Helpdesk kommunikation og DMARC politikker

Email verifikation strammes op

En af hovedfunktionerne i Helpdesk er e-mailkommunikation med dine klienter via billetter i Easy Redmine. Delen om e-mailkommunikation på Easy Cloud-applikationer administreres af Easy Softwares SMTP-servere. Her kan der opstå en konflikt...

En populær e-mailvalideringsmekanisme kaldet DMARC implementeres i mange virksomheder og e-mailtjenester (med god grund). Denne mekanisme kontrollerer blandt andet, om den indgående e-mail ikke er forfalsket. Nogle Helpdesk-funktioner bruger e-mailforfalskning (ikke til spam, men til almindelig kommunikation med dine klienter).

Her er et eksempel

Applikationen kører på Easy Cloud, http://mycompany.easyredmine.com. Denne Cloud-applikation bruger en Easy SMTP-server til mailnotifikationer smtp2.easyredmine.com. Der er en bruger i applikationen, der arbejder som supportagent - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk er konfigureret på følgende måde:

Marky vil skrive en besked til en kunde via Helpdesk. Baseret på indstillingen ovenfor bliver han automatisk indtastet som afsender.

Julias modtagende e-mailserver har DMARC-verifikation. Den sammenligner SMTP-serveren (smtp2.easyredmine.com) og den påståede afsender (marky.mark@mycompany.com). Da disse to domæner er forskellige, betragtes e-mailen som usikker, DMARC blokerer e-mailen før den når Julia (og hun står uden svar).

Hvad betyder det

Gratis e-mailtjenester som Gmail har allerede DMARC aktiveret. Desuden implementerer flere og flere virksomheder gradvist DMARC. Som et resultat kan nogle e-mails fra din Easy Redmine Helpdesk på Cloud muligvis ikke nå dine klienter.

Sådan løser du det på Easy Cloud

Der er hurtige løsninger og langsigtede løsninger.

Hurtigste - Ændring af Helpdesk-indstilling

Gå til Mere >> Helpdesk >> Helpdesk-indstillinger og ændr afsenderen til "Standard fra mailnotifikation"

Gå derefter til Administration >> Indstillinger >> E-mailnotifikationer - Notifikations-e-mailadresse (FRA). Adressen skal være i formen @notifications.easysoftware.com. Hvis du allerede har ændret notifikationsadressen til et brugerdefineret domæne, skal du gå videre til næste løsning.

Simpel og stabil - konfigurer Sender Policy Framework (SPF)

Den mest effektive løsning i forhold til indsats og belønning er at tilføje via SPF. Vi har allerede beskrevet det i en tidligere artikel.

I vores eksempel ovenfor ville du tilføje til din SPF-record:

include:spf.mailing.easy.cz

Dette tillader praktisk talt Easy Cloud SMTP at sætte dit domæne som afsender af e-mails uden at blive betragtet som mistænkelig. Som et resultat vil DMARC hos din klient Julia (fra vores eksempel) acceptere e-mailen fra Helpdesk (Marky).

Ultimativ løsning - egen SMTP

Hvis din Cloud-applikation bruger din egen SMTP-server, vil der ikke være nogen konflikt med de tilladte domæner. Når du bruger flere domæner, skal du have tilladelse til dem alle.

Egen SMTP på Easy Cloud er muligt, men det er den mest komplicerede af de tilgængelige løsninger. Det kan medføre visse begrænsninger, f.eks. automatisk levering af programopdateringer.

Sådan løser du det på Server-løsning

For at gøre denne artikel komplet, nævner vi, at løsningen på din egen server allerede kræver, at du konfigurerer din egen SMTP. Derfor har du sandsynligvis allerede undgået dette problem. Bare for en sikkerheds skyld kan du dog ønske at verificere dine SPF-records, at alle dine relevante domæner er tilladt.