Πώς να εφαρμόσετε τη Βάση Γνώσεων 2.0 στο Harmony: Η ιστορία του Easy Software

Τι είναι η Βάση Γνώσεων 2.0

Είναι ο τέλειος τρόπος για να έχετε πρόσβαση στη γνώση μιας εταιρείας, ενσωματωμένη στο Easy Redmine και παρέχει ένα ισχυρό εργαλειοθήκη για την οργάνωση και κλιμάκωση της τεκμηρίωσης, των εγχειριδίων, των διαδικασιών, της διαχείρισης ποιότητας και άλλων αναγκών για τη διατήρηση της γνώσης εντός μιας οργάνωσης.

Διαβάστε περισσότερα

Πώς το δημιουργήσαμε

• Ποια ήταν η πρόκληση: Στην Easy Software, η ποσότητα της εσωτερικής γνώσης που θέλαμε να μοιραστούμε έγινε πολύπλοκη για την προηγούμενη λύση. Απλά ένα σύνολο κανονικών άρθρων σε κατηγορίες δεν ήταν αρκετό πλέον.
• Τι χρειαζόμασταν: Ψάχναμε για μια εξειδικευμένη εφαρμογή, στενά συνδεδεμένη με το Easy Redmine όσο το δυνατόν περισσότερο. Σίγουρα έπρεπε να είναι ανοι

  Πώς έγινε η μετάβαση

  Είχαμε ήδη υπάρχουσα δεδομένα στην προηγούμενη Βάση Γνώσης μας. Θέλαμε να μεταφέρουμε μεγάλο μέρος από αυτά στη νέα λύση. Δείτε τα επτά βήματα που ακολουθήσαμε:

  
  

  1. Καθαρίστε τα δεδομένα στην αρχική Βάση Γνώσης - ξεκινήστε πριν από τη μετάβαση. Συνιστούμε να ταξινομήσετε όλα τα άρθρα από την ημερομηνία "τελευταία ενημέρωση" και να προχωρήσετε από τα παλαιότερα.

  • Θα διαπιστώσετε ότι πολλά άρθρα από την κορυφή μπορούν απλά να διαγραφούν
  • Άλλα τα τοποθετείτε σε μια συγκεκριμένη κατηγορία με την ονομασία "για αναθεώρηση" - θα τα ενημερώσετε αργότερα
  • Κάποια μπορούν να ενημερωθούν αμέσως
  • Τα υπόλοιπα μπορούν να παραμείνουν ως έχουν

  Δύο ακόμα συμβουλές:

  • Εάν περισσότερα άτομα θα εξετάζουν τα άρθρα, μπορεί να είναι καλή ιδέα να τα επισημειώσετε με κάποιον τρόπο ή να ορίσετε ένα προσαρμοσμένο πεδίο - για παράδειγμα, "Εξετάστηκε".
  • Ελέγξτε επίσης τους τίτλους των άρθρων. Εάν περιέχουν προβληματικά σύμβολα, μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα κατά τη μετάβαση. Εδώ θα βρείτε μερικές συμβουλές στο mediawiki.org σχετικά με τους τίτλους σελίδων και τους Νόμιμους Χαρακτήρες Τίτλου.

  Διαβάστε περισσότερα

  
  

  2. Εγκαταστήστε τη Βάση Γνώσης 2.0 - τεχνική παράδοση της λειτουργίας. Καθώς λειτουργούμε στο Easy Cloud, έγινε σχεδόν αυτόματα

  
  

  3. Κάντε μερικές δοκιμαστικές μεταφορές - δεν ήμασταν σίγουροι για το αποτέλεσμα, οπότε κάναμε μια δοκιμαστική μεταφορά

  • Ελέγξαμε τους τίτλους των σελίδων, τη μορφοποίηση του περιεχομένου (επικεφαλίδες, παράγραφοι, σύνδεσμοι και εικόνες) και τις κατηγορίες
  • Ελέγξαμε πόση ώρα θα πάρει (είχαμε πάνω από 900 άρθρα για μεταφορά)
  • Έκαναν τις απαραίτητες αλλαγές στο περιεχόμενο της αρχικής Βάσης Γνώσης βάσει των ευρημάτων από τη δοκιμαστική μεταφορά
  • Ανανεώσαμε την εφαρμογή Βάσης Γνώσης 2.0 - αφαιρέσαμε όλα τα δεδομένα

  
  

  4. Πληροφορίες προς τους χρήστες μας

  • Τους ενημερώσαμε για την ημερομηνία της παραγωγικής μεταφοράς = μετά από αυτήν την ώρα, η κύρια πηγή γνώσης είναι η Βάση Γνώσης 2.0. Μετά από αυτήν την ώρα, οι χρήστες θα έχουν μόνο πρόσβαση μόνο για ανάγνωση στα αρχικά άρθρα (μόνο για αναφορά και σύγκριση) πώς φαίνονται τώρα και πώς ήταν πριν
  • Κάναμε μερικούς γ

    Πώς η εταιρεία αποδέχθηκε μια αλλαγή

    Κάθε αλλαγή σε μια οργάνωση χρειάζεται κάποιο χρόνο για να γίνει πλήρως αποδεκτή. Οι αρχές είναι οι πιο δύσκολες, γι' αυτό πρέπει να θυμίζουμε συνεχώς στους χρήστες μας τα οφέλη του νέου συστήματος.

