Quali Sono gli Errori da Evitare Quando si Pianifica un Budget di Progetto

Il budget del progetto organizza tutte le stime di costo in categorie e le riunisce in un unico documento che risulta essere estremamente utile in molteplici fasi del progetto. Un budget del progetto è uno degli elementi più importanti di qualsiasi budget, e giustamente. Questo documento da solo viene utilizzato come base per molte decisioni e può svolgere un ruolo importante nel determinare il successo di un progetto. Serve anche come meccanismo di controllo, che viene utilizzato per misurare il progresso e i costi contro, a intervalli regolari, per analizzare le prestazioni del progetto. Un budget del progetto utilizza fonti di informazione multiple, tra cui una struttura di scomposizione del lavoro, informazioni storiche, budget iniziale, risorse necessarie, stime della durata dell'attività e varianze previste.

Come preparare un budget di progetto di successo?

Dato il ruolo cruciale di un budget del progetto, è importante che il tuo budget del progetto sia realistico e il più vicino possibile alla realtà. Ci sono molteplici modi per garantire di aver preparato un budget di progetto di successo.

1. Determinare una tecnica adatta

Prima di iniziare la preparazione, devi determinare una tecnica adatta per il tuo budget del progetto. A seconda della tua analisi del tipo, della natura e degli obiettivi del tuo progetto, puoi optare per la stima analogica, la stima dall'alto verso il basso e/o la stima parametrica. Mentre una di queste tecniche potrebbe funzionare meglio per un certo progetto, la stessa tecnica potrebbe non essere adatta per un altro progetto che è diverso per natura. Di conseguenza, la tecnica che selezioni per il tuo budget del progetto deve essere allineata al tuo progetto.

2. Sviluppare e definire KPI

Un budget del progetto è valido solo quanto i suoi Indicatori chiave di prestazione (KPI). KPI ben definiti renderanno più facile monitorare e misurare gli elementi del tuo budget del progetto. Puoi cercare il contributo di esperti all'interno del tuo progetto e sviluppare KPI pertinenti di conseguenza.

3. Sfruttare i dati storici e i precedenti

Iniziare utilizzando e sfruttando il budgeting e l'analisi già fatti sarebbe una grande idea. Non solo puoi cercare ispirazione dal tipo di tecniche, analisi e informazioni che sono state utilizzate nei dati precedenti, ma puoi anche imparare cosa non fare e quali errori evitare per il budget del progetto su cui stai lavorando.

4. Non trascurare i dettagli

Per rendere un budget più realistico e accurato, includere tutti i dettagli e i dati pertinenti è la chiave. Dovresti cercare di assicurarti di non aver trascurato eventuali costi potenziali e di aver incluso anche i costi più piccoli perché potrebbero dimostrarsi sufficientemente significativi da influenzare l'intero budget in futuro. Convenzionalmente, l'incorporazione di più dati/informazioni nel tuo budget lo rende più accurato. Detto questo, è anche cruciale non farsi trasportare e includere ogni singolo pezzo di informazione non pertinente, solo per il gusto di farlo. A causa di vincoli di risorse e di tempo, devi avere un forte giudizio per decidere cosa includere e cosa no.

5. Rivedere e riconsiderare

Per quanto accurato possa essere il tuo budget del progetto, è comunque solo una previsione che ha la tendenza a deviare. Anche se cerchi di considerare tutti i fattori potenziali, il tuo budget del progetto potrebbe essere confrontato con alcuni fattori inevitabili e imprevisti che possono influire significativamente sul tuo budget del progetto. Di conseguenza, rivedere e riconsiderare il tuo budget su base frequente è importante e se identifichi una discrepanza, devi segnalarla al relativo stakeholder, per iniziare il processo di riconciliazione.

Errori da evitare durante la pianificazione di un budget del progetto

Ecco le cose che devi evitare durante la pianificazione e la preparazione di un budget del progetto, affinché sia realistico, accurato e alla fine di successo.

1. Fare affidamento eccessivo sui dati precedenti

Mentre l'utilizzo dei dati precedenti è considerato una buona pratica, c'è una sottile linea tra l'utilizzo e il dipendere interamente su di essi. Fare affidamento eccessivo sui dati precedenti e non incorporare varianze, valore temporale e moltiplicatori adatti comporterebbe una scarsa stima e un budget del progetto inaccurato alla fine.

2. Non definire correttamente lo scope

Lo scope di un progetto deve essere definito chiaramente in anticipo, altrimenti potrebbe causare problemi per il tuo budget nelle fasi successive del progetto, dove l'azione correttiva avrebbe molte conseguenze associate ad essa. Una definizione incompleta dello scope può comportare che le stime dei costi vengano omesse dal budget del progetto, il che getterebbe enormi dubbi sulla credibilità e l'accuratezza dello stesso.

3. Sottovalutare i costi

Anche se essere ottimisti è una cosa positiva, potrebbe indurti a sottovalutare i costi e presentare stime irrealistiche. Durante la preparazione di un budget del progetto, potresti trovarti a voler sottovalutare i costi solo per rendere le stime più basse e aiutare il tuo budget del progetto ad aderire a determinati limiti. Anche se potresti cavartela nel breve termine, sicuramente ti tornerà a perseguitare perché se le tue stime di budget sono sottostimate e inaccurate, ti troverai a lottare per ottenere fondi aggiuntivi approvati nelle fasi successive del progetto, per colmare le lacune che non hai considerato inizialmente.

 

4. Sopravvalutare la disponibilità

Un'altra cosa che potrebbe sfuggirti durante la pianificazione di un budget del progetto è che dovrai considerare la non disponibilità dei membri del team che lavorano al progetto. Idealmente, vorresti stimare che l'intero team sarà disponibile al 100% del tempo richiesto e farai la stima del budget di conseguenza. Anche se la disponibilità del 100% suona allettante, non è praticamente possibile nella realtà e dovresti considerare sia la non disponibilità prevista che quella imprevista dei membri del team e incorporare questo fattore nel tuo budget del progetto.

 

5. Dimenticare di considerare le tasse

Anche se può sembrare un problema di poco conto, può finire per essere la ragione di aumenti significativi dei costi. Devi assicurarti che tutte le tue stime e le tue quotazioni abbiano le tasse incluse, al fine di preparare un budget più accurato.