Korleis implementere Kunnskapsbase 2.0 i Harmony: Historia om Easy Software

Kva er Kunnskapsbase 2.0

Det er den perfekte måten å få tilgang til ei bedrift si kunnskap, integrert i Easy Redmine og leverer eit kraftig verktøysett for å organisere og skalere dokumentasjon, manualar, prosessar, kvalitetsstyring og andre behov for å oppretthalde kunnskap innanfor ein organisasjon.

Les meir

Korleis vi skapte det

• Kva var utfordringa: Hos Easy Software vart mengda intern kunnskap som skulle delast for kompleks for den tidlegare løysinga. Berre ein vanleg samling av artiklar i kategoriar var ikkje lenger nok.
• Kva vi trengte: Vi var på jakt etter ein spesialisert applikasjon, knytt så tett som mogleg til Easy Redmine. Den måtte definitivt vere open source, sidan vi støttar det og Easy Redmine sjølv er open source-programvare.
• Kva løysing vi valde: BlueSpice passar perfekt til definisjonen. Det er ein open source-løysing, eit spesialisert wikiverktøy, med kompleks tilpassingsdyktigheit og integrasjon med Easy Redmine.

Korleis migrasjonen fann stad

Vi hadde allereie eksisterande data i vår tidlegare kunnskapsbase. Vi ønska å overføre mykje av dette til den nye løysinga. Sjå dei sju stega vi har tatt:

1. Rydd opp i dataene i den opphavlege kunnskapsbasen – start før migrasjonen. Vi anbefaler å sortere alle artiklar etter "sist oppdatert" dato og gå frå eldste til nyaste.

• Du vil oppdage at mange artiklar frå toppen kan enkelt slettast
• Andre kan du legge i ein spesifikk kategori kalla "for gjennomgang" – du vil oppdatere dei seinare
• Nokre kan oppdaterast umiddelbart
• Resten kan bli som dei er

To fleire tips:

• Dersom fleire personar skal gjennomgå artiklane, kan det vere ein god idé å merke dei på ein eller annan måte eller setje eit tilpassa felt – for eksempel "Gjennomgått".
• Sjekk også titlane på artiklane. Dersom dei inneheld problematiske symbol, kan dei føre til problem under migrasjonen. Her er nokre tips på mediawiki.org om sidetitlar og Lovlege titelteikn.

Les meir

2. Installer Kunnskapsbase 2.0 – teknisk levering av funksjonen. Sidan vi bruker Easy Cloud, vart det gjort nesten automatisk

3. Gjer nokre testmigreringar – vi var usikre på resultatet, så vi gjorde ein testmigrering

• Vi sjekka sidetitlar, innhaldsformatering (overskrifter, avsnitt, lenker og bilete) og kategoriar
• Vi sjekka kor lang tid det ville ta (vi hadde over 900 artiklar å migrere)
• Vi gjorde nødvendige endringar i innhaldet i den opphavlege kunnskapsbasen basert på funna frå testmigreringa
• Vi "oppdaterte" Kunnskapsbase 2.0-applikasjonen – fjerna all data

4. Informasjon til brukarane våre

• Vi informerte dei om produksjonsmigrasjonsdatoen = etter denne tida er hovudkunnskapskjelda Kunnskapsbase 2.0. Etter denne tida vil brukarane berre ha lesetilgang til dei opphavlege artiklane (berre for referanse og samanlikning) korleis dei ser ut no og før
• Vi heldt nokre rundar med brukaropplæring og opplæring for administratorar

5. Produksjonsimport

• Dagen kom då vi skulle trykke på knappen og migrasjonen vart køyrd
• Etter vår første sjekk, senka vi tillatelsane for alle roller i den opphavlege kunnskapsbasen – til lesemodus

Sjå migrasjonsprosessen

6. Intern støtte

• Vi utpeika nokre kollegaer og ein kanal i Microsoft Teams der brukarane våre kunne stille spørsmål om funksjonen til Kunnskapsbase 2.0
• Nokre problem etter migrasjonen vart oppdaga i produksjon. Sidan vi framleis hadde den opphavlege aktiv, kunne vi løysa kvart problem på rett måte

7. Deaktiver opphavleg kunnskapsbase

• Etter omtrent 6 veker avtok førespørslane om intern støtte
• Vi deaktiverte den opphavlege kunnskapsbasen frå vår Easy Redmine-applikasjon
• Vi anbefaler å ta ein sikkerheitskopiering før du avinstallerer tillegget

Korleis selskapet aksepterte ein endring

Kvar endring i ein organisasjon tar tid å bli fullt akseptert. Starten er den vanskeligaste, derfor må vi halde brukarane våre oppdaterte om fordelane med det nye systemet.

