Top 7 Tendenze Dalla Nostra Grande Indagine Sulla Gestione Dei Progetti: Cosa Ha Cambiato Il 2020?

Anche se non lo fosse, in questo articolo troverai probabilmente risposte a domande simili a quelle che ti sei posto l'anno scorso. Vieni a scoprire i 7 pensieri e risultati migliori che abbiamo selezionato per te!

Cosa ci interessava sapere

Smart working, disciplina del team, rapidi cambiamenti di budget, ridondanze e reclutamento, una transizione verso software di gestione progetti più efficienti e spesso menzionati "problemi di auto-motivazione". Scopri le sfide, gli ostacoli, ma anche i lati positivi che il 2020 ha portato alla gestione dei progetti.

“Ciò che mi ha infastidito di più è stata la pressione dei clienti per ridurre i prezzi, il che ha comportato una valutazione costante della redditività del progetto.”

Dai un'occhiata ai 7 risultati e risposte più interessanti - e talvolta sorprendenti - che abbiamo raccolto.

1. 2020 - peggio o meglio?

Cominciamo con alcuni buoni risultati. Nonostante la situazione dell'anno scorso, ogni terzo project manager percepisce il 2020 almeno un po' meglio di quanto previsto. Circa un quarto dei nostri intervistati pensa che sia stato come pensavano sarebbe stato. Non male, vero! Tuttavia, per essere completamente onesti, dobbiamo ammettere che una parte significativa dei manager che hanno partecipato al sondaggio proviene dal settore IT, che in generale riporta risultati migliori rispetto ad esempio l'industria pesante.

Il risultato: Solo il 12% dei project manager ha avuto un anno di attività molto peggiore di quanto previsto.

2. Smart working vs. produttività

Francamente, qui avevamo previsto qualcosa di diverso. Molti project manager avevano paura di passare al lavoro da casa. Soprattutto quelli per cui era la "prima volta". Al contrario, le aziende con team già abituati a lavorare da casa riportano le valutazioni più positive del suo impatto sulla produttività. Ma quasi un terzo dei manager intervistati ritiene che il lavoro da casa non abbia avuto alcun impatto.

Il risultato: Nonostante le nostre previsioni, il passaggio al lavoro da casa non ha avuto un impatto largamente negativo sulla produttività dei team.

“Non riuscivo ad abituarmi al fatto che non supervisionavo personalmente tutto e dovevo fare affidamento solo sulle scadenze.”

3. Come è stato gestire i progetti da casa?

Bene... non bene. Circa il 40% non l'ha apprezzato. Ci sono state diverse ragioni per un atteggiamento piuttosto freddo verso la gestione del lavoro da casa, ma la principale è stata la segnalazione di problemi di disciplina del team. E poiché non c'è segno di ritorno in ufficio a breve, dovremmo affrontare questa sfida e abbracciarla - proprio come il 22% dei rispondenti.

Il risultato: La gestione dei team a distanza farà parte dell'equipaggiamento stabile di un manager esperto. Pertanto, dovresti lavorare sodo per eliminare i problemi che comporta.

4. Scadenze e denaro

Quiz: come ha influenzato la crisi del coronavirus la redditività dei progetti? Un terzo dei project manager che hanno risposto al nostro sondaggio ha detto che non l'ha influenzata. D'altra parte, non c'è stata nessuna azienda che abbia riportato una crescita della redditività dei progetti del 50% o più l'anno scorso.

Le scadenze e i problemi di consegna del progetto sono "un buon vecchio problema" anche nei tempi in cui non c'è crisi. Ma, per fortuna, solo l'8,5% dei project manager segnala ritardi significativi.

Il risultato: Non puoi avere il controllo su tutto, ma il successo finanziario del progetto si riflette almeno in parte in una buona gestione e nella consegna puntuale. La risposta alla prossima domanda del sondaggio è legata a rendere i progetti il più possibile fluidi in situazioni complesse.

“Il lavoro da casa ha improvvisamente aggiunto altri due progetti da gestire - uno ha 2 anni e l'altro 5.”

