Styr din Redmine-projektstyring bedre med Workflow

Workflow giver dig mulighed for at konfigurere, hvilke roller der har tilladelse til at ændre bestemte opgavestatusser eller hvilke felter der skal vises under en bestemt tracker. Dette er særligt nyttigt inden for softwareudvikling, men kan også bruges næsten overalt. Workflow i Easy Redmine har to grundlæggende funktioner.

Redmine statusovergange

Her kan du vælge en kombination af en brugerrolle og en tracker (eller markere alle roller/trackere for at anvende ændringen for alle mulige kombinationer) og derefter indstille, hvilke opgavestatusser der er tilladt at ændre af denne rolle på denne tracker. Kolonnen på venstre side repræsenterer opgavens aktuelle status, og kolonnerne til højre repræsenterer mulige statusændringer at vælge imellem.

For eksempel kan en bruger konfigurere, at ingen kan ændre en opgavestatus til "Færdig", medmindre den er blevet kontrolleret af en supervisor eller CTO først. For at opnå dette, vælg en kombination af den passende tracker og brugerrollen (såsom "opgave" tracker og "porteføljemanager" rolle) og fjern markeringen af den relevante boks for at definere tilladelse til at ændre status for den valgte kombination.

Redmine felttilladelser

Igen skal du blot vælge kombinationen af en rolle og tracker (eller vælge alle). Den venstre kolonne repræsenterer standardfelter og brugerdefinerede felter, som du har oprettet. På højre side kan du vælge, om feltet skal være tilgængeligt i standardtilstand (tomme felter - intet er valgt), skrivebeskyttet tilstand eller obligatorisk tilstand.

• Skrivebeskyttet - en bruger kan ikke ændre dette felt, når opgaven er indstillet i "skrivebeskyttet" tilstand. For eksempel kan du ikke ændre en tracker, medmindre opgaven er klar til inspektion (status er sat til "til kontrol")
• Obligatorisk - feltet skal udfyldes i denne tilstand, ellers kan opgaven ikke gemmes

Man skal være forsigtig, når man indstiller skrivebeskyttede eller obligatoriske felter. Især med hensyn til ikke at forhindre dine brugere i at arbejde faktisk. I et tidligere tilfælde håndterede vi f.eks. et problem, hvor vores kunde konfigurerede standardfelterne "Emne" og "beskrivelse" som skrivebeskyttede, når status er "Ny", hvilket også gælder for oprettelsen af en ny opgave. Fordi brugerne ikke havde tilladelse til at redigere disse felter, kunne de ikke oprette en ny opgave, fordi en opgave ikke kan oprettes uden et emne.

Workflow i Easy Redmine

Tips og tricks til Redmine Workflow

Når status ikke er beregnet til at blive brugt under nogen tracker, skal du sørge for at fravælge de respektive afkrydsningsfelter i et krydsformation.

Anvendelse 1 - Opsæt en godkendelseskæde i Redmine

Dette er et eksempel på, hvordan en godkendelseskæde fungerer. Hver rolle (f.eks. repræsentant, leder, tekniker osv.) kan kun ændre status for en opgave på en bestemt måde, der sikrer, at processen er glidende, og der ikke er interne konflikter. For eksempel kan kun repræsentanten, der er i direkte kontakt med kunden, ændre status til "Færdig", når hele processen er afsluttet, og når klienten er blevet informeret. Mens kun en leder kan godkende eller afvise specifikke anmodninger, der er startet af klienten.

Klienten starter en ny anmodning (opgave), repræsentanten svarer derefter til klienten, at anmodningen er blevet videresendt til yderligere godkendelse og markerer den med status "Venter på godkendelse". Lederen har en liste over alle anmodninger (opgaver), der er markeret som "venter på godkendelse". Når han beslutter, om den respektive anmodning skal godkendes til yderligere handling(er), ændrer han derefter status for anmodningen (opgaven) i overensstemmelse med enten "Godkendt" eller "Afvist".

Teknikeren har en liste, hvor alle "godkendte" anmodninger vises. Han arbejder kontinuerligt med disse, og når han er færdig med en hvilken som helst, ændrer han dens status til "Til kontrol og fakturering". På dette tidspunkt vises anmodningen (opgaven) i repræsentantens liste, der dobbelttjekker teknikerens arbejde. Hvis alle klientens krav er opfyldt, markerer han opgaven som "færdig" og informerer klienten derefter.

Anvendelse 2 - Få Redmine-brugere til at indtaste vigtige data - påkrævet

Når du har brug for at få visse data, der er afgørende for dig, skal du blot gøre visse felter obligatoriske, hvilket kan gøres ved simpelthen at indstille et sådant felt til "Påkrævet" status. For eksempel, når du har brug for din klients fødselsdato (f.eks. for at fastslå, om klienten er myndig), kan du indstille feltet "Fødselsdato" som "Påkrævet", så klienten ikke kan fortsætte uden at udfylde dette felt korrekt.

Workflow i Easy Redmine

Anvendelse 3 - Forhindre uautoriserede Redmine-brugere i at ændre vigtige data - skrivebeskyttet

Vær forsigtig, da emne og beskrivelse skal være aktiveret i en ny opgave. Visse brugere har kun tilladelse til at udføre visse handlinger, og de må ikke redigere eller fjerne vigtige oplysninger. Dette kan opnås ved at aktivere "Skrivebeskyttet" tilstand.

For eksempel, hvis en kunde udfylder sin fødselsdato, kan et sådant felt indstilles til skrivebeskyttet tilstand for at forhindre utilsigtet tab af sådanne data. Alternativt kan kun en manager (eller en anden passende person) have tilladelse til at ændre/fjerne disse data, mens andre ikke kan.

Anvendelse 4 - Deaktiver unødvendige opgavestatusser i Redmine

Statussen "kodegennemgang" er vigtig for IT-afdelingen, men ikke for andre afdelinger. IT-specialister vil kunne bruge statussen "Kodegennemgang", men brugere fra andre afdelinger vil ikke have adgang til den.