Topp 7 trendar frå vår store prosjektleiingundersøking: Kva endra seg i 2020?

Sjølv om ikkje, i denne artikkelen vil du mest sannsynleg finne svar på spørsmål som liknar dei du stilte deg sjølv i fjor. Kom og sjå dei 7 viktigaste tankane og resultatane vi har plukka ut for deg! Kva var vi nysgjerrige på Heimekontor, teamdisiplin, raske budsjettendringar, overtalde og rekruttering, ein overgang til meir effektiv prosjektleiingssystem, og oft nemnde "problem med sjølvmotivasjon". Lær om utfordringane, hindringane, men også det positive som 2020 førte med seg for prosjektleiing. «Det som plaga meg mest var kundane si press for å redusere prisane, noko som resulterte i ei stadig vurdering av prosjektets lønsemd.» Sjå dei 7 mest interessante - og til tider kanskje ganske overraskande - resultatane og svarene. 1. 2020 - verre eller betre? La oss starte med nokre gode resultat. Til tross for situasjonen i fjor, oppfattar kvar tredje prosjektleiar 2020 som minst litt betre enn forventa. Omtrent ein fjerdedel av respondentane våre meiner det var som dei trudde det skulle være. Ikke dårlig! Men for å være heilt ærleg må vi innrømme at ein betydeleg del av leiarane som deltok i undersøkinga kjem frå IT-sektoren, som generelt rapporterer betre resultat enn t.d. tungindustrien. Bare 12 % av prosjektleiarane har hatt eit mykje verre år enn dei forventa. 2. Heimekontor vs. produktivitet Ærlig talt, her hadde vi forventa noko anna. Mange prosjektleiarar var redde for å gå over til heimekontor, spesielt dei som gjorde det for første gong. Derimot rapporterer selskap med team som allereie var vande med å jobbe heime, dei mest positive evalueringane av korleis det påverkar produktiviteten. Men nesten ein tredjedel av dei spurde leiarane meiner at heimekontor ikkje har hatt nokon innverknad. Til tross for våre spådomar, hadde overgangen til heimekontor ikkje ein stor negativ innverknad på teama sin produktivitet. «Eg klarte ikkje å venne meg til det faktum at eg ikkje personleg overvakar alt, og måtte stole berre på fristar.» 3. Korleis var det å leie prosjekt frå heimekontoret? Vel... Ikke bra, ikkje godt. Rundt 40 % likte det ikkje. Det var fleire grunnar til ein ganske kald haldning til heimekontorleiing, men hovudgrunnen var rapporterte problem med disiplinen til teamet. Og sidan det ikkje er teikn til å kome tilbake til kontora snart, bør vi møte denne utfordringa og omfamne den - akkurat som 22 % av respondentane. Å leie team på avstand vil være ein del av standardutstyret til ein erfaren leiar. Du bør derfor jobbe hardt med å eliminere dei problemene det fører med seg. 4. Fristar og pengar Quiz: Korleis har koronakrisa påverka lønsemda til prosjekta? Ein tredjedel av prosjektleiarane som svarte på undersøkinga vår sa at det ikkje hadde påverka det. På den andre sida var det ingen selskap som rapporterte minst 50 % vekst i prosjektlønsemda i fjor. Fristar og problem med prosjektlevering er "eit godt gammalt problem" sjølv i tider utan krise. Men heldigvis rapporterer berre åtte og ein halv prosent av prosjektleiarane om store forseinkingar. Du kan ikkje ha kontroll over alt, men den økonomiske suksessen til prosjektet blir i det minste delvis gjenspeila i god leiing og levering til rett tid. Svaret på neste spørsmål i undersøkinga er relatert til å få prosjekta til å fungere så smidig som mogleg i komplekse situasjonar. «Heimekontoret la plutselig til to prosjekt til å ta vare på - eitt er 2 år og det andre er 5 år gammalt.»

5. Tapt og funnet

Å spørre om Covid-krisen har brakt noe godt for organisasjonen din - som nye, uventede forretningsprosjekter - kan virke som en provokasjon for noen. Men se på resultatene: bare en tredjedel av respondentene hevder at det ikke var noen nye forretninger det siste året.

Og når vi snakker om forretningsmessige tap, kommer et optimistisk svar fra over førti prosent av lederne: "Nei, vi har ikke mistet noen prosjekter på grunn av krisen."

Resultatet: Frykten for prosjektavbrudd var definitivt berettiget. Men til slutt viste det seg at det større problemet var hvordan man skulle fortsette å håndtere eksisterende og nye prosjekter. Hver tredje bedrift fikk til og med et nytt prosjekt i tillegg til de planlagte fra en ny eller eksisterende kunde.

6. "2020s travleste avdeling" går til...

HR. Sannsynligvis. Bare en fjerdedel av respondentene våre sier at det kaotiske siste året ikke påvirket deres personalledelse i det hele tatt. Omtrent to tredjedeler rapporterer viktige endringer knyttet til ansettelser og oppsigelser, som opplæring, gjenrekruttering og utdanningsstøtte.

Men hvordan har dette påvirket bonuser og lønninger? Litt over 50% av lederne sier at det ikke hadde noen innvirkning i det hele tatt - "pengenivået" har vært det samme.

Resultatet: HR-ledere sto overfor ikke bare oppsigelser og ansettelser av ansatte. En viktig del av deres agenda handlet om å redusere/øke arbeidsbelastningen, omskolering og utdanning.

"Jeg er en person som liker å møte folk ansikt til ansikt. Jeg stirret på den blanke e-postsiden og følte at jeg måtte skrive en bok."

7. PM-verktøy i nød er virkelig et PM-verktøy

Tro oss, det har vært tøft også for selskaper som utvikler prosjektstyringsprogramvare. Vi merket dette selv med kundenes forespørsler om nye funksjoner: allerede i mars la vi til risikostyringsverktøyet og deretter den beste Gantt-diagrammen vi noensinne har hatt, i tillegg til oppgraderingen av rapportene i HR-styringsverktøyet. Alt dette resulterte i den nye høstutgaven av Easy Redmine, tilpasset enda mer sømløst fjernarbeid.

Vi har også personlig rådgitt mange ledere om hvordan de skal håndtere koronasituasjonen slik at de opprettholder kontinuiteten i resultatene og prosjektenes økonomiske helse. Bedrifter og organisasjoner over hele verden bruker mange forskjellige PM-programvare. Likevel valgte bare 50% av dem å beholde sine PM-verktøy, mens den andre halvparten la til eller byttet helt til ny prosjektstyringsprogramvare.

Resultatet: Fjernarbeid og rask respons på endringer har testet ikke bare prosjektledere, men også verktøyene deres. Mange viste seg å være utilstrekkelige - en betydelig del av respondentene måtte enten erstatte eller supplere dem helt. Det er derfor verdt å bruke programvare som gir alle verktøyene for prosjektstyring under samme tak.

Konklusjon

De 18 spørsmålene fra vår store undersøkelse resulterte i flere overraskende svar. Hvis vi skal plukke ut noe som ligner på "en lys side av krisen", ville det være avdekkingen av de virkelige svakhetene i selskapenes prosesser. Vinnerne er de som er villige til å ta risiko og gjøre nye ting når situasjonen er rolig - som selskaper som i stor grad har outsourcet sine ansatte eller støttet teamene sine til å jobbe eksternt.

En av tingene vi definitivt anbefaler er valget av riktig programvare for prosjektstyring. Det har en stor positiv effekt på teamenes beredskap, arbeidseffektivitet og rettidig levering av prosjekter.