คุณควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใดเมื่อวางแผนงบประมาณโครงการ

งบประมาณโครงการจัดระเบียบรวมค่าประมาณทั้งหมดเป็นหมวดหมู่และต่อไปยังเอกสารเดียวที่เป็นประโยชน์มากในหลายขั้นตอนของโครงการ

งบประมาณโครงการเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของงบประมาณใด ๆ และถูกต้องอย่างเหมาะสม เอกสารเดียวนี้เป็นฐานในการตัดสินใจหลายอย่างและสามารถเล่นบทบาทที่สำคัญในการกำหนดความสำเร็จของโครงการ นอกจากนี้ยังเป็นกลไกควบคุมที่ใช้ในการวัดความคืบหน้าและต้นทุนในระยะเวลาประจำเพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของโครงการ

งบประมาณโครงการใช้แหล่งข้อมูลหลายแห่งรวมถึงโครงสร้างการแยกงาน ข้อมูลทางประวัติศาสตร์ งบประมาณเริ่มต้น ทรัพยากรที่จำเป็น ประมาณการระยะเวลากิจกรรม และความแตกต่างที่คาดหวัง

วิธีการเตรียมงบประมาณโครงการที่ประสบความสำเร็จ?

เนื่องจากบทบาทของงบประมาณโครงการมีความสำคัญอย่างมาก จึงสำคัญที่งบประมาณโครงการของคุณเป็นไปตามความเป็นจริงและใกล้เคียงกับความเป็นจริงที่สุด มีวิธีหลายวิธีที่จะให้คุณมั่นใจว่าคุณได้เตรียมงบประมาณโครงการที่ประสบความสำเร็จ

1. กำหนดเทคนิคที่เหมาะสม

ก่อนที่จะเริ่มเตรียมงบประมาณ คุณต้องกำหนดเทคนิคที่เหมาะสมสำหรับงบประมาณโครงการของคุณ ขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์ของคุณเกี่ยวกับประเภท ลักษณะ และวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณ คุณอาจเลือกใช้การประมาณค่าแบบอนุมัติ การประมาณค่าแบบด้านบน และ / หรือการประมาณค่าแบบพารามิเตอร์ ในขณะที่เทคนิคหนึ่งเหล่านี้อาจทำงานได้ดีกว่าสำหรับโครงการบางโครงการ แต่เทคนิคเดียวกันอาจไม่เหมาะสมสำหรับโครงการอื่นที่แตกต่างกันตามลักษณะ ดังนั้นเทคนิคที่คุณเลือกสำหรับงบประมาณโครงการของคุณต้องสอดคล้องกับโครงการของคุณ

2. พัฒนาและกำหนดตัวชี้วัดสำคัญ (KPI)

งบประมาณโครงการดีเท่าที่มีตัวชี้วัดสำคัญ (KPI) ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน จะทำให้คุณสามารถตรวจสอบและวัดองค์ประกอบของงบประมาณโครงการของคุณได้ง่ายขึ้น คุณสามารถขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญภายในโครงการของคุณและพัฒนาตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องตามนั้น

3. ใช้ข้อมูลประวัติศาสตร์และตัวอย่างที่ผ่านมา

การเริ่มต้นด้วยการใช้และใช้ประโยชน์จากงบประมาณและการวิเคราะห์ที่ผ่านมาจะเป็นไอเดียที่ดี คุณไม่เพียงแต่สามารถหาแรงบันดาลใจจากเทคนิค การวิเคราะห์ และข้อมูลที่ใช้ในข้อมูลก่อนหน้านี้ คุณยังสามารถเรียนรู้ว่าควรทำอะไรและควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใดสำหรับงบประมาณโครงการที่คุณกำลังทำงานอยู่

4. ไม่พลาดรายละเอียด

เพื่อทำให้งบประมาณเป็นไปในทางที่เป็นจริงและแม่นยำมากขึ้น การรวมรายละเอียดและข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเป็นสิ่งสำคัญ คุณควรพยายามให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้มองข้ามค่าใช้จ่ายที่เป็นไปได้ใด ๆ และได้รวมทุกค่าใช้จ่ายที่เล็กน้อยที่สุดเพราะอาจเป็นสิ่งที่สำคัญพอที่จะมีผลต่องบประมาณทั้งหมด

3. การประเมินต่ำกว่าค่าใช้จ่าย

การมองในแง่ดีเป็นสิ่งที่ดี แต่อาจทำให้คุณประมาณการต่ำกว่าค่าใช้จ่ายและนำเสนอการประมาณการที่ไม่เป็นความจริง ระหว่างการเตรียมงบประมาณโครงการ คุณอาจพบว่าตัวเองต้องการประเมินต่ำกว่าค่าใช้จ่ายเพื่อทำให้การประมาณการต่ำลงและช่วยให้งบประมาณโครงการของคุณปฏิบัติตามขีดจำกัดบางอย่าง แม้ว่าคุณอาจจะผ่านไปได้ในระยะสั้น แต่มันจะกลับมาคุกคามคุณแน่นอน เพราะหากการประมาณการงบประมาณของคุณถูกประเมินต่ำและไม่แม่นยำ คุณจะพบว่าตัวเองต้องพยายามให้ได้รับการอนุมัติเงินเพิ่มในขั้นตอนท้ายของโครงการ เพื่อเติมช่องว่างที่คุณไม่ได้คำนึงถึงในตอนแรก

4. การประเมินสูงเกินไป

สิ่งอื่นที่อาจลืมขณะวางแผนงบประมาณโครงการคือคุณต้องคำนึงถึงความไม่พร้อมใช้งานของสมาชิกในทีมที่ทำงานในโครงการ ในที่ที่理想 คุณอาจต้องการประมาณว่าทีมทั้งหมดจะพร้อมใช้งาน 100 เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่ต้องการและคุณจะทำการประมาณการงบประมาณตามนั้น แม้ว่าความพร้อมใช้งาน 100% จะดูน่าสนใจ แต่ในความเป็นจริงแล้วมันไม่เป็นไปตามความเป็นจริงและค