5. Smarrimento e ritrovamento

Chiedere se la crisi Covid ha portato qualcosa di buono per la tua organizzazione, come nuovi progetti commerciali inaspettati, potrebbe sembrare una provocazione per alcuni. Ma guarda i risultati: solo un terzo dei rispondenti afferma che non ci sono stati nuovi affari nell'ultimo anno.

E parlando delle perdite commerciali, una risposta ottimistica arriva da più del quaranta percento dei manager: "No, non abbiamo perso nessun progetto a causa della crisi".

Il risultato: La paura della cancellazione del progetto era sicuramente giustificata. Ma alla fine, si è scoperto che il problema più grande era come continuare a gestire i progetti esistenti e nuovi. Ogni terza azienda ha ricevuto addirittura un nuovo progetto oltre a quelli pianificati da un cliente nuovo o esistente.

6. Il premio "Dipartimento più impegnato del 2020" va a...

Risorse umane. Probabilmente. Solo un quarto dei nostri intervistati afferma che l'ultimo anno caotico non ha influenzato affatto la gestione delle persone. Circa due terzi segnalano importanti cambiamenti legati all'assunzione e al licenziamento, come la formazione, il rinnovo delle assunzioni e il supporto educativo.

Ma come tutto ciò ha influenzato i bonus e i salari? Un po' più della metà dei manager afferma che non ha avuto alcun impatto: il livello di denaro è rimasto lo stesso.

Il risultato: I responsabili delle risorse umane si sono trovati a dover gestire non solo il licenziamento e l'assunzione di dipendenti. Una parte importante della loro agenda riguardava la riduzione o l'aggiunta di carico di lavoro, la riqualificazione e l'istruzione.

"Sono una persona di persona. Ho guardato la pagina email vuota e mi sono sentito come se dovessi scrivere un libro."

7. Lo strumento PM in difficoltà è uno strumento PM davvero

Credici, è stato difficile anche per le aziende che sviluppano software di gestione dei progetti. Lo abbiamo notato noi stessi con le richieste dei clienti di nuove funzioni: già a marzo abbiamo aggiunto lo strumento di gestione dei rischi e poi il miglior Gantt che abbiamo mai avuto, oltre all'aggiornamento dei report nel tool di gestione delle risorse umane. Tutto ciò ha portato alla nuova edizione autunnale di Easy Redmine, adattata per un lavoro remoto ancora più fluido.

Abbiamo anche consigliato personalmente molti manager su come rispondere alla situazione del coronavirus in modo da mantenere la continuità delle uscite e la salute finanziaria dei progetti. Le aziende e le organizzazioni in tutto il mondo utilizzano molti software di PM diversi. Tuttavia, solo il 50% di loro è rimasto con i propri strumenti di PM, mentre l'altra metà ha aggiunto o completamente cambiato il software di gestione dei progetti.

Il risultato: Il lavoro remoto e la rapida risposta ai cambiamenti hanno testato non solo i responsabili dei progetti, ma anche i loro strumenti. Molti si sono rivelati insufficienti: una parte significativa dei rispondenti ha dovuto sostituirli o integrarli completamente. Vale quindi la pena utilizzare un software che fornisca tutti gli strumenti per la gestione dei progetti sotto lo stesso tetto.

Conclusione

Le 18 domande del nostro grande sondaggio hanno portato a diverse risposte sorprendenti. Se dovessimo scegliere qualcosa come "un lato positivo della crisi", sarebbe quello di scoprire le vere debolezze dei processi delle aziende. I vincitori sono coloro che sono desiderosi di rischiare di fare cose nuove quando la situazione è calma, come le aziende che hanno in gran parte esternalizzato i propri dipendenti o supportato i loro team a lavorare in remoto.

Una delle cose che consigliamo sicuramente è la scelta del giusto software per la gestione dei progetti. Ha un grande effetto positivo sulla preparazione dei team, sull'efficienza del lavoro e sulla consegna tempestiva dei progetti.