På den andre siden har arbeidsstyrken måttet håndtere vanskelighetene som følger med å jobbe hjemmefra. Arbeidsplassen er ment å være et avledningsfritt miljø som fremmer høy produksjon. På den andre siden innebærer å jobbe hjemmefra å bli utsatt for en rekke avbrytelser fra alle kanter.
Mange arbeidere, spesielt de som aldri har jobbet hjemmefra før, har møtt på legitime vanskeligheter, hvorav en er å holde fokus mens man jobber i en atmosfære som ikke alltid fremmer produktivitet. Arbeidsgivere befinner seg på sin side i et kappløp mot klokken for å gi sine ansatte verktøyene de trenger for å maksimere produksjonsnivåene. Ettersom fysiske kontorer blir mer utdaterte, har til og med bedrifter som tidligere har ønsket fjernarbeid velkommen, vært nødt til å revurdere sine strategier.
Ved å velge den mest passende ressursstyringsprogramvaren, som for eksempel Easy Redmine, kan du sikre at alle tallerknene dine fortsetter å snurre riktig og i riktig tempo. Følgende er noen av måtene Easy Redmine hjelper oss med å være mer produktive mens vi jobber hjemmefra.
Forbedret synlighet og samkjøring i teamet
Når du jobber hjemmefra, kan du støte på uventede hindringer som du aldri har møtt på når du jobber på kontoret. Ifølge studier mener 37 prosent av fjernansatte at å jobbe hjemmefra gjør dem mindre synlige for kollegene sine. I tillegg mener det samme antallet ledere at manglende klart definerte mål spiller en betydelig rolle i prosjektsvikt.
Når du jobber som et gruppe medlem, kan det være vanskelig å holde alle på samme side. På den andre siden må teamene omfavne teknologier som hjelper dem med å være transparente. Kommunikasjonstaktikkene du tidligere brukte for å kommunisere gjennom hele bedriften din, må tilpasses for å imøtekomme det nye arbeids-hjemme-scenarioet.
Du vil trenge et system som gir sanntidsprosjektrapportering for å opprettholde synlighet og ansvarlighet gjennom dette forsøket. Easy Redmine kan hjelpe deg med å gi mer gjennomsiktighet til teamet ditt og interessenter om statusen til kritiske leveranser. Alle vil være svært oppmerksomme på og støttende til jobben du gjør på grunn av dette.
Kommunikasjonskanaler forblir åpne
Overgangen fra å sitte sammen på arbeidsplassen til fjernkontakt er utfordrende for ansatte som er vant til det. Tross alt er det bare nødvendig med ett dårlig formulert brev, én usendt e-post eller én ikke-klikket virtuell møteinvitasjon for å ødelegge en hel dags arbeid. For å håndtere kommunikasjonsproblemet effektivt, må du etablere et sterkt teamånd gjennom regelmessige møter og tilstrekkelig sosial tid. Du må også etablere retningslinjer og prosedyrer for bruk av e-post, chat og video der det er hensiktsmessig.
Det viktigste er å velge verktøyene som fungerer best for teamet ditt. Easy Redmine tilbyr en kraftig sett med funksjoner for online team-samarbeid. For eksempel vil funksjonen for øyeblikkelig meldingsutveksling hjelpe deg med å holde kontakten med det eksterne teamet ditt, enten du jobber fra en datamaskin eller en smarttelefon. Samtidig hjelper utvalget av dashboards som er tilgjengelige, med å forbedre kommunikasjonen mellom ulike nivåer av ledelse i en bedrift.
Håndter ad hoc-forespørsler etter hvert som de oppstår
I tillegg til miljømessige forstyrrelser blir fjernansatte utsatt for en strøm av e-poster fra kolleger og kunder som søker én ny ting etter en annen. Prosessen med å håndtere forespørsler og kombinere dem med jobben du allerede har, blir betydelig vanskeligere når du jobber hjemmefra; å bruke regneark eller lapper kan derimot være en dårlig idé.
Du trenger en komplett plattform som samler og dynamisk organiserer arbeidsmengden din. Du kan opprette rask og tilpasningsdyktig prosjektplanlegging for ad hoc-oppgaver og oppgaver ved hjelp av Easy Redmine. Det vil være mulig å etablere nøkkeloppgaver som du kan administrere i Easy Gantt med hjelp av Easy Redmine-planneren.
Administrer arbeidsmengden til personalet ditt
Hvis du er ansvarlig for et team, må du sørge for at medlemmene forblir fokusert og på rett spor når de jobber hjemmefra. En av de viktigste delene av å opprettholde teamkonsentrasjon er å opprettholde en god balanse mellom arbeid og fritid for å unngå utbrenthet og beholde produktive ansatte.
Du kan administrere arbeidsmengden mer effektivt hvis du planlegger oppgaver basert på teamets evner og organisasjonens mål. Når arbeiderne dine jobber hjemmefra, vil de være klare over hva de jobber med, slik at de kan organisere tiden og ressursene sine deretter. Du kan også velge å følge med på fremgangen til hvert teammedlem for å verifisere at ansvaret er fordelt rettferdig og at ingen arbeidere blir overbelastet eller underutnyttet.
Easy Redmine inkluderer noen nyttige ressursstyringsfunksjoner. Du kan tildele arbeid basert på sanntidskapasiteten til personalet, estimere tiden som kreves for å fullføre jobben, og overvåke fremdriften for å sikre at du holder deg på rett spor med prosjektplanen din.
Hvis du er arbeidsgiver eller HR-manager, vil komplette ressursstyringssystemer som Easy Redmine hjelpe deg med å opprettholde et bedre forhold til de ansatte som jobber hjemmefra. For eksempel kan de gi deg et komplett bilde av hvem som jobber med hva til enhver tid i prosjekter. Dermed kan du bestemme når de er tilgjengelige for nye oppgaver og når de er overbelastet, slik at du effektivt kan balansere arbeidsmengden for å oppfylle prosjektmål innenfor den angitte tidsrammen.
Blant andre egenskaper ville det ideelle systemet ha metoder for å gjennomføre regelmessige oppfølgingssamtaler med arbeiderne, justere mål og samle inn tilbakemeldinger fra de ansatte. Selv om du ikke er fysisk til stede på kontoret, vil dette systemet ikke redusere de ansattes motivasjon og følelse av formål. Evnen til å samarbeide mens man jobber fra ulike steder er avgjørende når dere alle jobber eksternt.
