Как Seyfor премина към един инструмент за HelpDesk и управление на проекти с ентусиазъм.
Септември 2022
Злин, Чешка Република
Express Apps & Incadea & OneCore
Чешкият най-бързо развиващ се доставчик на ИТ решения в Европа Seyfor (предишно Solitea) започна да използва Easy Redmine в своите подразделения Incadea и One Core, както и за Money ERP. Основното предизвикателство за тези компании с над 260 хиляди клиенти в целия свят беше да поставят системите за управление на проекти и Help Desk в една система за 8 месеца и да спестят пари за лицензи. В крайна сметка цялата компания, включително главния изпълнителен директор, беше активно включена в изпълнението, което доведе до ентусиазирано приемане на инструмента и истинска персонализация.
Преди да преминете към Easy Redmine
За управление на проекти и Help Desk, Seyfor използваха комбинация от много различни инструменти (като Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI и Help Desk системата OTRS). Ежедневната работа на служителите беше твърде затруднена. Seyfor се нуждаеше от една система, която да комбинира всички модерни функции за управление на проекти и поддръжка.
Нашата задача и предизвикателства
Очаквания, които трябва да бъдат изпълнени:
- Един софтуер за всички дейности (управление на проекти, Help Desk, финанси и др.)
- Свързване на задачи и планиране (оценка)
- Свързване на DevOps и задачи за разработка
- Следене на задачи
- Отчетност
Бизнес очаквания, които трябва да бъдат изпълнени:
- Икономия на разходите за използване на повече лицензи за софтуер
- Яснота за служителите, всички процеси и инструменти в една система
- Миграция на 80 клиента от стария Help Desk
- Миграция на големия проект за бизнес лизинг от предишната система към Easy Redmine
Изисквания:
- Напреднали отчети
- Инструменти за планиране
- Интеграция на DevOps
- Help Desk
Да го приложим!
Ентусиазмът е ключът
Seyfor е ИТ компания, доставчик на счетоводни системи, така че те използваха своя ентусиазъм и умения, за да конфигурират Easy Redmine според своите нужди. Ключовият момент беше, че ние намерихме вътрешния "посланик" на Easy Redmine - ръководителят на поддръжката, изпълнителния директор или управителите на проекти и той създаде персонализиран дизайн. В резултат на това, заедно с нашата помощ, те създадоха перфектно персонализиран софтуер.
Лукъш Мезирка
Срещнахме интересно предизвикателство във формата на внедряването на Easy Redmine, благодарение на което искахме да съчетаем всичките си дейности в една система. Направихме го! От името на целия ни екип за внедряване, бих искал да благодаря на г-н Петър Вавра, който беше много отзивчив и улесни прехода от оригиналните системи към Easy Redmine. Наистина оценявам неговата отзивчивост и способност да предложи различни начини за решаване на нашите процеси. Надявам се, че ние и нашите предложения сме източник на вдъхновение за подобряване на Easy Redmine. Мисля, че по време на внедряването сме установили много важна стойност, партньорство за нас, върху което се надяваме да продължим да си сътрудничим с Easy Software.
Настройки
Seyfor реши да настрои всичко: персонализиран дизайн, SSO вход (един от първите клиенти, който го използва) с интеграция на Microsoft Azure и множество табла за проследяване на печалбата и наблюдение на разходите за HelpDesk, имплементация или успеваемост на оценките на проектните часове.
Някои настройки като персонализиран дизайн бяха подготвени от активния изпълнителен директор, който се наслаждаваше на целия процес. Това не е стандартна ситуация, но показва, че когато компанията се захваща с имплементацията и адаптацията на инструмент, всеки в компанията може да се включи.
Най-важната функция беше HelpDesk, където бяха настроени индивидуални SLA метрики за всеки клиент - техният собствен портал за заявки на клиенти (вместо имейли). Преди това клиентът използваше друг инструмент, но трябваше да премине към един инструмент. Настроихме SLA индивидуално за всеки клиент в зависимост от приоритетите на билетите.
Тяхната ежедневна работа също е да сравняват оценката и реалността, както и в другите ИТ компании, работещи в SCRUM. Печалбата е ключова. Те имат множество табла, които показват финансови доклади за работите и имплементацията на поддръжката за всеки клиент.
Обучение
Ключовите заинтересовани страни (като изпълнителен директор и мениджър на клиентската поддръжка) бяха включени в процеса на имплементация, те наистина се захванаха с подготовката и имплементацията и вълнуваха останалите в компанията.
Дори в ситуацията, когато клиентската поддръжка използваше предишната система за Help Desk, която им отговаряше и беше необходимо да им се покажат достатъчно предимствата на унифицирането на инструментите.
И резултатите?
Имплементацията на Easy Redmine донесе:
- Възможност за настройка на доклади, за да се адаптират към нуждите на управлението
- Лесно и бързо търсене в инструмента
- Табла (включително графики) за техните клиенти
- Унифицирано докладване на времето в една система
Най-из
Бюджет за един проект
Метрики на HelpDesk SLA
WBS за проекти
Конфигурирани отчети
Кой е Сейфор
Чешкият най-бързо развиващ се доставчик на ИТ решения в Европа Сейфор (Solitea) предлага ERP решения, проекти за ИТ инфраструктура и персонализирани системи, заедно с 34 програми и приложения. В тази холдингова компания има много компании и 1600 служители, които споделят опит, знания и култура за повече от 260 хиляди клиенти в цял свят.
Сейфор включва бизнес единици като Express Apps (приложение за заеми за компании, базирано на Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (високо гъвкава и лесно персонализируема система, специално проектирана за нуждите на дилърите на превозни средства) или OneCore (специализирано решение за управление на лизингови софтуери за големи финансови услуги).
