Komunikasi helpdesk dan kebijakan DMARC
Karena standar keamanan yang semakin ketat di seluruh IT, ada konsekuensi logis bagi aplikasi Easy. Artikel ini membahas komunikasi email melalui Helpdesk di Easy Redmine Cloud.
Pengencangan verifikasi email
Salah satu fitur utama dari Helpdesk adalah komunikasi email dengan klien melalui tiket di Easy Redmine. Bagian yang berkaitan dengan komunikasi email pada aplikasi Easy Cloud dikelola oleh server SMTP Easy Software. Konflik dapat terjadi di sini...
Mekanisme validasi email populer yang disebut DMARC, sedang banyak diimplementasikan di banyak perusahaan dan layanan email (dengan alasan yang tepat). Mekanisme ini memeriksa (antara lain) apakah email masuk tidak dipalsukan. Beberapa fitur Helpdesk menggunakan pemalsuan email (bukan untuk spam, tetapi untuk komunikasi reguler dengan klien Anda).
Ini adalah contoh
Aplikasi berjalan di Easy Cloud, http://mycompany.easyredmine.com. Aplikasi Cloud ini menggunakan server SMTP Easy untuk pemberitahuan email smtp2.easyredmine.com. Ada pengguna dalam aplikasi yang bekerja sebagai agen dukungan - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk dikonfigurasi sebagai berikut:
Marky akan menulis pesan kepada pelanggan melalui Helpdesk. Berdasarkan pengaturan di atas, dia secara otomatis masuk sebagai pengirim.
Server email penerima Julia memiliki verifikasi DMARC. Server ini membandingkan server SMTP (smtp2.easyredmine.com) dan pengirim email yang dinyatakan (marky.mark@mycompany.com). Karena kedua domain ini berbeda, email dianggap tidak aman, DMARC memblokir email sebelum sampai ke Julia (dan dia tidak mendapatkan jawaban).
Apa artinya
Layanan email gratis seperti Gmail, sudah memiliki DMARC diaktifkan. Selain itu, semakin banyak perusahaan yang secara bertahap menerapkan DMARC. Akibatnya, beberapa email dari Helpdesk Easy Redmine di Cloud Anda mungkin tidak sampai ke klien Anda.
Cara mengatasinya di Easy Cloud
Ada solusi cepat dan solusi jangka panjang.
Tercepat - Ubah pengaturan Helpdesk
Pergi ke Lebih Banyak >> Helpdesk >> Pengaturan Helpdesk dan ubah pengirim email menjadi "Default dari pemberitahuan email"
Kemudian, pergi ke Administrasi >> Pengaturan >> Pemberitahuan email - Alamat email pemberitahuan (DARI). Alamat tersebut harus dalam bentuk @notifications.easysoftware.com. Jika Anda sudah mengubah alamat pemberitahuan menjadi domain kustom, lanjutkan ke solusi berikutnya.
Sederhana dan stabil - konfigurasikan Sender Policy Framework (SPF)
Solusi paling efektif dalam hal usaha dan hasil adalah menambahkan melalui SPF. Kami sudah menjelaskannya dalam artikel sebelumnya.
Berdasarkan contoh di atas, Anda akan menambahkan ke catatan SPF Anda:
include:spf.mailing.easy.cz
Ini secara praktis memungkinkan Easy Cloud SMTP untuk menempatkan domain Anda sebagai pengirim email tanpa dianggap mencurigakan. Akibatnya, DMARC dari klien Anda Julia (dalam contoh kami) akan menerima email dari Helpdesk (Marky).
Solusi utama - SMTP sendiri
Jika aplikasi Cloud Anda menggunakan server SMTP sendiri, tidak akan ada konflik dalam domain yang diizinkan. Ketika Anda menggunakan beberapa domain yang ditetapkan, Anda harus mengizinkan semuanya.
SMTP sendiri di Easy Cloud dapat dicapai, tetapi merupakan solusi yang paling rumit dari solusi yang tersedia. Ini dapat menyebabkan beberapa batasan, misalnya pengiriman pembaruan aplikasi otomatis.
Cara mengatasinya di Solusi Server
Hanya untuk melengkapi artikel ini, kami menyebutkan bahwa solusi di server Anda sendiri sudah memerlukan Anda untuk mengkonfigurasi SMTP sendiri. Oleh karena itu, kemungkinan besar Anda sudah menghindari masalah ini. Tetapi, untuk berjaga-jaga, Anda mungkin ingin memverifikasi catatan SPF Anda, bahwa semua domain relevan Anda diizinkan.
