uw project en relevante KPI's ontwikkelen.

 

3. Maak gebruik van historische gegevens en precedenten

Het is een goed idee om te beginnen door eerder gemaakte begrotingen en analyses te gebruiken en te benutten. Niet alleen kunt u inspiratie opdoen uit het soort technieken, analyses en informatie dat in eerdere gegevens werd gebruikt, u kunt ook leren wat u niet moet doen en welke fouten u moet vermijden voor de projectbegroting waaraan u werkt.

 

4. Laat geen details achterwege

Om een begroting realistischer en nauwkeuriger te maken, is het belangrijk om alle relevante details en gegevens op te nemen. U moet proberen ervoor te zorgen dat u geen potentiële kosten over het hoofd hebt gezien en zelfs de kleinste kosten hebt opgenomen, omdat ze significant genoeg kunnen zijn om invloed uit te oefenen op het hele budget in de toekomst. Conventioneel maakt het opnemen van meer gegevens/informatie in uw begroting deze nauwkeuriger. Dat gezegd hebbende, is het ook cruciaal om niet te ver gaan en elk irrelevant stukje informatie op te nemen, alleen maar om het op te nemen. Vanwege beperkingen op het gebied van middelen en tijd, moet u een sterk oordeel hebben om te beslissen wat u moet opnemen en wat niet.

 

5. Beoordeel en herzie

Zo nauwkeurig als uw projectbegroting ook mag zijn, het is nog steeds slechts een prognose die de neiging heeft om af te wijken. Zelfs als u probeert rekening te houden met alle mogelijke factoren, kan uw projectbegroting worden geconfronteerd met enkele onvermijdelijke en onvoorziene factoren die uw projectbegroting aanzienlijk kunnen beïnvloeden. Het is daarom belangrijk om uw begroting regelmatig te herzien en te beoordelen en als u een discrepantie identificeert, moet deze worden gemeld aan de relevante belanghebbende om het verzoeningsproces te starten.

 

Fouten om te vermijden bij het plannen van een projectbegroting

Dit zijn de dingen die u moet vermijden bij het plannen en voorbereiden van een projectbegroting, zodat deze realistisch, nauwkeurig en uiteindelijk succesvol is.

 

1. Zwaar leunen op eerdere gegevens

Hoewel het gebruik van eerdere gegevens als goede praktijk wordt beschouwd, is er een dunne lijn tussen het gebruik ervan en er volledig van afhankelijk zijn. Zwaar leunen op eerdere gegevens en geen rekening houden met afwijkingen, tijdwaarde en geschikte vermenigvuldigers zou resulteren in slechte schattingen en uiteindelijk een onnauwkeurige projectbegroting.

 

2. De reikwijdte niet goed definiëren

De reikwijdte van een project moet van tevoren duidelijk worden gedefinieerd, anders kan dit problemen veroorzaken voor uw begroting in latere stadia van het project, waarbij correctieve actie veel op het spel staat. Een onvolledige definitie van de reikwijdte kan resulteren in kostenramingen die worden overgeslagen in de projectbegroting, wat enorme twijfels zou werpen over de geloofwaardigheid en nauwkeurigheid ervan.

 

3. Onderschatting van Kosten

Hoewel optimisme een goede eigenschap is, kan het je verleiden om de kosten te onderschatten en onrealistische schattingen te presenteren. Tijdens de voorbereiding van een projectbudget wil je misschien de kosten onderschatten om de schattingen lager te maken en je projectbudget binnen bepaalde limieten te houden. Hoewel je er op korte termijn mee weg zou kunnen komen, zal het je zeker achtervolgen omdat als je budgetramingen onderschat en onnauwkeurig zijn, je jezelf in de latere stadia van het project zult vinden waarin je worstelt om extra fondsen goedgekeurd te krijgen, om de lacunes op te vullen die je aanvankelijk niet hebt meegenomen.

 

4. Overschatting van Beschikbaarheid

Nog iets dat je misschien ontgaat bij het plannen van een projectbudget is dat je rekening moet houden met de niet-beschikbaarheid van de teamleden die aan het project werken. Idealiter zou je willen schatten dat het hele team 100% van de benodigde tijd beschikbaar zal zijn en je de budgetraming dienovereenkomstig zult maken. Hoewel 100% beschikbaarheid aantrekkelijk klinkt, is het in werkelijkheid niet praktisch haalbaar en moet je rekening houden met zowel verwachte als onverwachte niet-beschikbaarheid van teamleden en deze factor opnemen in je projectbudget.

 

5. Vergeten om Belastingen mee te nemen

Hoewel het misschien een klein probleem lijkt, kan het de oorzaak zijn van aanzienlijke kostenoverschrijdingen. Je moet ervoor zorgen dat al je schattingen en offertes belastingen meenemen, om een nauwkeuriger budget op te stellen.