Hjelpdesk kommunikasjon og DMARC retningslinjer

E-postverifisering strammes inn

En av hovedfunksjonene til Helpdesk er e-postkommunikasjon med klientene dine via billetter i Easy Redmine. Delen som omhandler e-postkommunikasjon på Easy Cloud-applikasjoner administreres av Easy Softwares SMTP-servere. Dette er hvor en konflikt kan oppstå...

Mekanismen for e-postvalidering kalt DMARC blir mye brukt og implementert i mange selskaper og e-posttjenester (og det med god grunn). Denne mekanismen sjekker blant annet om den innkommende e-posten ikke er forfalsket. Noen Helpdesk-funksjoner bruker e-postforfalskning (ikke for spamming, men for vanlig kommunikasjon med klientene dine).

Her er et eksempel

Applikasjonen kjører på Easy Cloud, http://mycompany.easyredmine.com. Denne Cloud-applikasjonen bruker en Easy SMTP-server for e-postvarsler smtp2.easyredmine.com. Det er en bruker i applikasjonen som jobber som en supportagent - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk er konfigurert på følgende måte:

Marky skal skrive en melding til en kunde via Helpdesk. Basert på innstillingen ovenfor blir han automatisk satt som avsender.

Julias e-postserver har DMARC-verifisering. Den sammenligner SMTP-serveren (smtp2.easyredmine.com) og den påståtte avsenderen (marky.mark@mycompany.com). Siden disse to domenene er forskjellige, blir e-posten ansett som usikker, og DMARC blokkerer e-posten før den når Julia (og hun blir stående uten svar).

Hva betyr dette

Gratis e-posttjenester som Gmail har allerede DMARC aktivert. I tillegg implementerer stadig flere selskaper DMARC gradvis. Som et resultat kan noen e-poster fra Easy Redmine Helpdesk på Cloud ikke nå klientene dine.

Hvordan løse det på Easy Cloud

Det finnes raske løsninger og langsiktige løsninger.

Raskeste - Endre Helpdesk-innstillingen

Gå til Mer >> Helpdesk >> Helpdesk-innstillinger og endre e-postavsender til "Standard fra e-postvarsling"

Gå deretter til Administrasjon >> Innstillinger >> E-postvarsler - Varslings-e-postadresse (FRA). Adressen skal være i formen @notifications.easysoftware.com. Hvis du allerede har endret varslingsadressen til en tilpasset domene, kan du gå videre til neste løsning.

Enkel og stabil - konfigurer Sender Policy Framework (SPF)

Den mest effektive løsningen med tanke på innsats og belønning er å legge til via SPF. Vi har allerede beskrevet dette i en tidligere artikkel.

I henhold til eksempelet vårt ovenfor, ville du legge til i SPF-posten din:

include:spf.mailing.easy.cz

Dette gjør det praktisk mulig for Easy Cloud SMTP å sette ditt domene som avsender av e-post uten å bli ansett som mistenkelig. Som et resultat vil DMARC hos klienten din Julia (fra vårt eksempel) akseptere e-posten fra Helpdesk (Marky).

Ultimat løsning - egen SMTP

Hvis Cloud-applikasjonen din bruker din egen SMTP-server, vil det ikke oppstå konflikt med tillatte domener. Når du bruker flere domener, bør alle være tillatt.

Egen SMTP på Easy Cloud er mulig, men det er den mest kompliserte av de tilgjengelige løsningene. Det kan medføre noen begrensninger, for eksempel automatisk levering av programvareoppdateringer.

Hvordan løse det på Server-løsningen

Bare for å fullføre denne artikkelen, nevner vi at løsningen på din egen server allerede krever at du konfigurerer din egen SMTP. Derfor har du mest sannsynlig allerede unngått dette problemet. Bare for sikkerhets skyld kan du imidlertid ønske å verifisere SPF-postene dine, slik at alle relevante domener er tillatt.