Ποια είναι τα λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά τον προγραμματισμό ενός προϋπολογισμού έργου

Το προϋπολογισμός του έργου οργανώνει όλες τις εκτιμήσεις κόστους σε κατηγορίες και περαιτέρω σε ένα έγγραφο που αποδεικνύεται χρήσιμο σε πολλά στάδια του έργου.

Ο προϋπολογισμός ενός έργου είναι ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία οποιουδήποτε προϋπολογισμού, και δικαίως. Αυτό το έγγραφο μόνο του χρησιμοποιείται ως βάση για πολλές αποφάσεις και μπορεί να παίξει σημαντικό ρόλο στον προσδιορισμό της επιτυχίας ενός έργου. Λειτουργεί επίσης ως μηχανισμός ελέγχου, ο οποίος χρησιμοποιείται για να μετρήσει την πρόοδο και τα έξοδα, σε τακτικά διαστήματα, για να αναλύσει την απόδοση του έργου.

Ο προϋπολογισμός ενός έργου χρησιμοποιεί πολλές πηγές πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένης μιας δομής διάσπασης εργασιών, ιστορικών πληροφοριών, αρχικού προϋπολογισμού, απαιτούμενων πόρων, εκτιμήσεων διάρκειας δραστηριοτήτων και αναμενόμενων αποκλίσεων.

 

Πώς να προετοιμάσετε έναν επιτυχημένο προϋπολογισμό έργου;

Δεδομένου του κρίσιμου ρόλου ενός προϋπολογισμού έργου, είναι σημαντικό να είναι ρεαλιστικός και όσο το δυνατόν πιο κοντά στην πραγματικότητα. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να εξασφαλίσετε ότι έχετε προετοιμάσει έναν επιτυχημένο προϋπολογισμό έργου.

 

1. Καθορίστε μια κατάλληλη τεχνική

Πριν ξεκινήσετε την προετοιμασία, πρέπει να καθορίσετε μια κατάλληλη τεχνική για τον προϋπολογισμό έργου σας. Ανάλογα με την ανάλυση του τύπου, της φύσης και των στόχων του έργου σας, μπορείτε να επιλέξετε αναλογικές εκτιμήσεις, ανωτέρω εκτιμήσεις και / ή παραμετρικές εκτιμήσεις. Ενώ μια από αυτές τις τεχνικές μπορεί να λειτουργήσει καλύτερα για ένα συγκεκριμένο έργο, η ίδια τεχνική μπορεί να μην είναι κατάλληλη για ένα άλλο έργο που διαφέρει στη φύση του. Συνεπώς, η τεχνική που επιλέγετε για τον προϋπολογισμό του έργου σας πρέπει να συμβαδίζει με το έργο σας.

 

2. Αναπτύξτε και καθορίστε τους KPIs

Ένας προϋπολογισμός έργου είναι τόσο καλός όσο τα Κύρια Δείκτες Απόδοσης (KPIs) του. Καλά καθορισμένοι KPIs θα καταστήσουν ευκολότερη την παρακολούθηση και τη μέτρηση των στοιχείων του προϋπολογισμού έργου σας. Μπορείτε να ζητήσετε συμβουλές από ειδικούς εντός του έργου σας και να αναπτύξετε τα σχετικά KPIs αναλόγως.

 

3. Αξιοποιήστε Ιστορικά Δεδομένα και Προηγούμενα

Ξεκινώντας με τη χρήση και την αξιοποίηση προηγούμενων προϋπολογισμών και αναλύσεων θα ήταν μια εξαιρετική ιδέα. Όχι μόνο μπορείτε να αντλήσετε έμπνευση από το είδος τεχνικών, αναλύσεων και πληροφοριών που χρησιμοποιή

3. Υποτίμηση Κόστων

Ενώ η αισιοδοξία είναι καλό πράγμα, μπορεί να σας παγιδεύσει στο να υποτιμήσετε τα κόστη και να παρουσιάσετε ανεπαρκείς εκτιμήσεις. Κατά την προετοιμασία του προϋπολογισμού ενός έργου, μπορεί να βρεθείτε να θέλετε να υποτιμήσετε τα κόστη απλά για να καταστήσετε τις εκτιμήσεις χαμηλότερες και να βοηθήσετε τον προϋπολογισμό του έργου σας να τηρεί συγκεκριμένα όρια. Ενώ μπορεί να ξεφύγετε από αυτό στον σύντομο χρόνο, σίγουρα θα σας επιστρέψει για να σας στοιχίσει, επειδή αν οι εκτιμήσεις του προϋπολογισμού σας είναι υποτιμημένες και ανακριβείς, θα βρεθείτε να αγωνίζεστε να εγκριθούν επιπλέον κονδύλια στα αργότερα στάδια του έργου, για να καλύψετε τα κενά που δεν λάβατε υπόψη αρχικά.

 

4. Υπερεκτίμηση Διαθεσιμότητας

Κάτι άλλο που μπορεί να ξεχαστεί κατά τον προγραμματισμό ενός προϋπολογισμού έργου είναι ότι θα πρέπει να λάβετε υπόψη τη μη διαθεσιμότητα των μελών της ομάδας που ερ