Cum să implementați Baza de Cunoștințe 2.0 în Harmony: Povestea Easy Software.

Ce este Baza de Cunoștințe 2.0

Este modalitatea perfectă de a accesa cunoștințele unei companii, integrate în Easy Redmine și oferă un set puternic de instrumente pentru organizarea și scalarea documentației, manualelor, proceselor, managementului calității și altor nevoi pentru menținerea cunoștințelor în cadrul unei organizații.

Citește mai mult

Cum am creat-o

• Care a fost provocarea: La Easy Software, cantitatea de cunoștințe interne de împărtășit a devenit prea complexă pentru soluția anterioară. Doar un set regulat de articole în categorii nu a mai fost suficient.
• Ce ne trebuia: Căutam o aplicație specializată, legată cât mai strâns de Easy Redmine. Cu siguranță trebuie să fie open-source, deoarece îl susținem și Easy Redmine în sine este un software open-source.
• Ce soluție am selectat: BlueSpice se potrivește perfect definiției. Este o soluție open-source, o unealtă wiki specializată, cu adaptabilitate complexă și integrare cu Easy Redmine.

Cum a avut loc migrarea

Noi deja aveam date existente în baza noastră de cunoștințe anterioară. Am dorit să transferăm o mare parte din acestea în noua soluție. Vezi cele șapte etape pe care le-am urmat:

1. Curățarea datelor din baza de cunoștințe originală – începeți înainte de migrare. Vă recomandăm să sortați toate articolele după data „ultima actualizare” și să începeți cu cele mai vechi.

• Veți constata că multe articole de sus pot fi pur și simplu șterse
• Altele le puneți într-o categorie specifică numită „pentru revizuire” – le veți actualiza mai târziu
• Unele pot fi actualizate imediat
• Restul pot rămâne așa cum sunt

Două sfaturi suplimentare:

• Dacă mai multe persoane vor revizui articolele, poate fi o idee bună să le etichetați sau să setați un câmp personalizat – de exemplu, „Revizuit”.
• Verificați și titlurile articolelor. Dacă conțin simboluri problematice, pot cauza probleme în timpul migrării. Iată câteva sfaturi pe mediawiki.org despre titlurile paginilor și Caracterele legale ale titlului.

Citește mai mult

2. Instalați baza de cunoștințe 2.0 – livrarea tehnică a funcției. Deoarece folosim Easy Cloud, a fost realizată aproape automat

3. Efectuați câteva migrări de testare – nu eram siguri de rezultat, așa că am făcut o migrare de testare

• Am verificat titlurile paginilor, formatarea conținutului (antete, paragrafe, link-uri și imagini) și categoriile
• Am verificat cât timp va dura (aveam peste 900 de articole de migrat)
• Am făcut modificările necesare în conținutul bazei de cunoștințe originale pe baza constatărilor noastre din migrarea de testare
• Am „reîmprospătat” aplicația Bază de cunoștințe 2.0 – am eliminat toate datele

4. Informații pentru utilizatorii noștri

• I-am informat despre data migrării de producție = după această dată, sursa principală de cunoștințe este Baza de cunoștințe 2.0. După această dată, utilizatorii vor avea doar acces în modul „doar citire” la articolele originale (doar pentru referință și comparație) cum arată acum și înainte
• Am organizat câteva runde de formare a utilizatorilor și de dezvoltare a abilităților administratorilor

5. Import de producție

• A venit ziua când am apăsat butonul și migrarea a fost rulată
• După verificarea noastră inițială, am redus permisiunile pentru toate rolurile din baza de cunoștințe originală – în modul „doar citire”

Vezi procesul de migrare

6. Suport intern

• Am desemnat câțiva colegi și un canal în Microsoft Teams unde utilizatorii noștri puteau să pună orice întrebări despre funcționarea Bazei de cunoștințe 2.0
• Au fost găsite câteva probleme după migrare în producție. Deoarece încă aveam originalul activ, am putut rezolva fiecare problemă în consecință

7. Dezactivați baza de cunoștințe originală

• După aproximativ 6 săptămâni, solicitările de suport intern au dispărut
• Am dezactivat baza de cunoștințe originală din aplicația noastră Easy Redmine
• Recomandăm să faceți o copie de rezervă înainte de dezinstalarea plugin-ului

Cum a acceptat compania o schimbare

Fiecare schimbare într-o organizație necesită timp pentru a fi complet acceptată. Începuturile sunt cele mai grele, motiv pentru care trebuie să le reamintim utilizatorilor noștri beneficiile noului sistem.