I tilfellet med Kunnskapsbase 2.0 er det opplagt at om du ikkje veit noko, bør du prøve å søke først (glødelampe i sidepanelet). Du vil sjå resultat ikkje berre i form av tittelen på artikkelen (som i den opphavlege Kunnskapsbasen), men også i innhaldet på sidene ved første blikk => det er stor sjanse for at du får svar utan å måtte gå andre stader.

Når brukaren enkelt og raskt finn ønska kunnskap frå andre, er dei meir tilbøyelege til å dele sin kunnskap med dei andre, for å gjengjelde tjenesta og følelsen.

Korleis implementeringa gjekk føre seg

Kategoriar

Dei vart importerte frå den opphavlege Kunnskapsbasen, noko som er flott. Men strukturen (kategoriar og underkategoriar) kunne ikkje teknisk bli importert. Det første vi gjorde var å gjennomgå kategoriane, der sidene er organiserte.

Vi starta med 3 hovuddimensjonar for kategoriane:

• Målgruppe - for kven er sida mest nyttig - fleire alternativ er tillatne som
• Sal
• Utvikling
• Marknadsføring
• Alle
• Dokumenttype - kva type kunnskap blir delt. Etter kvart vil kvar type ha sin eigen mal, slik at dei ser standardiserte ut. Beste praksis seier at kvar side berre skal ha éin dokumenttype.
• Policy
• Korleis
• Prosess
• Opplæringsnotat og opptak
• Emne - kva handlar sida om. Denne strukturen kan gå djupare, sidan det er mange tema i selskapet. Å legge til side i ein emnekategori er frivillig - ikkje påkrevd, om det ikkje finst ein passande kategori.
• Produkt
• Kjernefunksjonar
• Ressursstyring
• Hjelpeskrivebord
• Agilt tavle
• Infrastruktur
• Skya
• Tenar
• Hybridløysing
• Intern IT
• Team
• Outlook
• Maskinvare
• Felles maskinvare
• Individuell maskinvare

Sidan kvar redaktør kan opprette nye kategoriar, gjer vi månadlege revisjonar for å unngå at det blir oppretta for mange uklare ein-gongs-kategoriar, ein slags rydding i strukturen for at det ikkje skal bli kaos.

Navigasjonssider

Det er viktig at brukarane kan navigere den nye applikasjonen godt. Ein naturlig del av navigasjonen er hovudmenyen, som delvis kan tilpassast. Eit nyttig tillegg er heimesida, som ønskar lesarane velkommen, lenker til artikkelen om beste praksis for Kunnskapsbase 2.0 og lenker til sider dedikert til avdelingar i selskapet vårt.

Ved å klikke på f.eks. Marknadsføring blir brukaren sendt til indeksen for marknadsføringssider for å bla gjennom. Den inneholder også tilleggsinformasjon som er relevant berre for den avdelinga.

Vi vurderer å bruke navigasjonssider for andre sorteringskriterium (som produktinformasjon eller generelle selskapsretningslinjer).

Eitt steg om gongen

Når du har sett opp kategoriane dine og navigasjonssidene dine, kan brukarane allereie jobbe i det. Det kan verke litt rotete i starten, derfor har vi nokre utpeika administratorar som passar på at det er litt orden.

Vi har brukt Kunnskapsbasen 2.0 i nokre månader no, og vi er berre i startfasen. Vi er klar over at vi er langt frå ein ideell tilstand med ein perfekt organisert og standardisert wiki som alle brukarar (uavhengig av erfaring) kan utenat.

Vi trur at det er betre å gradvis bygge opp kunnskapsbasen, organisk, gjennom engasjerte brukarar, enn å bruke månader på å førebu eit system som brukarane våre måtte studere hardt for å forstå.

Vår anbefaling er å nøye observere korleis brukarane bruker det og ta små steg mot å implementere meir presise organisatoriske konfigurasjonar, som sidemalar, typografiregler, osv. Kvar steg som til og med litt kompliserer bruken av kunnskapsbasen til det beste for organisasjonen din, bør følgast opp med ei forklaring på korleis det gagnar alle involverte.

Konklusjon

Vi hos Easy Software er ferdige med migrerings- og implementeringsprosessen, og no er det din tur. Ved å følgje desse tipsa og hente inspirasjon kan alle selskap implementere ein ny Kunnskapsbase 2.0 som møter dei unike behova deira og bevarer kunnskapen deira.

Prøv det gratis