ما هي الأخطاء التي يجب تجنبها عند التخطيط لميزانية مشروع

تنظم ميزانية المشروع جميع تقديرات التكلفة في فئات ومن ثم في وثيقة واحدة تثبت أنها مفيدة للغاية في مراحل متعددة من المشروع.

تعد ميزانية المشروع واحدة من أهم عناصر أي ميزانية، وبحق. هذه الوثيقة وحدها تستخدم كأساس لاتخاذ قرارات متعددة ويمكن أن تلعب دورًا هامًا في تحديد نجاح المشروع. كما أنها تعمل كآلية للتحكم، والتي تستخدم لقياس التقدم والتكاليف في فترات منتظمة، لتحليل أداء المشروع.

تستخدم ميزانية المشروع مصادر معلومات متعددة بما في ذلك هيكل تفكيك العمل، المعلومات التاريخية، الميزانية الأولية، الموارد المطلوبة، تقديرات مدة النشاط، والاختلافات المتوقعة.

 

كيفية إعداد ميزانية مشروع ناجحة؟

نظرًا للدور الحاسم الذي تلعبه ميزانية المشروع، من المهم أن تكون ميزانية مشروعك واقعية وقريبة من الواقع قدر الإمكان. هناك طرق متعددة للتأكد من أنك قد أعدت ميزانية مشروع ناجحة.

 

1. تحديد تقنية مناسبة

قبل البدء في الإعداد، يجب عليك تحديد تقنية مناسبة لميزانية مشروعك. اعتمادًا على تحليلك لنوع وطبيعة وأهداف مشروعك، قد تختار التقديرات المماثلة، التقديرات العلوية، و/أو التقديرات البارامترية. في حين قد تعمل إحدى هذه التقنيات بشكل أفضل لمشروع معين، قد لا تكون نفس التقنية مناسبة لمشروع آخر مختلف في الطبيعة. وبالتالي، يجب أن تتوافق التقنية التي تختارها لميزانية مشروعك مع مشروعك.

 

2. وضع وتعريف مؤشرات الأداء الرئيسية

ميزانية المشروع جيدة فقط بقدر جيدة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الخاصة بها. ستجعل مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة بوضوح من السهل عليك مراقبة وقياس عناصر ميزانية مشروعك. يمكنك الحصول على مدخلات من الخبراء داخل مشروعك وتطوير مؤشرات أداء رئيسية ذات صلة وفقًا لذلك.

 

3. الاستفادة من البيانات التاريخية والسابقة

البدء بالاستفادة والاستفادة من عمليات التقدير والتحليل التي تمت سابقًا سيكون فكرة رائعة. ليس فقط يمكنك الحصول على إلهام من نوع التقنيات والتحليل والمعلومات التي تم استخدامها في البيانات السابقة، بل يمكنك أيضًا معرفة ما يجب تجنبه وما الأخطاء التي يجب تجنبها في ميزانية المشروع الذي تعمل عليه.

 

4. لا تترك أي تفاصيل

لجعل الميزانية أكثر واقعية ودقة، يجب تضمين جميع التفاصيل والبيانات ذات الصلة هو المفتاح. يجب أن تحاول التأكد من أنك لم تغفل أي تكاليف محتملة وقد قمت بتضمين حتى أصغر التكاليف لأنها قد تكون كافية بما فيه الكفاية للتأثير على الميزانية بأكملها في المستقبل. تقليديًا، إدراج المزيد من البيانات/المعلومات في ميزانيتك يجعلها أكثر دقة. ومع ذلك، من الضروري أيضًا عدم الاندفاع وتضمين كل قطعة من المعلومات غير ذات الصلة، فقط لأجلها. نظرًا لقيود الموارد والوقت، تحتاج إلى وجود قوة حكم قوية لتقرر ما يجب تضمينه وما لا يجب.

 

5. مراجعة وإعادة النظر

بغض النظر عن مدى دقة ميزانية مشروعك، فإنها لا تزال مجرد توقع يميل إلى الانحراف. حتى إذا حاولت أن تأخذ في الاعتبار جميع العوامل المحتملة، قد يواجه ميزانية مشروعك بعض العوامل اللاحقة وغير المتوقعة التي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على ميزانية مشروعك. وبالتالي، فإن إعادة النظر والمراجعة المستمرة لميزانيتك أمر مهم، وإذا كشفت عن اختلاف، يجب الإبلاغ عنه للجهة المعنية ، لبدء عملية التوفيق.

 

الأخطاء التي يجب تجنبها عند التخطيط لميزانية مشروع

فيما يلي الأشياء التي يجب تجنبها أثناء التخطيط وإعداد ميزانية مشروع، من أجل أن تكون واقعية ودقيقة وناجحة في النهاية.

 

3. تقدير التكاليف بشكل غير صحيح

على الرغم من أن التفاؤل أمر جيد، إلا أنه قد يجعلك تقدر التكاليف بشكل غير صحيح وتقدم تقديرات غير واقعية. أثناء إعداد ميزانية المشروع، قد تجد نفسك ترغب في تقدير التكاليف بشكل أقل فقط لتقليل التقديرات ومساعدة ميزانية المشروع على الالتزام بحدود معينة. على الرغم من أنه قد ينجح لك في المدى القصير، إلا أنه سيعود بالتأكيد ليؤرقك لأنه إذا كانت تقديرات الميزانية الخاصة بك مقدرة بشكل غير صحيح وغير دقيق، فستجد نفسك تكافح للحصول على الموافقة على تخصيصات إضافية في مراحل متأخرة من المشروع، لسد الفجوات التي لم تأخذها في الاعتبار في البداية.

 

4. تقدير التوفر بشكل غير صحيح

شيء آخر قد يفوت ذهنك أثناء تخطيط ميزانية المشروع هو أنه يجب أن تأخذ في الاعتبار عدم توفر أعضاء الفريق العاملين على المشروع. في الواقع، ترغب في تقدير أن الفريق بأكمله سيكون متاحًا بنسبة 100٪ من الوقت المطلوب وستقوم بتقدير الميزانية وفقًا لذلك. على الرغم من أن "التوفر بنسبة 100٪" يبدو جذابًا، إلا أنه ليس ممكنًا عمليًا في الواقع ويجب أن تأخذ في الاعتبار كل من التوفر المتوقع والمفاجئ لأعضاء الفريق وتدمج هذا العامل في ميزانية المشروع الخاصة بك.

 

5. نسيان احتساب الضرائب

على الرغم من أنه قد يبدو أمرًا صغيرًا، إلا أنه يمكن أن يكون السبب وراء تج