Helpdesk-viestintä ja DMARC-käytännöt

Sähköpostin varmistaminen tiukentuu

Yksi tärkeimmistä Helpdesk:n ominaisuuksista on sähköpostiviestintä asiakkaiden kanssa Easy Redminen lippujen avulla. Sähköpostiviestintä Easy Cloud -sovelluksissa hoidetaan Easy Softwaren SMTP-palvelimien avulla. Tässä voi syntyä ristiriita...

Suositeltu sähköpostin validointimekanismi nimeltään DMARC on laajasti käytössä monissa yrityksissä ja sähköpostipalveluissa (ja hyvä niin). Tämä mekanismi tarkistaa muun muassa, ettei saapuva sähköposti ole väärennetty. Jotkin Helpdesk-ominaisuudet käyttävät sähköpostin väärentämistä (ei roskapostin lähettämiseen, vaan säännölliseen viestintään asiakkaiden kanssa).

Tässä on esimerkki

Sovellus toimii Easy Cloudissa, osoitteessa http://mycompany.easyredmine.com. Tämä Cloud-sovellus käyttää Easy SMTP-palvelinta sähköposti-ilmoituksiin smtp2.easyredmine.com. Sovelluksessa on käyttäjä, joka toimii tukihenkilönä - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk on konfiguroitu seuraavasti:

Marky aikoo kirjoittaa viestin asiakkaalle Helpdeskin kautta. Yllä olevan asetuksen perusteella hän on automaattisesti merkitty lähettäjäksi.

Julian vastaanottavalla sähköpostipalvelimella on DMARC-varmennus. Se vertaa SMTP-palvelinta (smtp2.easyredmine.com) ja ilmoitettua lähettäjää (marky.mark@mycompany.com). Koska nämä kaksi verkkotunnusta ovat erilaiset, sähköposti katsotaan turvattomaksi, ja DMARC estää sähköpostin ennen kuin se saavuttaa Julian (ja hän jää ilman vastausta).

Mitä tämä tarkoittaa

Ilmaiset sähköpostipalvelut, kuten Gmail, ovat jo ottaneet käyttöön DMARCin. Lisäksi yhä useammat yritykset ottavat DMARCin käyttöön vähitellen. Tämän seurauksena jotkut Easy Redminen Helpdeskista Cloudissa lähetetyt sähköpostit eivät ehkä tavoita asiakkaitasi.

Miten ratkaista ongelma Easy Cloudissa

On olemassa nopeita ratkaisuja ja pitkäaikaisia ratkaisuja.

Nopein - Muuta Helpdesk-asetusta

Mene kohtaan Lisää >> Helpdesk >> Helpdesk-asetukset ja vaihda sähköpostin lähettäjäksi "Oletus sähköposti-ilmoituksesta"

Siirry sitten kohtaan Hallinta >> Asetukset >> Sähköposti-ilmoitukset - Ilmoitusosoite (FROM). Osoitteen tulisi olla muodossa @notifications.easysoftware.com. Jos olet jo vaihtanut ilmoitusosoitteen mukautettuun verkkotunnukseen, siirry seuraavaan ratkaisuun.

Yksinkertainen ja vakaa - määritä lähettäjäpolitiikan kehys (SPF)

Tehokkain ratkaisu vaivannäköön ja palkintoon nähden on lisätä SPF:n avulla. Olemme jo kuvanneet sen aiemmassa artikkelissa.

Esimerkkimme perusteella lisäisit SPF-tietueeseesi:

include:spf.mailing.easy.cz

Tämä käytännössä mahdollistaa Easy Cloud SMTP:lle oman verkkotunnuksesi lähettäjänä ilman, että sitä pidetään epäilyttävänä. Tämän seurauksena Julian DMARC hyväksyy Helpdeskista (Marky) tulevan sähköpostin.

Viimeinen ratkaisu - oma SMTP

Jos Cloud-sovelluksesi käyttää omaa SMTP-palvelinta, sallittujen verkkotunnusten välillä ei ole ristiriitaa. Kun käytät useita verkkotunnuksia, kaikkien niiden tulisi olla sallittuja.

Oma SMTP Easy Cloudissa on mahdollista, mutta se on saatavilla olevista ratkaisuista monimutkaisin. Se voi aiheuttaa joitain rajoituksia, kuten automaattisen sovelluspäivitysten toimituksen.

Miten ratkaista ongelma palvelinratkaisussa

Vain täydellisyyden vuoksi mainitsemme, että ratkaisu omalla palvelimella edellyttää jo oman SMTP:n määrittämistä. Siksi todennäköisesti olet jo välttänyt tämän ongelman. Kuitenkin varmuuden vuoksi voit tarkistaa SPF-tietueesi, että kaikki asiaankuuluvat verkkotunnuksesi ovat sallittuja.