Membuat Jadwal Proyek Berkualitas Tinggi dengan Easy Redmine
Proyek yang sukses selalu dimulai dengan rencana yang efektif. Salah satu komponen yang harus datang pertama dalam rencana ini adalah jadwal. Sebagai seorang manajer proyek, Anda mungkin tergoda untuk segera melanjutkan pekerjaan dan mencari tahu jadwal saat Anda melakukannya.
Pendekatan ini dapat membuat Anda terlalu terbuka, dan setelah beberapa waktu, Anda akan memiliki sedikit atau tidak ada cara untuk mengetahui apakah proyek Anda tepat waktu atau terlambat. Jadwal Anda akan bergantung pada sifat proyek Anda. Ini dapat berkisar dari kronologi sederhana dari tugas-tugas hingga jaringan yang rumit dari aktivitas yang saling terkait.
Tidak peduli proyek Anda, Anda dapat mengembangkan jadwal yang dapat diandalkan dengan mengikuti beberapa langkah konkret dan menggunakan alat yang tepat. Dengan Easy Redmine, Anda dapat mengatur jadwal proyek Anda secara online, membuat daftar tugas, dan mengelola sumber daya, semua dari satu platform.
Berikut adalah panduan langkah demi langkah kami untuk membuat jadwal proyek yang efektif dengan Easy Redmine.
1. Membagi proyek Anda menjadi tugas-tugas kunci
Tahap pertama dalam menjalankan proyek apa pun adalah mencari tahu apa yang perlu Anda lakukan. Terdengar jelas, tetapi tidak mengherankan, di sinilah kebanyakan orang melupakan beberapa hal penting. Setelah jadwal proyek dibuat, mereka jarang ingat untuk kembali dan menambahkan aktivitas yang terlewat.
Cara terbaik untuk membuat daftar tugas yang komprehensif adalah melibatkan seluruh tim Anda. Mulailah dengan semua yang Anda tahu perlu dimasukkan dalam jadwal, dan minta tim Anda yang lain untuk menambahkannya. Pengetahuan khusus mereka akan memastikan bahwa setiap elemen proyek Anda direncanakan.
Meskipun demikian, kolaborasi telah mengalami dampak besar dari pandemi Coronavirus yang sedang berlangsung. Namun, beberapa pertemuan virtual singkat sudah cukup untuk membahas jadwal Anda dengan tim Anda.
Saat membagi proyek Anda menjadi tugas-tugas individu, berhati-hatilah agar tidak kehilangan pandangan dari ruang lingkup dan tujuan keseluruhan. Easy Redmine dapat membantu Anda membuat daftar periksa dinamis dan menghilangkan kemungkinan melewatkan langkah. Anda juga dapat menyimpan perubahan baru apa pun untuk memberikan gambaran yang jelas kepada tim Anda tentang apa yang masuk dan keluar dari jadwal Anda.
2. Mengatur tugas-tugas
Setelah Anda memilih tugas-tugas yang diperlukan, langkah berikutnya adalah menetapkan urutan untuk aktivitas-aktivitas ini. Pada akhirnya, Anda tidak dapat menjadwalkan semuanya untuk dimulai secara bersamaan, kecuali jika Anda memiliki sumber daya yang sangat banyak.
Gantt chart telah ada sejak lama, dan keefektifannya dalam organisasi tugas tidak tertandingi. Gantt mewakili jadwal proyek secara visual, menunjukkan tidak hanya tugas-tugas tetapi juga hubungan antara mereka.
Gantt chart Easy Redmine akan menggambar koneksi untuk Anda, memberikan Anda lebih banyak visibilitas pada ketergantungan, terutama yang terkait dengan tim eksternal.
3. Menetapkan tonggak
Tonggak proyek adalah titik-titik tertentu dalam siklus hidup proyek yang menandai penyelesaian tugas penting dalam jadwal. Titik ini bisa berupa akhir fase pengembangan, awal pembangunan produk, atau pembukaan pabrik manufaktur baru.
Tonggak harus ditempatkan di tempat yang tepat. Mereka juga perlu terhubung dengan tugas-tugas yang relevan. Sama pentingnya adalah Anda ingin mereka muncul secara teratur di jadwal Anda agar Anda dapat menilai apakah Anda masih berada pada target untuk menyelesaikan tugas Anda.
4. Menetapkan skala waktu
Setelah Anda memilih dan mengatur tugas-tugas Anda dan telah menetapkan tonggak, langkah berikutnya adalah menambahkan beberapa tanggal.
Dengan alat Penjadwal Easy Redmine, Anda dapat dengan mudah menjadwalkan proyek Anda dengan kalender seret dan lepas yang menunjukkan apa yang dapat dimulai hari ini dan apa yang akan dimulai di masa depan. Anda juga dapat mengubah durasi secara manual kapan saja sehingga setiap tugas berlangsung selama periode waktu yang tepat.
5. Mengalokasikan sumber daya
Jadwal Anda sudah lengkap pada tahap ini. Agar berfungsi dengan efektif, Anda harus memikirkan sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang dijadwalkan sesuai harapan. Jika tidak, Anda mungkin akan terlalu memaksakan atau tidak memanfaatkan sebagian dari mereka dengan baik.
Tinjau daftar tugas Anda dan alokasikan sumber daya berdasarkan ketersediaan dan kompetensi. Easy Redmine menawarkan solusi Manajemen Sumber Daya yang Anda butuhkan untuk menugaskan tugas dengan tepat dan melacaknya dalam waktu yang ditentukan. Anda bahkan dapat menggunakan Dasbor Sumber Daya untuk gambaran visual tingkat pemanfaatan sumber daya.
6. Ulasan
Langkah-langkah di atas tanpa diragukan lagi menggembirakan. Namun, Anda tidak dapat membuat jadwal yang sempurna pada percobaan pertama. Jadwal Anda akan berubah seiring dengan perkembangan proyek Anda, terutama jika Anda mengubah ruang lingkup proyek Anda.
Oleh karena itu, lakukan setidaknya satu ulasan formal setiap bulan. Pastikan pemangku kepentingan Anda mengetahui setiap perubahan dalam jadwal sehingga mereka dapat menyesuaikan harapan mereka.
Buat jadwal Anda dengan Easy Redmine hari ini
Jadwal manajemen proyek adalah bagian penting dari dokumentasi bagi pemilik proyek dan tim. Ini menguraikan kegiatan-kegiatan utama, serta bagaimana dan kapan mereka harus dilakukan.
Kami berharap langkah-langkah di atas telah membantu Anda membangun jadwal yang solid untuk proyek berikutnya Anda. Daftar dengan Easy Redmine hari ini dan ubah pengalaman manajemen proyek Anda.
