Vilka misstag bör du undvika när du planerar en projektbudget

Projektbudgetet organiserar alla kostnadsuppskattningar i kategorier och vidare till ett enda dokument som visar sig vara mycket användbart vid flera stadier av projektet.

Ett projektbudget är en av de viktigaste delarna av alla budgetar, och med rätta. Detta dokument används ensamt som grund för flera beslut och kan spela en viktig roll för att bestämma projektets framgång. Det fungerar också som en kontrollmekanism som används för att mäta framsteg och kostnader mot, med jämna mellanrum, för att analysera projektets prestanda.

Ett projektbudget använder sig av flera informationskällor, inklusive en arbetsuppdelningsstruktur, historisk information, initial budget, nödvändiga resurser, uppskattningar av aktivitetens varaktighet och förväntade avvikelser.

 

Hur man förbereder en framgångsrik projektbudget?

Med tanke på hur viktig roll en projektbudget spelar, är det viktigt att din projektbudget är realistisk och så nära verkligheten som möjligt. Det finns flera sätt att se till att du har förberett en framgångsrik projektbudget.

 

1. Bestäm en lämplig teknik

Innan du börjar med förberedelsen måste du bestämma en lämplig teknik för din projektbudget. Beroende på din analys av projektets typ, natur och mål kan du välja analog uppskattning, top-down uppskattning och/eller parametrisk uppskattning. Medan en av dessa tekniker kan fungera bättre för ett visst projekt kan samma teknik vara olämplig för ett annat projekt som skiljer sig i natur. Följaktligen måste den teknik du väljer för din projektbudget vara väl anpassad till ditt projekt.

 

2. Utveckla och definiera KPI:er

En projektbudget är bara så bra som dess Key Performance Indicators (KPI:er). Tydligt definierade KPI:er gör det lättare för dig att övervaka och mäta elementen i din projektbudget. Du kan söka input från experter inom ditt projekt och utveckla relevanta KPI:er därefter.

 

3. Dra nytta av historiska data och prejudikat

Att börja med att använda och dra nytta av tidigare gjorda budgeteringar och analyser skulle vara en bra idé. Inte bara kan du söka inspiration från vilken sorts tekniker, analys och information som användes i tidigare data, du kan också lära dig vad du inte ska göra och vilka misstag du ska undvika för den projektbudget du arbetar med.

 

4. Spara inte på detaljerna

För att göra en budget mer realistisk och exakt är det nyckeln att inkludera alla relevanta detaljer och data. Du bör försöka se till att du inte har missat några potentiella kostnader och har inkluderat även de minsta kostnaderna eftersom de kan visa sig vara tillräckligt betydelsefulla för att påverka hela budgeten i framtiden. Konventionellt sett gör inkorporering av mer data/information i din budget den mer exakt. Med det sagt är det också viktigt att inte gå för långt och inkludera varje irrelevant information, bara för sakens skull. På grund av resurs- och tidsbegränsningar behöver du ha en stark bedömning för att avgöra vad som ska inkluderas och vad som inte ska.

 

5. Granska och återbesök

Så exakt som din projektbudget kan vara är den fortfarande bara en prognos som har en tendens att avvika. Även om du försöker ta hänsyn till alla potentiella faktorer kan din projektbudget mötas av några oundvikliga och oväntade faktorer som kan påverka din projektbudget i betydande utsträckning. Följaktligen är det viktigt att granska och återbesöka din budget regelbundet och om du identifierar en avvikelse måste den rapporteras till berörda intressenter för att påbörja försoningsprocessen.

 

Misstag att undvika vid planering av en projektbudget

Här är de saker du måste undvika när du planerar och förbereder en projektbudget, för att den ska vara realistisk, exakt och slutligen framgångsrik.

 

1. Förlita sig tungt på tidigare data

Även om användning av tidigare data anses vara god praxis finns det en fin linje mellan att använda det och att förlita sig helt på det. Att förlita sig tungt på tidigare data och inte inkludera avvikelser, tidsvärde och lämpliga multiplikatorer skulle resultera i dålig uppskattning och en felaktig projektbudget i slutändan.

 

2. Inte definiera omfattningen ordentligt

Omfattningen av ett projekt måste vara tydligt definierad i förväg, annars kan det orsaka problem för din budget i senare skeden av projektet, där korrigerande åtgärder skulle ha mycket på spel. En ofullständig definition av omfattningen kan resultera i att kostnadsuppskattningar utesluts från projektbudgeten, vilket skulle kasta stora tvivel om dess trovärdighet och noggrannhet.

 

3. Underskatta kostnader

Att vara optimistisk är bra, men det kan locka dig att underskatta kostnader och presentera orealistiska uppskattningar. Under förberedelsen av en projektbudget kan du vilja underskatta kostnader bara för att göra uppskattningarna lägre och hjälpa din projektbudget att hålla sig inom vissa gränser. Även om du kanske kommer undan med det på kort sikt, kommer det definitivt att komma tillbaka och plåga dig eftersom om dina budgetuppskattningar är underskattade och felaktiga kommer du att kämpa för att få ytterligare medel godkända i senare skeden av projektet för att täcka de luckor som du inte tog hänsyn till från början.

 

4. Överskatta tillgänglighet

En annan sak som kan glömmas bort när du planerar en projektbudget är att du måste ta hänsyn till att teammedlemmarna som arbetar på projektet kan vara otillgängliga. Idealt sett skulle du vilja uppskatta att hela teamet kommer att vara tillgängligt 100 procent av den nödvändiga tiden och göra budgetuppskattningen därefter. Även om "100% tillgänglighet" låter lockande är det inte praktiskt möjligt i verkligheten och du bör ta hänsyn till både förväntad och oväntad otillgänglighet hos teammedlemmarna och inkludera denna faktor i din projektbudget.

 

5. Glömma att inkludera skatter

Även om det kan verka som en liten fråga kan det leda till betydande kostnadsöverskridningar. Du måste se till att alla dina uppskattningar och offertar inkluderar skatter för att kunna göra en mer exakt budget.