Organisera fjärrmöten med Easy Redmine

Å andra sidan har arbetsstyrkan fått kämpa med svårigheterna som kommer med att arbeta hemifrån. Arbetsplatsen är avsedd att vara en distraheringsfri miljö som främjar höga produktionsnivåer. Å andra sidan innebär att arbeta hemifrån att man utsätts för en rad avbrott från alla håll.

Många arbetstagare, särskilt de som aldrig har arbetat hemifrån tidigare, har stött på legitima svårigheter, varav en är att hålla fokus medan man arbetar i en atmosfär som inte alltid främjar produktivitet. Arbetsgivarna befinner sig i en kapplöpning mot klockan för att ge sina anställda verktygen de behöver för att maximera produktionsnivåerna. När fysiska kontor blir alltmer föråldrade har även företag som tidigare välkomnade distansarbete tvingats ompröva sina strategier.

Genom att välja den mest lämpliga resurshanteringssystemet, som Easy Redmine, kan du se till att alla dina tallrikar fortsätter att snurra korrekt och i rätt takt. Här är några sätt Easy Redmine hjälper oss att vara mer produktiva när vi arbetar hemifrån.

Förbättrad synlighet och samordning inom teamet

När du arbetar hemifrån kan du stöta på oväntade hinder som du aldrig har stött på när du arbetar på kontoret. Enligt studier tror 37 procent av distansarbetare att att arbeta hemifrån gör dem mindre synliga för sina kollegor. Dessutom tror samma antal chefer att bristen på tydligt definierade mål spelar en betydande roll i projektmisslyckanden.

När du arbetar som en del av ett team kan det vara svårt att hålla alla på samma sida. Å andra sidan måste teamen omfamna teknologier som hjälper dem att vara transparenta. De kommunikationstaktiker du tidigare använde för att kommunicera inom ditt företag måste anpassas för att passa den nya arbetsfrånvaron.

Du behöver ett system som ger realtidsrapportering av projekt för att behålla synlighet och ansvar under detta försök. Easy Redmine kan hjälpa dig att ge mer transparens till ditt team och intressenter om statusen för viktiga leveranser. Alla kommer att vara mycket medvetna om och stödjande för det arbete du utför på grund av detta.

Kommunikationskanaler förblir öppna

Övergången från att sitta tillsammans på arbetsplatsen till fjärrkontakt är svår för personal som är vana vid att göra det. Trots allt räcker det med ett dåligt formulerat brev, ett osänt e-postmeddelande eller en oöppnad inbjudan till virtuellt möte för att helt störa en dags arbete. För att effektivt hantera kommunikationsproblemet måste du etablera en stark teamanda genom regelbundna möten och tillräckligt med social tid. Du bör också etablera policys och rutiner för användning av e-post, chatt och video vid lämpliga tillfällen.

Det viktigaste är att välja verktygen som fungerar bäst för ditt team. För online-teamarbete erbjuder Easy Redmine en kraftfull uppsättning funktioner. Till exempel kommer funktionen för direktmeddelanden att hjälpa dig att hålla kontakten med ditt fjärrteam, oavsett om du arbetar från en dator eller en smartphone. Samtidigt hjälper det olika instrumentpanelerna till att förbättra kommunikationen mellan olika nivåer av ledning inom ett företag.

Hantera ad hoc-förfrågningar när de uppstår

Förutom miljömässiga distraktioner är fjärranställda utsatta för en ström av e-postmeddelanden från kollegor och kunder som söker en ny sak efter en annan. Processen att hantera förfrågningar och kombinera dem med det arbete du redan har blir betydligt svårare när du arbetar hemifrån; att använda kalkylblad eller post-it-lappar kan däremot vara en dålig idé.

Du behöver en komplett plattform som konsoliderar och dynamiskt organiserar din arbetsbelastning. Med Easy Redmine kan du skapa snabb och anpassningsbar projektplanering för ad hoc-uppgifter och tilldelningar. Det kommer att vara möjligt att etablera nyckeluppgifter som du kan hantera i Easy Gantt med hjälp av Easy Redmine-planeraren.

Hantera arbetsbelastningen för ditt personal

Om du ansvarar för ett team måste du se till att medlemmarna förblir fokuserade och på rätt spår när de arbetar hemifrån. En av de viktigaste delarna av att behålla teamets koncentration är att upprätthålla en bra balans mellan arbete och privatliv för att förhindra utbrändhet och behålla produktiv personal.

Du kan hantera arbetsbelastningen mer framgångsrikt om du planerar uppgifter baserat på ditt teams förmågor och din organisations mål. När dina medarbetare arbetar hemifrån kommer de att vara tydliga med vad de arbetar med, vilket gör att de kan planera sin tid och sina resurser därefter. Du kan också välja att följa upp framstegen för varje teammedlem för att verifiera att dina ansvar har fördelats rättvist och att ingen medarbetare överbelastas eller underutnyttjas.

Easy Redmine inkluderar några användbara resurshantering funktioner. Du kan tilldela arbete baserat på personalens kapacitet i realtid, uppskatta den tid som krävs för att slutföra arbetsuppgifter och övervaka framstegen för att säkerställa att du håller dig på rätt spår med din projektplan.

Om du är arbetsgivare eller personalchef kan kompletta resurshanteringssystem som Easy Redmine hjälpa dig att upprätthålla en bättre relation med dina medarbetare som arbetar hemifrån. Till exempel kan de ge dig en komplett bild av vem som arbetar med vad vid en viss tidpunkt i projekt. På så sätt kan du avgöra när de är tillgängliga för nya uppgifter och när de är överbelastade, vilket gör att du effektivt kan balansera arbetsbelastningen för att uppnå projektets milstolpar inom den angivna tidsramen.

Bland andra egenskaper skulle det ideala systemet ha metoder för att genomföra regelbundna uppföljningar med medarbetare, omdefiniera mål och samla in feedback från anställda. Även om du inte är fysiskt närvarande på kontoret kommer detta system inte att minska dina anställdas motivation och känsla av syfte. Möjligheten att samarbeta när man arbetar från olika platser är avgörande när ni alla arbetar på distans.