Lihtsa Redmine'i põhitõdedest kaugemale: avage HelpDesk'i potentsiaal

Automaatne pileti järelkontroll

Kas teil on probleeme seisvate ja passiivsete piletitega? Või soovite tagasisidet pärast pileti lahendamist? Öelge rohkem! Need ja muud kasutusjuhud saab hõlpsasti katta läbi Automaatse värskendaja. 

Saate selle seadistada oma Projekti >> Seaded >> Abikassa

Selles jaotises saate määrata praeguse oleku ja aja ilma igasuguse värskenduseta, et vältida elavate piletite värskendamist.

Seejärel valige toiming, mis peaks toimuma, näiteks oleku muutmine, määramine ja/või e-kirja saatmine mallist Kliendile.

Kuna automaatne värskendaja on konfigureeritud projektipõhiselt, saate kujundada erinevaid protsesse toote, kliendi taseme ja piirkonna põhjal - kuid teie piletid on sorteeritud erinevatesse projektidesse.

Loomulikult saate nendes e-kirjades jagada asjakohast teavet pileti kohta, nagu ID, link, pileti omanik, prioriteet, teema või viimase värskenduse kuupäev. Nii saab sõnum pakkuda Kliendile teavet, millest nad võivad teadlikud olla või mida nad võivad vajada.

Kasutusjuhud sujuvaks piletimüügiks 

Siin oleme ette valmistanud mõned kasutusjuhud, kuidas seda suurepärast funktsiooni kasutada, et teie töö oleks lihtsam.

Hinnake oma kogemust

• Praegune olek: Pilet lahendatud
• Oodake 2 päeva
• Saatke e-kiri, mis sisaldab linki NPS-ile või mõnele muule kliendi rahulolu küsitlusele teie teenuste kohta
• Muutke olekut Pilet suletud

Pileti sulgemise ahel

• Praegune olek: Ootab vastust
• Oodake 7 päeva
• Saatke järelpärimise e-kiri küsimuse kohta, millele peate vastuse saamiseks suutma selle probleemi lahendada
• Muutke olekut Järelpäring saadetud
• Oodake 5 päeva
• Muutke olekut Pilet suletud

Pilet jäi seisma tugiteenindaja poolt

• Praegune olek: Töös
• Oodake 4 tundi
• Muutke määramist Stan the Man(ager)-ile, et eskaleerida ja rõhutada, et pilet on liiga kaua töös ilma Kliendile teatamata.

Visad järelpärimised

• Praegune olek: Tagasiside vajalik
• Oodake 1 päev
• Saatke e-kirjad nagu: Palun saatke meile tagasisidet, see on oluline teie probleemi lahendamiseks.

Nagu näete, pole oleku muutust. Mida see teeb? Süsteem saadab igapäevaselt järelpärimise e-kirju, kuni pilet jääb sellesse olekusse. Kui Klient ei vasta või keegi muudab olekut käsitsi, saadetakse e-kirju lõpmatuseni. Tundub äärmuslik? Võib-olla. Kuid võib juhtuda, et satute olukorda, kus see on vajalik.

Mida meeles pidada

Tõenäoliselt olete juba palju kasutusjuhtumeid mõelnud. Enne nende rakendamist veenduge, et kontrollite neid märkmeid soovimatute tagajärgede vältimiseks.

1/ Ooteaeg arvestatakse ülesande viimase uuenduse alates

Viimane uuendus tähendab mis tahes muutust piletis = atribuudi muutust või kommentaari. Kui arvate, et pilet oleks pidanud automaatselt uuendatud olema, kuid seda ei olnud, kontrollige kõiki muudatusi ajaloost. Võib-olla oli atribuudi muutus, mis lähtestas ooteaja.

2/ Ärge unustage "staatust muuta"

Soovitame tungivalt staatust muuta automaatse uuenduse ajal. Võib esineda olukordi, kus soovitakse pidevat jälgimist (kasutusjuhtum D), kuid tavalistes olukordades tuleks staatus muuta, et liikuda protsessi lahenduse suunas (kasutusjuhtumid A, B, C).

3/ Kontrollige klienti vastuse järel staatuseid

Eriti juhtudel, kui palute vastust, peaksite teadma, milline piletistatus seatakse pärast kliendi vastuse saatmist. Olge ettevaatlik ja vältige selle staatuse järelkontrolli - klient tegi seda, mida temalt palusite.

Kliendi vastuse järel olev staatus on HelpDesk >> HelpDesk'i seaded >> Muuda staatust pärast kliendi vastust

Järeldus

Nüüd, kui olete automatiseerimise saladused õppinud, saate oma HelpDeski täielikult kasutada. Automaatsete toimingute seadistamisega saate olla tõhusam ja säästate väärtuslikku aega, mida saate kasutada mujal - võib-olla oma kohvipausina!