În cazul Bazei de Cunoștințe 2.0, beneficiul evident este că, dacă nu știți ceva, încercați să căutați mai întâi (beculeț în bara laterală). Veți vedea rezultate nu numai sub forma titlului articolului (ca în Baza de Cunoștințe originală), ci și în conținutul efectiv al paginilor la prima vedere => există o șansă bună să primiți un răspuns fără a fi nevoie să mergeți în altă parte.

Când utilizatorul găsește rapid și simplu cunoștințele dorite de la alții, este mai înclinat să își împărtășească cunoștințele cu acei alții, să returneze favorul și sentimentul.

Cum a procedat implementarea

Categorii

Ele au fost importate din Baza de Cunoștințe originală, ceea ce este grozav. Dar structura (categoriile și subcategoriile) nu a putut fi importată din punct de vedere tehnic. Primul lucru pe care l-am făcut a fost să revizuim categoriile, în care sunt organizate paginile.

Am început cu 3 "dimensiuni" principale ale categoriilor:

• Audiență - pentru cine este pagina cea mai utilă - sunt permise mai multe opțiuni, cum ar fi
• Vânzări
• Dezvoltare
• Marketing
• Toată lumea
• Tipul de document - ce fel de cunoștințe sunt împărtășite. În cele din urmă, fiecare tip va avea propriul său șablon, astfel încât toate vor arăta standardizate. Practica optimă dictează că fiecare pagină ar trebui să aibă un singur tip de document.
• Politica
• Cum să
• Proces
• Note și înregistrări de formare
• Subiect - despre ce este pagina. Această structură poate merge mai adânc, deoarece există multe subiecte în companie. Adăugarea unei pagini într-o categorie de subiect este voluntară - nu este necesară, dacă nu există o categorie potrivită.
• Produs
• Caracteristicile de bază
• Gestionarea resurselor
• Help Desk
• Tablă agilă
• Infrastructură
• Cloud
• Server
• Soluție hibridă
• IT intern
• Echipe
• Outlook
• Hardware
• Hardware partajat
• Hardware individual

Deoarece fiecare editor poate crea noi categorii, facem revizuiri lunare astfel încât să nu fie create prea multe categorii neclare sau de utilizare unică, o sortare a structurii astfel încât să nu devină haotică.

Pagini de navigare

Este critic ca utilizatorii să poată naviga bine în noua aplicație. Un element natural pentru navigare este meniul principal, care este parțial personalizabil. O opțiune suplimentară utilă este pagina de pornire, care îi întâmpină pe cititori, le oferă un link către articolul despre cele mai bune practici pentru Baza de Cunoștințe 2.0 și le oferă link-uri către pagini dedicate departamentelor din compania noastră.

Dând clic, de exemplu, pe Marketing, utilizatorul va fi direcționat către indexul paginilor de marketing pentru a naviga prin ele. Conține, de asemenea, informații suplimentare relevante doar pentru acel departament.

Luăm în considerare utilizarea paginilor de navigare pentru alte criterii de sortare (cum ar fi informațiile despre produs sau politicile generale ale companiei).

Un pas la un moment dat

Odată ce ați setat categoriile și paginile de navigare, utilizatorii pot lucra deja în el. Poate părea un pic dezordonat de la început, motiv pentru care avem câțiva administratori desemnați, care supraveghează menținerea unui anumit ordin.

Am folosit Baza de cunoștințe 2.0 de câteva luni acum și încă abia începem. Realizăm că suntem departe de o stare ideală de wiki perfect organizat și standardizat pe care toți utilizatorii (indiferent de experiență) îl cunosc pe de rost.

Credem că dezvoltarea treptată a bazei de cunoștințe, organic, de către utilizatorii implicați, duce în cele din urmă la o adoptare mai bună decât dacă am petrece luni pregătind un sistem pe care utilizatorii noștri ar trebui să-l studieze cu greu pentru a-l înțelege.

Recomandarea noastră este să observați îndeaproape cum o folosesc utilizatorii și să faceți mici pași incrementalii spre implementarea unor configurații organizaționale mai precise, cum ar fi șabloanele de pagină, regulile de tipografie, etc. Fiecare pas care complică chiar și puțin utilizarea Bazei de cunoștințe în beneficiul organizației dvs. ar trebui însoțit de o explicație a modului în care beneficiază toți cei implicați.

Concluzie

Noi, la Easy Software, am terminat procesul de migrație și implementare și acum este rândul dvs. Prin urmarea acestor sfaturi de mai sus și luând inspirație, orice companie poate implementa o nouă bază de cunoștințe 2.0 care să îndeplinească nevoile lor unice și să-și păstreze cunoștințele în siguranță.

Încercați gratuit