    Στην περίπτωση της Βάσης Γνώσεων 2.0, το προφανές είναι ότι αν δεν ξέρετε κάτι, δοκιμάστε πρώτα να κάνετε αναζήτηση (εικονίδιο λάμπας στην πλαϊνή γραμμή). Θα δείτε αποτελέσματα όχι μόνο στη μορφή του τίτλου του άρθρου (όπως στην αρχική Βάση Γνώσεων), αλλά και στο περιεχόμενο των σελίδων με μια ματιά => υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να λάβετε μια απάντηση χωρίς να χρειαστεί να πάτε αλλού.

    Όταν ο χρήστης απλά και γρήγορα βρίσκει την επιθυμητή γνώση από άλλους, είναι πιο πρόθυμος να μοιραστεί τη γνώση του με αυτούς τους άλλους, για να επιστρέψει την χάρη και την αίσθηση.

    
    

    Πώς προχώρησε η υλοποίηση

    Κατηγορίες

    Αυτές εισήχθησαν από την αρχική Βάση Γνώσεων, που είναι εξαιρετικό. Ωστόσο, η δομή (κατηγορίες και υποκατηγορίες) δεν μπορούσε να εισαχθεί τεχνικά. Το πρώτο πράγμα που κάναμε ήταν να επανεξετάσουμε τις κατηγορίες, στις οποίες οργανώνονται οι σελίδες.

    Ξεκινήσαμε με 3 κύριες "διαστάσεις" κατηγοριών:

    • Κοινό - για ποιον είναι πιο χρήσιμη η σελίδα - επιτρέπονται πολλαπλές επιλογές όπως
    • Πωλήσεις
    • Ανάπτυξη
    • Μάρκετινγκ
    • Όλοι
    • Τύπος εγγράφου - ποιο είδος γνώσης κοινοποιείται. Τελικά, κάθε τύπος θα έχει το δικό του πρότυπο, οπότε θα έχουν όλοι την ίδια εμφάνιση. Η βέλτιστη πρακτική καθορίζει ότι κάθε σελίδα θα πρέπει να έχει έναν μόνο τύπο εγγράφου.
    • Πολιτική
    • Πώς να
    • Διαδικασία
    • Σημειώσεις και εγγραφές εκπαίδευσης
    • Θέμα - τι αφορά η σελίδα. Αυτή η δομή μπορεί να είναι πιο λεπτομερής, αφού υπάρχουν πολλά θέματα στην εταιρεία. Η προσθήκη μιας σελίδας σε μια κατηγορία θέματος είναι προαιρετική - δεν απαιτείται, αν δεν υπάρχει κατάλληλη κατηγορία.
    • Προϊόν
    • Οι βασικές λειτουργίες
    • Διαχείριση πόρων
    • Τμήμα εξυπηρέτησης πελατών
    • Πίνακας Agile
    • Υποδομή
    • Νέφος
    • Διακομιστής
    • Υβριδική λύση
    • Εσωτερική ΤΠ
    • Ομάδες
    • Outlook
    • Υλικό
    <

    Ένα βήμα τη φορά

    Μόλις ορίσετε τις κατηγορίες σας και τις σελίδες πλοήγησης, οι χρήστες είναι ήδη σε θέση να εργαστούν σε αυτό. Μπορεί να φαίνεται λίγο ακατάστατο από την αρχή, γι' αυτό έχουμε μερικούς ειδικούς διαχειριστές, οι οποίοι επιβλέπουν ώστε να διατηρείται κάποια τάξη.

    Χρησιμοποιούμε την Βάση Γνώσεων 2.0 εδώ και μερικούς μήνες τώρα και ακόμα μόλις ξεκινάμε. Συνειδητοποιούμε ότι απέχουμε πολύ από μια ιδανική κατάσταση μιας τέλεια οργανωμένης και τυποποιημένης wiki που όλοι οι χρήστες (ανεξάρτητα από την εμπειρία τους) γνωρίζουν απ' έξω.

    Πιστεύουμε ότι η ανάπτυξη της Βάσης Γνώσεων σταδιακά, οργανικά, από τους εμπλεκόμενους χρήστες σας, οδηγεί τελικά σε μεγαλύτερη αποδοχή, από ό,τι αν ξοδεύαμε μήνες για να ετοιμάσουμε ένα σύστημα που οι χρήστες μας θα έπρεπε να μελετήσουν πολύ για να κατανοήσουν.

    Η σύστασή μας είναι να παρακολουθείτε προσεκτικά πώς χρησιμοποιούν οι χρήστες το σύστημα και να κάνετε μικρά βήματα προς την εφαρμογ