Controllo Migliore del Progetto di Gestione Redmine con il Workflow.

Workflow ti consente di configurare quali ruoli sono autorizzati a modificare determinati stati di attività o quali campi devono apparire in base a un determinato tracker. Questo è particolarmente utile nello sviluppo software ma trova utilizzo praticamente ovunque. Il workflow in Easy Redmine ha due funzioni di base.

Transizioni di stato di Redmine

Qui puoi selezionare una combinazione di ruolo utente e tracker (o selezionare tutti i ruoli/trackers per applicare la modifica a tutte le possibili combinazioni) e successivamente impostare quali modifiche di stato di attività sono autorizzate per questo ruolo su questo tracker. La colonna sul lato sinistro rappresenta lo stato corrente dell'attività e le colonne a destra rappresentano possibili cambiamenti di stato tra cui scegliere.

Ad esempio, un utente può configurare che nessuno possa cambiare lo stato di un'attività in "Fatto" a meno che non sia stato prima controllato da un supervisore o dal CTO. Per raggiungere questo obiettivo, seleziona una combinazione del tracker appropriato e del ruolo utente (come il tracker "attività" e il ruolo "responsabile del portafoglio") e deseleziona la casella appropriata per definire l'autorizzazione a modificare lo stato per la combinazione selezionata.

Permessi di campo di Redmine

Ancora una volta, seleziona la combinazione di ruolo e tracker (o seleziona tutti). La colonna di sinistra rappresenta i campi standard e i campi personalizzati che hai creato. A destra, puoi selezionare se il campo dovrebbe essere accessibile in modalità standard (campi vuoti - non è selezionato nulla), sola lettura o obbligatorio.

• Sola lettura - un utente non può modificare questo campo quando l'attività è impostata in modalità "sola lettura". Ad esempio, non puoi cambiare un tracker a meno che l'attività non sia pronta per l'ispezione (lo stato è impostato su "da controllare")
• Obbligatorio - il campo in questa modalità deve essere compilato, altrimenti l'attività non può essere salvata

Bisogna fare attenzione quando si impostano i campi in sola lettura o obbligatori. In particolare, per non impedire ai tuoi utenti di lavorare effettivamente. In un caso precedente, ad esempio, abbiamo affrontato un problema quando il nostro cliente ha configurato i campi standard "Oggetto" e "descrizione" come sola lettura quando lo stato è "Nuovo", il che si applica anche alla creazione di una nuova attività. Poiché agli utenti non era consentito modificare questi campi, non potevano creare una nuova attività perché non è possibile creare un'attività senza un oggetto.

Workflow in Easy Redmine

Suggerimenti e trucchi per il workflow di Redmine

Quando lo stato non è destinato ad essere utilizzato in nessun tracker, assicurati di deselezionare le caselle di controllo rispettive in una formazione a croce.

Caso d'uso 1 - Impostare una catena di approvazione in Redmine

Questo è un esempio di come funziona una catena di approvazione. Ogni ruolo (ad esempio rappresentante, responsabile, tecnico, ecc...) può cambiare lo stato di un'attività in un certo modo che garantisce che il processo sia fluido e non ci siano conflitti interni. Ad esempio, solo il rappresentante che è in contatto diretto con il cliente può cambiare lo stato in "Fatto" una volta che l'intero processo è terminato e una volta che il cliente è stato informato. Mentre solo un responsabile può approvare o rifiutare particolari richieste avviate dal cliente.

Il cliente avvia una nuova richiesta (attività), il rappresentante risponde quindi al cliente che la richiesta è stata inoltrata per ulteriore approvazione e la contrassegna con lo stato "In attesa di approvazione". Il responsabile ha un elenco di tutte le richieste (attività) contrassegnate come "in attesa di approvazione". Una volta deciso se la rispettiva richiesta deve essere approvata per ulteriori azioni, cambia lo stato della richiesta (attività) di conseguenza in "Approvata" o "Rifiutata".

Il tecnico ha un elenco in cui sono mostrate tutte le richieste "approvate". Lavora continuamente su queste e una volta che ha finito con una di esse, cambia il suo stato in "Da controllare e fatturare". In questo momento, la richiesta (attività) viene mostrata nell'elenco del rappresentante che controlla nuovamente il lavoro del tecnico. Se tutti i requisiti del cliente sono soddisfatti, contrassegna l'attività come "fatto" e informa il cliente di conseguenza.

Caso d'uso 2 - Far inserire dati importanti agli utenti di Redmine - obbligatorio

Quando hai bisogno di ottenere determinati dati che sono cruciali per te, basta rendere obbligatori alcuni campi, che può essere fatto semplicemente impostando un campo come stato “Obbligatorio”. Ad esempio, quando hai bisogno della data di nascita del tuo cliente (ad esempio, per stabilire se il cliente è maggiorenne), puoi impostare il campo “Data di nascita” come “Obbligatorio” in modo che il cliente non possa procedere senza aver compilato tale campo.

Flusso di lavoro in Easy Redmine

Caso d'uso 3 - Impedire agli utenti non autorizzati di Redmine di modificare dati importanti - sola lettura

Attenzione, il soggetto e la descrizione devono essere abilitati in un nuovo task. Certi utenti sono autorizzati solo a eseguire determinate azioni e non possono modificare o rimuovere informazioni importanti, questo può essere ottenuto abilitando la modalità “Sola lettura”.

Ad esempio, se un cliente inserisce la sua data di nascita, tale campo può essere impostato in modalità Sola lettura per evitare una perdita accidentale di tali dati. In alternativa, solo un manager (o qualsiasi altra persona idonea) può essere abilitato a modificare/rimuovere questi dati mentre gli altri non possono.

Caso d'uso 4 - Disabilitare stati di task non necessari in Redmine

Lo stato “Revisione del codice” è importante per il dipartimento IT, ma non per gli altri dipartimenti. Gli specialisti IT saranno in grado di utilizzare lo stato "Revisione del codice", ma gli utenti degli altri dipartimenti non avranno accesso ad esso.