Hvordan Seyfor skiftede til et enkelt værktøj til HelpDesk og projektstyring med entusiasme.
September 2022
Zlín, Tjekkiet
Express Apps & Incadea & OneCore
Den tjekkiske hurtigst voksende IT-løsningsudbyder i Europa, Seyfor (tidligere Solitea), begyndte at bruge Easy Redmine i deres divisioner Incadea og One Core, samt til Money ERP. Den største udfordring for disse virksomheder med over 260 tusind kunder globalt var at samle projektstyring og Help Desk-systemer i et enkelt system på 8 måneder og spare penge på licenser. Til sidst var hele virksomheden, inklusive CEO, aktivt involveret i implementeringen, hvilket resulterede i entusiastisk brug af værktøjet og ægte tilpasning.
Før skift til Easy Redmine
Til deres projektstyring og helpdesk har Seyfor-divisionerne brugt en kombination af mange forskellige værktøjer (som Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI og Help Desk-systemet OTRS). Det daglige arbejde for medarbejderne var for rodet. Seyfor havde brug for et system, der kombinerer alle moderne projektstyrings- og supportfunktioner.
Vores opgave og udfordringer
Forventninger, der skal opfyldes:
- Én software til alle aktiviteter (projektstyring, Help Desk, økonomi,...)
- Forbindelse af opgaver og planlægning (estimering)
- Forbindelse af DevOps og udviklingsopgaver
- Opgavestyring
- Rapportering
Forretningsforventninger, der skal opfyldes:
- Spare omkostninger ved brug af flere softwarelicenser
- Klarhed for medarbejdere, alle processer og værktøjer i ét system
- Migration af 80 kunder fra den gamle helpdesk
- Migrere det store Business Lease-projekt fra det tidligere system til Easy Redmine
Krav:
- Avanceret rapportering
- Planlægningsværktøjer
- DevOps-integration
- Help Desk
Lad os implementere!
Begejstring er nøglen
Seyfor er et IT-firma, en leverandør af regnskabssystemer, så de brugte deres begejstring og færdigheder til at konfigurere Easy Redmine efter deres behov. Det afgørende øjeblik var, at vi fandt den interne "ambassadør" for Easy Redmine - lederen af support, CEO eller projektledere, og det var han, der skabte det tilpassede design. Som et resultat skabte de sammen med vores hjælp en perfekt tilpasset software.
Lukáš Mezírka
Vi stod over for en interessant udfordring i form af Easy Redmine-implementering, takket være hvilken vi ønskede at kombinere alle vores aktiviteter i ét system. Vi gjorde det hele! På vegne af vores implementeringsteam vil jeg gerne takke hr. Petr Vávra, der var meget hjælpsom og lettede overgangen fra de oprindelige systemer til Easy Redmine. Jeg sætter virkelig pris på hans lydhørhed og evne til at foreslå forskellige måder at håndtere vores processer på. Jeg håber, at vi og vores forslag har været en kilde til inspiration for at forbedre Easy Redmine. Jeg mener, at vi gennem implementeringen har etableret en meget vigtig værdi, partnerskab for os, baseret på hvilket vi ser frem til yderligere samarbejde med Easy Software.
Indstillinger
Seyfor besluttede at finjustere alt: tilpasset design, SSO-login (en af de første kunder til at bruge det) ved hjælp af Microsoft Azure-integration og mange dashboards til at spore rentabilitet og overvåge omkostninger for HelpDesk, implementering eller succesrate for projektets timeestimater.
Nogle konfigurationer som tilpasset design blev forberedt af den aktive CEO, der nød hele processen. Det er ikke en standard situation, men det viser, at når et firma dykker ned i implementeringen og tilpasningen af et værktøj, kan alle i firmaet blive involveret.
Den vigtigste funktion var HelpDesk, hvor individuelle SLA-metriker for hver klient blev sat op - deres egen portal til kundeanmodninger (i stedet for e-mails). Tidligere plejede klienten at have et andet værktøj, men de havde brug for at skifte til et enkelt værktøj. Vi satte SLA op individuelt for hver klient i henhold til billetprioriteter.
Derudover er deres daglige arbejde også at sammenligne estimering og virkelighed, ligesom i andre IT-firmaer, der arbejder med SCRUM. Rentabilitet er nøglen. De har mange dashboards, der viser finans rapporter om arbejde og implementering af support til hver klient.
Træning
De vigtigste interessenter (som CEO og kundesupportchef) blev involveret i implementeringsprocessen, de dykkede virkelig ned i forberedelsen og implementeringen og fik resten af firmaet begejstret.
Selv i situationen, hvor kundesupporten brugte det tidligere Help Desk-system, der passede dem, og det var nødvendigt at vise dem tilstrækkeligt fordelene ved at forene værktøjerne.
Og resultaterne?
Implementeringen af Easy Redmine medførte:
- Mulighed for opsætning af rapporter til at tilpasse sig ledelsesbehov
- Nem og hurtig søgning i værktøjet
- Dashboards (inklusive grafer) til deres kunder
- Forenet tidsrapportering i et system
De mest anvendte funktioner
Budget for a single project
HelpDesk SLA metrics
WBS for projects
Configurerede rapporter
Hvem er Seyfor
Den tjekkiske hurtigst voksende IT-løsningsudbyder i Europa Seyfor (Solitea) bringer ERP-løsninger, IT-infrastrukturprojekter og tilpassede systemer sammen med 34 programmer og applikationer. I denne koncern er der mange virksomheder og 1600 medarbejdere, der deler erfaring, viden og kultur for mere end 260 tusind kunder over hele verden.
Seyfor inkluderer forretningsenheder som Express Apps (en applikation til låneselskaber baseret på Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (et meget fleksibelt og let tilpasseligt system designet specifikt til behovene hos bilforhandlere) eller OneCore (specialiseret løsning til Lease Management-software til store finansielle tjenesteydelsesvirksomheder).
